Caya unterstützt kostenfrei bei Verfahrensdokumentation

Zur ordnungsgemäßen Archivierung elektronischer Unterlagen und Dokumente gehören nicht nur Dokumentenmanagement- und IT-Systeme, sondern auch eine entsprechende Verfahrensdokumentation. Doch wie schreibt man diese und was muss hier hinein? Gerade Selbstständige sowie kleine und mittelere Unternehmen tun sich dabei schwer.

Um Unternehmerinnen und Unternehmer bei dieser Aufgabe zu unterstützen, hat der Postdigitalisierer Caya zusammen mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Schomerus & Partner einen kostenlosen Fragebogen zur Verfahrensdokumentation erstellt. Mit diesem können Unternehmen die Ordnungsmäßigkeit ihrer buchhalterischen Prozesse belegen und somit Steuerschätzungen im Prüfungsfall verhindern. Caya bietet auch an zu helfen, falls Unklarheiten bei der Beantwortung der Fragen entstehen.

»Mit diesem Angebot verleihen wir unserer Digitalisierungsinitiative einen zusätzlichen Schub«, sagt Caya-Geschäftsführer Alexander Schneekloth. »Denn viele Unternehmen scheuen das Digitalisieren von steuerrechtlichen Dokumenten aus Angst, Regularien nicht korrekt umzusetzen und gegebenenfalls bei einer Betriebsprüfung durchzufallen.«

GoBD verlangt Verfahrensdokumentation

Aus Sicht Schneekloths ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation relativ einfach: Unternehmen müssten lediglich darlegen, dass alle internen Prozesse die Vorschriften der GoBD vollumfänglich erfüllen. Hierzu gehört insbesondere die Sicherstellung von Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der digitalen Dokumente. Ist diese erfolgt, können Rechnungsbelege auf Papier ebenso wie empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe vernichtet werden. Dies vereinfacht die Archivierung sowie den Zugriff in Zeiten von Remote Work und Homeoffice, spart Platz und damit Kosten.

Caya erleichtert Kunden die Administration ihrer Briefpost, indem das Unternehmen diese in Scan-Centern digitalisiert und über eine Cloud-Plattform tagesaktuell sowie volltextfähig zur Verfügung stellt. Ein Dokumentenmanagement-System bildet anschließend die Voraussetzung für eine ortsunabhängige, intuitive Weiterbearbeitung. Zudem bilden Anbindungen an mehr als 30 weitere Lösungen eine Grundlage für automatisierte Geschäftsprozesse sowie ein papierloses Büro. Erst kürzlich attestierten die Wirtschaftsprüfer von Schomerus & Partner, dass Caya bei sachgerechter Anwendung die Kriterien zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) erfüllt.