Docuware setzt für elektronische Signatur auf Validated ID

Docuware arbeitet nun mit dem Signatur-Dienstleister Validated ID zusammen. Dazu wurde die Anwendung »VIDsigner« von Validated ID in den »Docuware Workflow Manager« integriert. Docuware-Kunden können damit Dokumente mit einer elektronischen Signatur unterschreiben und zuvor den Sicherheitslevel der Signatur – fortgeschritten oder qualifiziert – auswählen. Damit erhalten sie rechtskräftige Dokumente, erhöhen die Sicherheit und können die Menge des benötigten Papiers reduzieren.

Signaturen dürfen Geschäftsprozesse nicht aufhalten

»Elektronische Signaturen sind ein notwendiger Bestandteil eines jeden modernen Unternehmens, unabhängig von der Größe. Ziel der Kooperation mit Validated ID ist es, unseren Kunden eine schnelle und sichere Lösung zur Verfügung zu stellen, um elektronische Signaturen direkt in Workflow-Dokumente einzufügen, ohne die Geschwindigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen«, sagt Dr. Michael Berger, der seit Januar 2019 Geschäftsführer von Docuware ist, zu der Kooperation.

Um den Signaturdienst einzurichten, registrieren Benutzer ihr Unternehmen einmalig, indem sie Informationen über ein Docuware-Formular übermitteln und die Anwendung Validated ID abonnieren. Vidsigner ermöglicht dann sowohl eine Remote-Signatur, als auch eine biometrische Signatur oder eine zentrale Signatur.

Remote-Signatur, biometrische und zentrale Signatur

Bei der Remote-Signatur wird die Identität des Senders einer E-Mail mit einem Dokument zuvor bestätigt, indem der Signatur-Dienstleister ihm per SMS einen Code schickt. Der dient dazu, das Dokument zu überprüfen, zu signieren und in das Workflow-System einzubinden.

Bei der biometrischen Signatur verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Dafür sind aktuell rund 80 Geräte mit Windows, Android und iOS zugelassen. Anhand biometrischer Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit, die mit der Signatur in das Dokument eingebettet werden, lässt sich die Identität überprüfen. Signierte Dokumente werden wieder an das Workflow-System übermittelt.

Bei Nutzung der zentralen Signatur verifiziert Validated ID die Identität des Remote-Signierenden, bevor dieser das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach erfolgreicher Verifizierung kann der Benutzer die Freigabe erteilen. Die Benutzersignatur wird in dem Fall auf das Dokument aufgebracht und das Dokument dem Workflow-System übergeben.

Bessere Signatur-Prozesse

Im Zuge der Integration haben Docuware und Validated ID zudem einige weitere Funktionen eingerichtet, die Prozesse bei der Signierung von Dokumenten beschleunigen und vereinfachen. Dazu gehört die Möglichkeit der Vorauswahl fester oder dynamischer Signaturpositionen auf jedem Dokument anhand von Ankertexten. Beispielsweise kann der Ankertext »Kundensignatur« verwendet werden, damit das System diese Stelle für elektronische Signaturen anbietet. Außerdem lässt sich für mehrere überprüfte Dokumente eine Signatur verwenden.

Für die elektronische Signatur werden Dokumente direkt aus dem Workflow an einen externen Trust Service Provider geschickt und anschließend auch wieder automatisch an Docuware übermittelt. Der besseren Nachvollziehbarkeit dient die Darstellung aller Details einer elektronischen Signatur innerhalb des mit dem signierten Dokument verbundenen Workflows.