Docuware stellt Version 7.3 seines ECM-Systems vor

Mit Version 7.3 gibt es die Software von DocuWare als Cloud- sowie On-Premises-Lösung mit identischem Funktionsumfang nun in insgesamt 18 Sprachen. Hinzugekommen sind mit der aktuellen Version auch Finnisch und Türkisch. Das in Deutschland gegründete und im vergangenen Jahr von Ricoh übernommene Unternehmen verfolgt damit seine internationalen Ambitionen weiter. Zu den weiteren Neuerungen gehören Verbesserungen beim Archivieren von E-Mails, neue Konfigurationen für Workflows und neue Funktionen für den Docuware-Client.

»In der heutigen Zeit sind die Digitalisierung und gut strukturierte Prozesse wichtiger denn je, um die Mitarbeiter an allen Standorten in Abläufe einzubinden und die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten«, erklärt Docuware-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. Davon profitierten Unternehmen jeder Größe. Mit den aktuellen Verbesserungen bei seiner Software will Docuware dazu beitragen.

Verbesserungen bei Archivierung von E-Mails

Bei der Archivierung von E-Mails aus unterschiedlichen Web-Mail-Clients heraus lassen sich Bilder und Anhänge nun für die Archivierung sperren. Damit werden nur relevante Inhalte gespeichert und angezeigt.

Außerdem können nun mehrere E-Mail-Anhänge losgelöst vom Mail-Text als einzelne Dokumente gespeichert werden. Beispielsweise kann damit für eine Rechnung der Freigabe-Workflow direkt starten.

Single-Sign on mit Microsoft Azure AD

Anwender können sich mit Version 7.3 auch bei »DocuWare Cloud«  per Single Sign-On anmelden. Docuware unterstützt dafür zunächst Microsoft Azure Active Directory als Identity Provider. Damit sind Microsoft-orientierte Unternehmen schon gut bedient.

Für die Zukunft ist sicherlich die Ergänzung um Identity Provider wie das in den USA sehr erfolgreiche, in Deutschland aber erst auf dem Markt gestartete Okta sinnvoll, das vor allem durch Konnektoren zu Tausenden von Cloud- und SaaS-Angeboten punktet und sich dadurch als zentrale Anlaufstelle für Identity Management positioniert. Außerdem könnten vielleicht Unterstützung für Anbieter wie Ping Identity, CyberArk, das allerdings erst im Mai mit der Übernahme von Idpative in dieses Segment eingestiegen ist, oder JumpCloud mittelfristig sinnvoll sein, wenn sich die in ausreichendem Umfang auf dem Markt etablieren.

Neue Funktionen für den Docuware-Client

Neu im Docuware Client ist ein Bereich für Formulare. Anwender können darüber schneller auf die Docuware-Webformulare zugreifen und diese ausfüllen. Außerdem lassen sich Ergebnislisten und Listen nun filtern, um die angezeigten Treffer einzugrenzen und damit schneller auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Gefilterte Auswahllisten sind nun auch für Tabellenfelder möglich und fehlerhafte Zuordnungen lassen sich bereits bei der Indexierung ausschließen. 

Die tägliche Arbeit erleichtert eine Auswahlliste mit vordefinierten Indexeinträgen, die Benutzer bei der Ablage nun einfach anklicken können, statt sie manuell eingeben zu müssen. Da sich die Einträge auch filtern lassen, zeigt die Auswahlliste nur Einträge an, die zum Inhalt eines anderen Indexfelds passen. Auch das eine kleine, aber hilfreiche Neuerung, die Fehlerquellen und Aufwand reduziert.

Neue Konfigurationen für Arbeitsabläufe

Da nun individuelle Barcode-Konfigurationen möglich sind, können Barcode-Werte präziser gelesen werden. Das resultiert in einer besseren Indexierung der Dokumente und einem schnelleren Informationsabruf.

Beim Versand automatischer E-Mails aus Workflows heraus, stehen für die angehängten Dokumente nun die gleichen Formatoptionen wie auch sonst beim Mail-Versand zur Verfügung – also Orginalformat, PDF mit Anmerkungen oder PDF ohne Anmerkungen.

Schließlich werden Funktionen aus der Docuware-Administration nun Schritt für Schritt in die Docuware Konfiguration übertragen. Das soll eine schnellere technische Aktualisierung eines Systems gewährleisten.