Circle Unlimited gewinnt Versicherung für Vertragsmanagement

Die Öffentliche Versicherung Braunschweig sichert jetzt ihre Verträge mit »cuContract« von Circle Unlimited. Umgesetzt wird damit von der Versicherung ein unternehmensweites und Compliance-konformes Management von Verträgen mit Dritten. Mehr als 15 Fachabteilungen des Allspartenversicherers managen mit der Circle-Unlimited-Lösung nun ca. 2.500 Verträge.

Das System verwaltet zentral und revisionssicher alle Vertragsbeziehungen mit Dritten wie Zulieferern oder externen Dienstleistern. Darüber hinaus sollen die Anwender von den umfangreichen Recherche-, Auswertungs- und Erinnerungsfunktionen und einer integrierten elektronischen Akte profitieren.

»cuContract«-Mehrwert sind u.a. umfangreiche Recherche- und Erinnerungsfunktionen

Den größten Mehrwert für die Anwender der Versicherung dürfte cuContract in Form von umfangreichen Recherche- und Erinnerungsfunktionen bieten. In der integrierten elektronischen Akte der Lösung werden alle Verträge mit Dritten und zugehörige Dokumente wie Dienstleistungsvereinbarungen, Rückversicherungen und Bescheinigungen für die Auftragsdatenverarbeitung (ADV) digital abgelegt. Durch die Verschlagwortung der Dokumente während des Digitalisierungsprozesses lassen sich diese dort über eine intuitive, Google-ähnliche Suche leicht recherchieren und wieder auffinden.

Mittels der nahtlosen Integration des Vertragsmanagements in die von der Versicherung genutzten SAP-Systeme können berechtigte Anwender aus ihrer jeweiligen Transaktion direkt und zeitgleich auf die Vertragsdaten in cuContract zugreifen. Dadurch soll ein Wechsel zwischen den Systemen entfallen. Alle Informationen seien jederzeit unternehmensweit verfügbar.

Darüber hinaus erinnert das integrierte Termin- und Fristenmanagement die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail-Benachrichtigung an endende Vertragslaufzeiten oder anstehende vertragsbezogene Aufgaben. Auch Folgeverarbeitungen wie die Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen werden automatisiert angestoßen. So schöpft die Versicherung zudem mögliche Kostenvorteile aus, indem es beispielsweise teure Dienstleistungs- oder Pflegeverträge rechtzeitig beendet oder zu günstigeren Konditionen neu verhandelt.

ADV-Prozesse werden automatisiert

Eine weitere Stärke von cuContract sieht die Öffentliche Versicherung Braunschweig in der Automatisierung von Prozessen rund um die Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Laut ADV nach §11 Bundesdatenschutzgesetz hat jedes Unternehmen dafür Sorge zu tragen, dass externe Dienstleister, die mit personenbezogenen Daten arbeiten bzw. auch nur mit ihnen in Berührung kommen könnten, sicher und rechtskonform mit diesen umgehen.

cuContract unterstützt dabei, die dafür notwendigen, oft sehr aufwendigen Auditierungsprozesse zu vereinfachen. Dazu kommt auch hier die Termin- und Fristenkomponente zum Einsatz. Sie überwacht die ADV-relevanten Fristen und stößt ereignis- und workflowgesteuert notwendige Schritte an. Ein Werkzeug zur Dokumentenerstellung generiert dafür zum richtigen Zeitpunkt Self-Assessment-Fragebögen und sonstige ADV-Unterlagen und versendet diese aus dem SAP-System heraus an die betreffenden Dienstleister. Dies nimmt den Mitarbeitern zeitintensive Arbeitsschritte ab. Darüber hinaus gewährleistet die elektronische Akte die Dokumentationspflicht. Dort sind alle Dokumente stets revisionssicher aufbewahrt – vom Angebot über die Auditierungsbögen bis hin zum ADV-Vertrag selbst.

Verwaltet wurde früher über Papierablagen oder Excel-Tabellen

»In der Vergangenheit hatte jede Abteilung eine eigene Methode, um die Vertragslage mit Dritten zu überblicken. In Teilen geschah dies bereits digital, aber häufig herrschte noch eine Verwaltung über Papierablagen oder Excel-Tabellen vor«, erinnert sich Dr. Jens Zitzewitz, Leiter Recht und Compliance bei der Öffentlichen Versicherung Braunschweig. »Diese Vorgehensweise war aufwendig und nicht ausreichend transparent. Bei der Auswahl einer passenden Lösung war unser IT-Dienstleister Braunschweig-IT ausschlaggebend. Da diese schon seit 2007 erfolgreich mit cuContract gearbeitet hatte, konnten wir von Erfahrungswerten profitieren. Seit der Einführung des Vertragsmanagements hat sich die Situation in den Abteilungen gewandelt. Sämtliche Bearbeitungsprozesse rund um die Verträge und ADV erfolgen größtenteils automatisiert, und Compliance-Anforderungen können einfacher eingehalten werden.«

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