Bundesbehörden scannen mit Avision, Inotec und Ricoh

Große Scanner-Ausschreibung des BMI abgeschlossen

Digitalisierung ist auch in der Verwaltung seit Jahren ein wichtiges Ziel. Der Weg zum papierlosen Verwaltungsbüro ist aber noch weit – auch weil vieles, was in die Verwaltung kommt, papierbasierend ist. Vor diesem Hintergrund hat das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) eine große Ausschreibung zur Ausstattung von Bundesministerien und Bundesämtern mit Scannern gestartet. Dabei wurden sechs Scanner-Klassen in einem Los ausgeschrieben.

Safetec IT-Systeme bekam den Zuschlag

Den Zuschlag gewonnen hat die Safetec IT-Systeme Vertriebs GmbH. Sie hatte Geräte der Hersteller Avision, DATAWIN (Geräte der Marke Inotec und der Produktreihe »Scamax«) sowie Fujitsu (damals noch PFU, jetzt Teil von Ricoh) angeboten. »Ziel der Bundesrepublik Deutschland ist es, durch die Beschaffung von Scan-Hardware und den zugehörigen Serviceleistungen die durchgängige elektronische Aktenführung der deutschen Bundesbehörden und -einrichtungen zu gewährleisten und so die elektronische Verwaltung im Sinne des E-Government-Gesetzes weiter voranzutreiben«, teilte das Beschaffungsamt dazu auf Anfrage von ECMguide.de mit.

Umfang der Ausschreibung

Im Rahmen der Ausschreibung wurden Dokumenteneinzugsscanner und Flachbettscanner zur Digitalisierung von Papierdokumenten sowie Objektscanner zur Digitalisierung von Gegenständen bis maximal DIN A3 gemäß BSI TR-03138 (RESISCAN) sowie zugehörige Support- und Instandhaltungsleistungen beschafft. Mit den Scannern soll sowohl ersetzendes Scannen gemäß TR RESISCAN stattfinden, sie sollen aber je nach Einsatzort für Kopieren und ergänzendes Scannen verwendet werden.

Safetec IT-Systeme ist ein erfahrener Dienstleister, wenn es hochwertige Dokumenten-Scanner für gewerbliche Kunden und öffentliche Auftraggeber geht. Zum Leistungsumfang des Dienstleisters gehört die Installation der Hardware samt Software ebenso wie die Wartung der Geräte, die Schulung der Anwender  sowie die Entsorgung der Hardware, falls sie nicht mehr repariert werden kann.

Die Stuttgarter arbeiten grundsätzlich mit Avision, Canon, Epson, Inotec, Kodak Alaris und Ricoh zusammen. Im Rahmen der aktuellen BMI-Ausschreibung boten sie eine Kombination aus Geräten von Avision, Inotec und PFU (heute Ricoh) an.

Anforderungen der Bundesbehörden

Gefordert waren in der Ausschreibung für alle Scannerklassen unter anderem automatischer Dokumenteneinzug mit einer optischen Auflösung bis 600 dpi erfassen, sowie in Schwarzweiß, farbig und mit Graustufen scannen zu können sowie über Duplexscan zu verfügen. Mindestens eine Scannerklasse muss Sonderpapierformate unterstützen (DIN A3 hochkant mit Überlänge, Umschläge und Kassenbons), mindestens eine Scannerklasse Dokumente in Überlänge (210 mm x 1800 mm) scannen und verarbeiten können.

Auch Avision-Scanner vom Typ AD370 kommen in den Bundesbehörden künftig zum Einsatz (Bild: Avision)

Im Rahmen der Ausschreibung musste zudem mindestens eine Scannerklasse Multistream-Scannen (gleichzeitige Erstellung eines Farb- und Schwarzweißbildes) unterstützen. Zudem waren je nach Scannerklasse weitere Anforderungen beispielsweise zur Scangeschwindigkeit, Heftklammererkennung und Sortierfunktion vorgesehen. Auch Overheadscanner bis DIN A3 mit einer optischen Auflösung von mindestens 100 bis 250 dpi sowie Flachbettscanner für  DIN A3 mit optischer Auflösung von 300 bis 600 dpi, einstellbar in mindestens vier Stufen, wurden verlangt.

Avision mit vier Scanner-Modellen vertreten

Bis mindestens 2027 versorgt das Stuttgarter Systemhaus das Bundesbeschaffungsamt mit den Dokumenten-Scanner-Modellen »AD370« , »AD6090«, »AD8120« und »FB5000« von Avision. Das Projekt kann über das Jahr 2027 verlängert und auf weitere öffentliche Organisationen ausgeweitet werden.

Bis zu 60 Geräte in der »Scannerklasse XL«

Darüber hinaus werden bis zu 60 Dokumentenscanner des Typs »InoTec SCAMAX 611« vom deutschen Hersteller Datawin an Bundesbehörden geliefert. Damit werden die Anforderungen der Szenarien abgedeckt, für die  in der Ausschreibung Geräte der »Scannerklasse XL« verlangt waren. Alleine dieser Teil der Ausschreibung hat ein Volumen von bis zu 3,6 Millionen Euro.

Für die Scanner-Klasse, in der die InoTec-Scanner den Zuschlag erhielten, waren zusätzlich Heftklammererkennung, intelligente Zweifach-Sortierung, eine Stapelhöhe von mindestens 750 Blatt sowie eine Scangeschwindigkeit von mindestens 300 Seiten pro Minute (150 ppm duplex) obligatorisch. Auch Nachhaltigkeits- und Energieeffizienz-Nachweise mussten erbracht werden.

»Die verantwortungsvollsten Einrichtungen unseres Landes mit den besten Dokumentenscannern auszustatten, ist essenziell für die erfolgreiche Digitalisierung deutscher Ministerien, Ämter und Behörden«, sagt Johannes Boerboom, CEO der Datawin GmbH. Es erfülle ihn mit Stolz, dazu mit Dokumentenscannern »Made in Germany« beitragen zu dürfen.

Bis 2027 können nun bezugsberechtigte Behörden und Einrichtungen die Dokumentenscanner aus einem 60 Geräte umfassenden Kontingent abrufen, darunter alle Bundesministerien und -ämter, wie das Bundeskanzleramt, das Bundesarchiv, der Bundesgerichtshof oder das Bundeskriminalamt. Knapp ein Viertel des Kontingents, (14 Geräte) wurde laut Datawin  bereits von Behörden und Einrichtungen angefordert und bezogen.

Der deutsche Scanner-Hersteller Datawin

Die Datawin GmbH mit Sitz in Ergolding bei Landshut gehört zum erweiterten Unternehmenskreis des IT-Service-Anbieters Datagroup. Das Unternehmen mit Zentrale im schwäbischen Pliezhausen kann inzwischen auf fast 40 Standorte deutschlandweit verweisen. Unter dem Datawin-Dach agieren die drei eigenständigen Scanner-, OMR- und Imaging-Marken »DATAWIN«, VInoTec« und »BAPIS«. Die Marke InoTec mit Sitz im hessischen Wölfersheim konzentriert sich auf  Produktions-Scanner, Sortieraufsätzen und zugehörigen Service. Die Marke BAPIS bietet Kunden aus Industrie und Forschung anwendungsoptimierte Lösungen und Beratung in den Bereichen Imaging und Digital Control. Sie entwickelt, konstruiert, fertigt und optimiert zudem Hardware, Software und Firmware.