Cloud-Services der Datev automatisieren die Buchführung

Mit Cloud-Services rund um Rechnungs- und Buchungsdaten erweitert DATEV die Möglichkeiten des automatisierten Austauschs von buchungsrelevanten Informationen zwischen Onlineshops, ERP-Systemen und den Datev-Rechnungswesen-Programmen. Statt aufwendiger manueller Eingaben fließen die elektronischen Daten aus den Vorsystemen automatisiert in die Datev-Lösungen und lassen sich mit hohem Automatisierungsgrad direkt in der Buchführung verarbeiten. Die neuen Services »Rechnungsdatenservice 2.0« und »Buchungsdatenservice« sind bis Ende dieses Jahres ohne Zusatzkosten nutzbar. Die transaktionsbasierte Bepreisung ab 1,30 Euro pro Mandant und Monat startet 2021.

Strukturierte Rechnungsdaten automatisch übermitteln

Über den »Rechnungsdatenservice 2.0« werden die strukturierten Rechnungsdaten aus den Onlineshop-Systemen der Unternehmen automatisiert ins Datev-Rechenzentrum übermittelt. Von dort kann sie der steuerliche Berater als Buchungsvorschläge in sein Kanzlei-Rechnungswesen-Programm übernehmen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz in der Buchführung wesentlich steigern, denn gerade Onlineshops zeichnen sich in der Praxis häufig durch viele Kundentransaktionen und damit zu erzeugenden Buchungssätzen aus. Darüber hinaus verbessert sich die Qualität der Buchführung: So können beim Erzeugen der Buchungsvorschläge mit Hilfe einer Lerndatei auch einzelne Rechnungspositionen und unterschiedliche Steuersätze berücksichtigt werden. Zudem lassen sich mittels weiterer Kriterien, zum Beispiel die Steuerkategorie, das Liefer-/Empfängerland und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der internationale Handel und weitere steuerliche Sachverhalte abbilden. Mit dem Zahlungsdatenservice »PayPal« lässt sich der Service ebenfalls verbinden, wobei die von Paypal bereitgestellten Zahlungsdaten  automatisch den Rechnungsdaten zugeordnet werden.

Datev bindet weitere Onlineshops an

In der aktuellen Version eignet sich der Rechnungsdatenservice 2.0 insbesondere für kleinere, reine Onlineshops. Er funktioniert bereits mit den Shopsystemen der Anbieter JTL-Software und Cludes. Weitere Systeme sollen sukzessive dazukommen und mit »Shopware«, »DreamRobot», easybill« und »plentymarkets« sind derzeit bereits vier Systeme in einem Umsetzungsstadium. Die Planungen für den weiteren Ausbau sehen auch die Nutzung durch weitere Zielgruppen vor – unter anderem für Händler auf großen Online-Marktplätzen wie Amazon. Eine jeweils aktuelle Übersicht über die Softwarelösungen, mit denen der Rechnungsdatenservice 2.0 genutzt werden kann, ist auf dem Datev-Marktplatz zu finden.

Buchungsdatenservice geht weiter als Rechnungsdatenservice

Der Buchungsdatenservice geht funktional einen Schritt weiter als der Rechnungsdatenservice. Er kommt dort zum Einsatz, wo das Vorsystem im Unternehmen bereits eine eigene Kontierungsfunktion für die Finanzbuchführung beinhaltet. Die dort erzeugten Buchungssätze werden dann gemeinsam mit den zugehörigen digitalen Belegbildern via Datev-Cloud an die Datev-Rechnungswesen-Programme übertragen. Dabei lassen sich alle wichtigen Parameter wie Buchungsdaten, Stammdaten und Kontenbeschriftungen übergeben. Derzeit kann der Buchungsdatenservice mit den Lösungen »Lexoffice«, »work4all«, »Vario« und »Billomat« sowie mit Anwendungen von »Compus« und im Händlerverbund »KATAG« genutzt werden.

Keine zusätzliche Installation für beide Dienste

Auf Seiten des Unternehmens ist wie auch beim Rechnungsdatenservice 2.0 keine spezielle Software-Installation nötig, da die Partner-Lösungen bereits über die Funktionalität verfügen und diese durch Freischaltung der Berechtigungen automatisch in den Systemen sichtbar werden. Die Inbetriebnahme erfolgt bei beiden Cloud-Services über die neue »MyDATEV Mandantenregistrierung« aus dem Datev-Arbeitsplatz der Kanzlei heraus. Damit die Bereitstellung an die Datev-Cloud funktioniert, ist aus Sicherheitsgründen eine Datev-Authentifizierung erforderlich – entweder mittels Smartcard oder per Smartlogin-App. Sind die Daten ins Rechenzentrum übertragen, kann der Steuerberater diese direkt in sein Datev-Rechnungswesen-Programm in der Kanzlei importieren.