DocuWorld zeigt Wachstumspotenziale auf

Cloud-Lösung bringt Wettbewerbsvorteil

Mit einem Umsatzplus von 18 Prozent im Kalenderjahr 2024 ist der Hersteller von Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung nur knapp um zwei Prozentpunkte am selbst gesteckten Wachstumsziel vorbeigeschrammt. Den Grund dafür sieht Dr. Michael Berger, CEO von DocuWare, nicht in der schwächelnden Wirtschaft: »Wir verspüren keinen Rückgang in der Nachfrage und sehen auch nicht, dass Projekte verschoben werden.« Von einer Verschlechterung geht er auch weiterhin nicht aus, da Docuware, wie er sagt, auf ein »sehr wettbewerbsfähiges Produkt – gerade in der Cloud« setzen kann. »Aufgrund unseres 2012 gestarteten Cloud-Angebots, in das wir seit Jahren sehr viel investieren, sind wir extrem konkurrenzfähig«, so Berger.

2024 kam weit über die Hälfte des Umsatzes aus dem Cloud-Geschäft, das im vergangenen Jahr um 23 Prozent zulegen konnte. Aktuell zählt der Hersteller hier rund 12.000 Kunden, die 1,3 Milliarden Dokumente (+26 Prozent) gespeichert haben und 150 Millionen Workflows (+75 Prozent) darüber steuern. Erfreut zeigte sich  Berger zudem über folgende Kennzahlen, die das Gesamtgeschäft betreffen: »Mit inzwischen 20.000 Kunden unter Vertrag haben wir einen neuen Rekord erreicht. Ebenso stolz sind wir auf eine Renewal-Rate von 94,8 Prozent.«

Wachstum mit IDP

Wie Docuware weiter wachsen will, bekamen die rund 750 Teilnehmenden der Partnerkonferenz »DocuWorld« ebenfalls ausführlich vermittelt. Viel Potenzial sieht der Hersteller in Intelligent Document Processing (IDP). Die technische Basis hierfür ist durch das vor einem Jahr akquirierte deutsche KI-Unternehmens natif.ai hinzugekommen. Hier ist eine stärkere Einbindung in Docuware geplant. Zudem soll es mehr Einsatzfelder und Anwendungsfälle geben, die der Softwarehersteller vor allem den Partnern stärker vermitteln möchte. Momentan werden noch viele Rechnungsprojekte per IDP gelöst, jedoch können viele weitere Dokument- und Prozessarten mit IDP automatisiert werden.

Durch die elektronische Rechnungspflicht für Unternehmen wird der Bedarf für IDP eher abnehmen, da Rechnungsinformationen durch das standardisierte Format direkt verarbeitet werden können und nicht erst ausgelesen werden müssen. Trotzdem existiert auch im digitalen Rechnungsmanagement Innovationspotenzial, das Docuware bedienen will.

Geschäft mit E-Rechnungen

Seit Anfang des Jahres ermöglicht Docuware die automatische Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden. Relevante Rechnungsdaten werden direkt aus dem XML-Format übernommen und als Metadaten verwendet. Damit können erstmals alle eingehenden Rechnungen in jedem Format (e-Rechnung, PDF) automatisch verarbeitet werden.

Neben der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen per E-Mail hat Docuware die Integration in Netzwerke wie PEPPOL und E-Invoicing-Plattformen vorgestellt. Bis Ende des Jahres will Docuware ein Serviceangebot auf den Markt bringen, das den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen in einem Flatrate-Modell ermöglicht. Darüber hinaus plant der Hersteller, weitere Plattformen und Dienstleister wie »Ricoh IDX« in sein Angebot einzubinden, und die Nutzung von Drittplattformen für den Versand und Transfer von elektronischen Dokumenten. Damit werde laut Docuware Konformität mit dem Wachstumschancengesetz garantiert, da die Anbindung an diese Netzwerke den Rechnungsaustausch in sämtlichen nationalen Standards ermögliche. Außerdem soll die Lösung jederzeit den Status der Rechnungsverarbeitung an erforderliche Stellen übermitteln können.

Workflows mit Analytics verbinden

Den stark wachsenden Bereich von Workflow-Anwendungen will Docuware ebenfalls mit neuen Lösungen bedienen: So sollen Unternehmen mit der neuen Workflow Analytics API tiefgehende Analysen zu Geschäftsprozessen erstellen können. Data Analytics mache laut Docuware auch bei kleinen und mittleren Unternehmen Sinn, die die Hauptkundengruppe des Softwareunternehmens darstellen. Sie können so zu einer besseren Entscheidungsfindung kommen und dadurch erfolgreicher agieren. Die geplante API liefert strukturierte Daten aus Docuware, die sich direkt in Microsoft Power BI (über den neuen Power BI Connector) oder in andere Analyse- und Integrationslösungen einbinden lassen.

Außerdem wurde der neue Workflow Designer vorgestellt, der vollständig webbasiert ist. Die Benutzeroberfläche bietet eine verbesserte Usability mit Funktionen wie Zoom-, Pan- und Multi-Select, die die Erstellung von Workflows erheblich vereinfachen. Ein weiterer Vorteil ist die Auto-Save-Funktion, die jeden Fortschritt automatisch speichert, sowie die Undo/Redo-Funktion, mit der Änderungen rückgängig gemacht oder wiederhergestellt werden können. Diese und weitere Verbesserungen werden mit dem neuen Workflow Designer schrittweise eingeführt, der sich derzeit in der Beta-Phase befindet. Der offizielle Launch ist für Herbst 2025 geplant.

KI-Chatbot übernimmt eigenständig Aufgaben

Zudem präsentierte Docuware mit »Intelligent Insights« den Prototypen eines auf eigener KI-Technologie basierenden Chatbots. Er soll es zukünftig Anwenderinnen und Anwendern leichter machen, Dokumente aufzufinden und zu vergleichen. Inhaltliche Zusammenfassungen von Dokumenten sind ebenfalls vorgesehen.