Circle Unlimited: Major Release für Dokumentenmanagement in SAP

Mit den Lösungen »cuSmarText«, »cuContract« und »cuLicense« veröffentlicht Circle Unlimited zum Jahresende ein neues Major-Release ihres Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagements. Die Lösungen sind vollständig in SAP- und Microsoft-Systeme integriert, für alle Branchen und Fachbereiche geeignet und ab sofort in der aktuellen Version erhältlich. Zu den wesentlichen Neuerungen gehören Services, die eine effiziente Umsetzung der DSGVO-Anforderungen ermöglichen und eine neue Web-Oberfläche auf Basis der »SAPUI5«-Technologie.

Spezielle Services für die Erfüllung der DSGVO

Generell erfüllen laut Circle Unlimited die Lösungen schon heute die Grundsätze der Datenverarbeitung nach der DSGVO. Nun bietet der Hersteller zusätzliche Services, um den DSGVO-Anforderungen in möglichst effizienter Form nachkommen zu können. Dazu gehören unter anderem spezielle Reports bei Anfragen zur Datenverarbeitung von Betroffenen sowie eine Dokumentation über die Auskunftspflicht des Unternehmens. Grundsätzlich haben Betroffene ein Recht auf Berichtigung und Löschung ihrer Daten, sowie unter gewissen Voraussetzungen auf Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten. Hierfür besteht die Möglichkeit zur regelbasierten logischen und physischen Löschung und zum entsprechenden Monitoring. Experten von Circle Unlimited stehen zusätzlich für eine Beratung zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung.

Neben der Ausweitung der Betroffenenrechte, gibt es durch die DSGVO auch konkrete Anforderungen an die Entwicklung der Software, die personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei geht es unter anderem um zwei Grundsätze: »Privacy by Design« und »Privacy by Default«. Sie sollen sicherstellen, dass der Datenschutz bereits ein Bestandteil der Entwicklung ist und sind ebenfalls umgesetzt.

Responsives Web-Design

Über die auf SAPUI5-basierende Web-Oberfläche haben Anwender Lese-Zugriff auf alle Informationen, Akten und Dokumente. Der Nutzer kann die Startseite selbst gestalten. Außerdem sorgt das Responsive-Design der Web-Oberfläche dafür, dass sich die Anzeige flexibel an die jeweilige Bildschirmgröße von Tablet, Smartphone und Desktop-PC anpasst. Die neue Web-Oberfläche kann direkt über den Internet-Browser und als »Fiori-App« über das »FioriLaunchpad« genutzt werden. Neue Filterfunktionen erleichtern zudem das Auffinden und Gruppieren von Akten und Dokumenten.

Für Anwendungen im Personalbereich können Anwender Arbeitsverträge, Briefe und Mails automatisiert erstellen. Mit dem Release 9.0 gilt das nun auch für Zeugnisse. Für einen möglichst hohen Automatisierungsgrad werden vorbereitete Bewertungsformulare in einem durchgängigen Prozess zusammengestellt und durch Personaldaten ergänzt. Dazu greift der berechtigte Mitarbeiter der Personalabteilung auf einen Pool von vordefinierten Textpassagen zurück. Ein weiteres Highlight für den Personalbereich ist die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen auch verschlüsselt per Email an die Mitarbeiter zu versenden. Keine hohen Portogebühren oder mühsame Verteilung in Postfächer mehr.

Neuerungen für Personal- und Vertragsmanagement

Die neuen International Financial Reporting Standards 15 (Erlöse aus Verträgen mit Kunden) und IFRS 16 (Leasingverhältnisse) treten ab 2018 beziehungsweise 2019 in Kraft und stellen erhöhte Anforderungen an Kalkulations- und Buchungssysteme. Unternehmen müssen alle bestehenden Leasing-Verträge einer Überprüfung beziehungsweise Neubewertung unterziehen und nicht dokumentierte Daten für die Rechnungslegung erfassen. Die Anpassung bestehender Prozesse ist häufig unausweichlich. Diese neuen Anforderungen nach IFRS15 und IFRS16 lassen sich mit der Vertragsmanagement-Lösung Cucontract erfüllen. Die Nutzung kann über Verbindungen wie »SAP RE-FX«, aber auch vollkommen unabhängig hiervon erfolgen.