Docuware mit Rechnungssoftware für Kommunen

Zum Thema Rechnungsverarbeitung wurde »Docuware für Kommunen« vom Anbieter von Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Workflow DocuWare gemeinsam mit Mitarbeitern aus Gemeindeverwaltungen für die Ansprüche in Rathäusern entwickelt. Die Lösung automatisiert den Rechnungsprozess und unterstützt die GoBD-konforme Aufbewahrung gängiger Rechnungsformate. Dies ist besonders durch die Neuregelung des § 2b UStG für Kommunen von Bedeutung. Spätestens mit dem Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020, wenn Kommunen umsatzsteuerpflichtig sind, müssen sie Rechnungen elektronisch aufbewahren.

Funktionsweise der Rechnungssoftware von Docuware

Im ersten Schritt liest die Lösung Rechnungsdaten wie Lieferant, Datum und Beträge selbstständig aus Rechnungen aus, die als Scan-Datei, E-Mail-Anhang oder XML-Datei vorliegen. Über einen digitalen Workflow erhalten Bürgermeister, Amtsleiter und Sachbearbeiter die Rechnungen zur Mitzeichnung, Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und Freigabe. Auch Außenstellen wie Schulen und Kindergärten und externe Planungsbüros können in die Prüfung eingebunden werden.

Auszahlungsanordnungen werden im vertrauten Finanzfachverfahren erstellt, automatisch mit der Rechnung abgelegt und digital rechtskonform signiert. Schutzmechanismen wie Zugriffsberechtigungen bis auf Dokumentebene tragen zur Erfüllung von DSGVO-Anforderungen bei. Auf Knopfdruck stehen zusammengehörige Informationen den berechtigten Mitarbeiter/-innen am Bildschirm zur Verfügung.

Hintergrund zu Out-of-the-Box-Lösungen von Docuware

»Die Nachfrage nach vorkonfigurierten Lösungen nimmt stark zu«, meint Docuware-Geschäftsführer Max Ertl, was seiner Meinung nach 2018 auf den Markt gebrachte Systeme für einzelne Prozesse wie Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement belegen. »Neben den finanziellen und organisatorischen Vorteilen kommt ihnen zugute, dass sie dank fertiger Konfigurationen schnell einsetzbar sind und keine langwierigen professionellen Dienstleistungen erfordern.«