DMS »Caya Document Cockpit« mit E-Mail-Schnittstellen

Das Berliner Start-up Caya präsentiert ein Update seiner Dokumentenmanagement-Lösung »Caya Document Cockpit«, die im vergangenen Jahr erstmals vorgestellt wurde. Im Mittelpunkt der neuen Version stehen Schnittstellen zu allen gängigen E-Mail-Anwendungen. Damit können Anwender ihren gesamten elektronischen Posteingang zentral mit Caya Document Cockpit verwalten. Dies gilt ebenso für die analoge Post, denn Caya leitet die Briefpost seiner Kunden in ein Scan-Center, um sie dort zu digitalisieren und anschließend ins Document Cockpit hochzuladen. Jedoch ist eine Nutzung beider Angebotsbausteine nicht obligatorisch – sowohl der Scan-Service als auch die digitale Lösung können eigenständig gebucht werden.

Die neue Version von Caya Document Cockpit ist mit weiteren relevanten Schnittstellen ausgestattet. So können Anwenderinnen und Anwender über die integrierten standardisierten Workflows ihre Dokumente oder die Anhänge von eingehenden E-Mails anhand definierter Regeln automatisch in eine Dropbox oder auf SFTP-Server hochladen beziehungsweise an »DATEV Unternehmen online« senden.

Eine Zentrale für digitale und gescannte Dokumente

Nutzen Kunden die Kombination aus Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement wirbt Caya damit, »Kunden eine Dokumentenzentrale zur Verfügung zu stellen, in der jegliche Dokumente aus nahezu jeder Quelle zusammenkommen und komfortabel verarbeitet werden können.« Zu den entsprechenden Funktionen von Caya Document Cockpit gehören Standard-Workflows, um beispielsweise den Rechnungsfreigabeprozess zu beschleunigen. Darüber hinaus lassen sich Dokumente mit mehr als 100 Lösungen, darunter Buchhaltungs-, Personal- und Projektmanagementsoftware, synchronisieren. Hinzu kommen die jetzt verfügbaren Schnittstellen zu allen gängigen E-Mail-Anwendungen wie »Gmail« und »Outlook«. Zudem lassen sich PDF-Dateien in Caya Document Cockpit mit einem Mausklick direkt hochladen. So stehen sämtliche Dokumente zentral zur Verfügung und können abteilungsübergreifend bearbeitet werden.

Prozesse per Workflows automatisieren

Mit den in der Lösung integrierten Standard-Workflows lassen sich außerdem repetitive Aufgaben automatisieren. So können beispielsweise Eingangsrechnungen direkt an »DATEV Unternehmen online« geschickt oder Anhänge aus E-Mails abhängig von enthaltenen Stichwörtern oder vom Sender- beziehungsweise Empfängernamen in definierten Ordnern abgelegt werden. Alle Dokumente werden mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und in Abhängigkeit von ihrem Typ beispielsweise als Angebot oder Vertrag automatisch gekennzeichnet (Tagging) und ebenfalls regelbasiert organisiert.

Postdigitalisierung kombiniert mit Dokumentenmanagement

»Mit der effizienten Kombination von Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement inklusive dem Import aus anderen Applikationen, wie etwa E-Mail-Lösungen, versetzen wir Unternehmen in die Lage, alle ihre Dokumente digital und an einem Ort zu empfangen. Dort können sie die Dokumente dann verwalten und bearbeiten, Arbeitsabläufe automatisieren und eine reibungslose Zusammenarbeit organisieren«, fasst Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer der Caya GmbH, zusammen.

Preislich startet Caya Document Cockpit bei 9,99 Euro pro Nutzenden und Monat für das Basispaket, das die Ablage von bis zu 10.000 Dokumenten umfasst. Für 24,99 Euro monatlich sind die Workflow-Funktionen und maximal 100.000 Dokumente mit dabei. Bei 79,99 Euro im Monat sind 1.000.000 Dokumente, Workflow und individuelle Anpassungen möglich. In allen drei Preisklassen können Kunden den Scanservice von Caya je nach Briefvolumen kostenpflichtig hinzubuchen.

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