Ceyoniq integriert KI in »nscale 10«

Von Archivierungssoftware zu Informationsplattform

In über 30 Jahren hat sich »nscale« von Ceyoniq Technology GmbH von einer Archivierungssoftware zu einer Informationsplattform entwickelt. Inzwischen hat Ceyoniq das Major Release nscale 10 gelauncht. »Die Digitalisierung in Unternehmen und Behörden schreitet immer weiter voran. Damit steigen auch die Anforderungen unserer Kunden an die Systeme und Technologien, die sie nutzen. Hinzu kommen neue und sich ändernde gesetzliche Vorgaben, die es zu beachten gilt«, berichtet Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq. »Für uns heißt das: Wir müssen stets am Puls der Zeit bleiben, um unsere Kunden bei der digitalen Transformation nachhaltig zu unterstützen. Außerdem arbeiten wir kontinuierlich daran, die Usability der Lösung zu verbessern und Benutzer von Routinetätigkeiten zu entlasten – sodass diese ‚einfach arbeiten‘ können.«

Dokumentenverarbeitung mit KI

So arbeitet in nscale 10 eine vollintegrierte Künstliche Intelligenz, die auch lange Dokumente innerhalb von Sekunden zusammenfasst (»Document Summary«) und es Usern darüber hinaus ermöglicht, inhaltsbezogene Fragen direkt an Dokumente zu richten (»Chat with your document«). Dies soll dafür sorgen, dass Anwenderinnen und Anwender Informationen noch einfacher finden, erfassen und verstehen können – medienbruchfrei sowie ohne dafür unverhältnismäßig große und zeitliche Ressourcen aufwenden zu müssen.

SharePoint-Integration und vollintegriertes Signieren

Die effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, auch über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg, spielt in der Wertschöpfung von Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Dementsprechend sind Kollaborationstools wie »Microsoft SharePoint« in vielen Organisationen essenzieller Bestandteil der IT-Infrastruktur. Noch leitungsfähiger sind solche Anwendungen dann, wenn sie vollumfänglich in eine übergeordnete Informationsplattform integriert sind. In nscale gewährleistet dies der »nscale Connector for SharePoint Online«, den Ceyoniq weiter verbessert hat. So können Anwenderinnen und Anwender nun ausschließlich in der Oberfläche von Microsofts Kollaborationstool arbeiten und dabei die Funktionalitäten von nscale nutzen, etwa die KI-Features. Aufgaben wie die automatische revisionssichere Archivierung, bei der SharePoint an seine Grenzen stößt, übernimmt ebenfalls die Informationsplattform. Zudem hat Ceyoniq erweiterte Wiederherstellungsoptionen für SharePoint Online in nscale 10 integriert.

Eine weitere Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation sind elektronische Unterschriften. Mit nscale Sign FP steht Anwendern von Ceyoniqs Informationsplattform eine rechtskonforme, leistungsfähige Lösung zur Verfügung, die es erlaubt, Dokumente mit verschiedenen Signaturleveln digital zu unterzeichnen. Ab nscale 10 ist die Lösung in die Anwenderclients nscale Cockpit sowie nscale Web integriert. Die Integration von elektronischen Siegeln ist für die nahe Zukunft geplant.

Prozessautomatisierung mit nscale PAP

Auch die in nscale integrierte Process Automation Plattform »nscale PAP« hat Ceyoniq weiter optimiert und Funktionalitäten für Administratoren hinzugefügt, die eine einfachere und intuitivere Modellierung von automatisierten digitalen Workflows erlauben sollen. So können sie unter anderem Ressourcen aus dem Workflow-Basket an einen anderen Ort im Repository verschieben, Attribute synchronisieren und PAP-Prozessdefinitionen für die Containerisierung vollständig exportieren. Zudem wurde die Modellierung von Verschiebeoperationen vereinfacht.

Neuerungen für nscale Cockpit

Direkter Zugang zu wichtigen Informationen, ein schneller Überblick und die daraus resultierende Entscheidungs- und Auskunftsfähigkeit können im Geschäftsalltag ein entscheidender Vorteil sein. In nscale übernehmen Dashboards diese Funktion: Sie halten zu aktuellen Kennzahlen und anstehenden Aufgaben auf dem Laufenden. Im Client »nscale Cockpit« stehen optimierte Dashboards zur Verfügung, die laut Hersteller eine besonders schnelle und aussagekräftige Übersicht bieten.

Darüber hinaus können Anwenderinnen und Anwender nun direkt aus nscale Cockpit heraus Vorlagen für Serienbriefe erstellen und diese an vordefinierte Empfängerlisten versenden. Der Wechsel in eine andere Anwendung ist nicht mehr notwendig, stattdessen läuft der gesamte Vorgang in nscale ab – bis hin zur automatischen Ablage der versandten Serienbriefe. Außerdem erhält nscale Cockpit erweiterte Such- und Rechercheoperationen, die es Powerusern und Administratoren ermöglichen, selbst komplexe Recherchen schnell und einfach durchzuführen.

Optimierte Usability für nscale eGov

Mit nscale eGov stellt Ceyoniq der öffentlichen Verwaltung eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Informationsplattform zur Verfügung. Um Akten, Vorgänge und Dokumente an andere Behörden oder Gerichte zu übermitteln, ist der Einsatz der XML-basierten Dateiaustauschformate xdomea beziehungsweise xJustiz verpflichtend vorgeschrieben. Beide ermöglichen eine einfache Bereitstellung von Akten bei gleichzeitiger optimierter Kompatibilität mit Drittsystemen wie den zahlreichen Fachverfahren. In Version 10 arbeitet nscale mit den aktuellen Standards xdomea 3.0 und xJustiz 3.51, mit denen Behörden zukunftssicher aufgestellt sind.

Barrierefreiheit und Usability-Verbesserungen

Im digitalen Raum spielt Barrierefreiheit eine zunehmend wichtige Rolle. Denn entsprechend programmierte und designte Anwendungen erlauben es Menschen mit Einschränkungen oder Beeinträchtigungen, diese selbstständig und ohne Einschränkungen zu nutzen. Eine unabhängige Prüfstelle hat die Barrierefreiheit von nscale eGov gemäß der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 bestätigt.

Basierend auf einem Gebrauchstauglichkeitsgutachten hat Ceyoniq zudem diverse Usability-Optimierungen am Web Client von nscale eGov vorgenommen, die vor allem auf eine einfachere und schnellere Erledigung und Unterstützung bei häufig wiederkehrenden Aufgaben in der Aktenführung und bei Ad-hoc-Abstimmungen abzielen: So lassen sich Tabellen auch grafisch darstellen, häufig genutzte Befehle aus Kontextmenus finden Anwender nun prominenter platziert. Darüber hinaus sorgen zusätzliche Tooltips für eine noch intuitivere Navigation innerhalb der Informationsplattform.