Dokumentenmanagement in Projektsoftware InLoox

Projektmanagement mit InLoox

Das Münchner Unternehmen InLoox wurde 2001 gegründet und entwickelt Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen sollen. Das Produktportfolio besteht derzeit aus den Cloud-Editionen »InLoox Professional« und »InLoox Enterprise«, sowie der »InLoox On-Prem Edition« zur Installation im eigenen Netzwerk. Bei einem Datenvolumen von 50 GByte startet die Professional-Version bei 24,95 Euro pro User und Monat. Endanwender können entweder via InLoox für Microsoft Outlook, InLoox für Windows oder über InLoox Web App auf ihre Projektdaten zugreifen.

Einfacheres Handling von Dokumenten

Innerhalb der jetzt veröffentlichten Version 11.12 bezeichnet Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox, den Menüpunkt »Dokumente« im InLoox für Outlook Modern Add-in als bedeutendste Neuerung: »Jetzt braucht man Outlook nicht mehr zu verlassen, um einen dokumentengetriebenen Workflow umzusetzen, der meistens durch eine E-Mail mit Anhang ausgelöst wird. Mit InLoox 11.12 lässt sich eine Mail einerseits unkompliziert zu einer Aufgabe machen und andererseits der Anhang im Dokumente-Ordner ablegen. Der Vorteil: Abstimmungen werden schneller angestoßen, das tägliche E-Mail-Chaos verliert an Schrecken, und man bekommt den Posteingang leer.«

Da die Dokumente nicht mehr in einem persönlichen Postfach verbleiben, sondern zu Aufgaben- oder Projektdokumenten werden, lassen sie sich einfach mit anderen teilen und bearbeiten. Mit InLoox 11.12 können Projektverzeichnisse leichter initiiert werden, die Dokumentenvorschau wurde verbessert und per Drag & Drop lassen sich Dokumente in einen anderen Ordner verschieben. Neu ist auch das freie Textfeld »Status« und die Möglichkeit, Dokumentenlisten nach Excel zu exportieren. In Summe sorgen die Verbesserungen für mehr Transparenz innerhalb von Arbeitsgruppen.

Flexiblere Gantt-Diagramme

Über die Pfeilfunktion lassen sich in InLoox 11.12 Änderungen an einem Projektplan rückgängig machen oder wiederherstellen. Darüber hinaus lässt sich über die neue Spalte »Kalender« erkennen, welcher Arbeitszeitkalender für die Berechnung der Vorgänge berücksichtigt wird. Änderungen können über das Drop-down Menü erfolgen. Ähnlich verhält es sich mit der neuen Spalte »Zeitabstand«, die auf einen Blick den Abstand zwischen den Planungselementen anzeigt. Da die Anwender nun direkt sehen, wie groß der Zeitabstand zwischen den einzelnen Elementen ist, wird die Feinabstimmung und Anpassung der Zeitpläne erleichtert.

SharePoint-Anbindung mit Autodiscover

Die Microsoft SharePoint-Anbindung ist die Grundlage des Dokumentenmanagements und ist besonders für die Unternehmen relevant, die Zugriffsrechte nicht nur über die Projektberechtigungen in InLoox, sondern auch über SharePoint die Zugriffsrechte regeln. Mit InLoox 11.12 wird die Einrichtung und Verknüpfung des Dokumentenspeichers mit SharePoint Online deutlich vereinfacht, weil über die Microsoft 365-Authentifizierung nur jene SharePoint-Sites angezeigt werden, für die der User über Zugriffsrechte verfügt. Diese SharePoint-Sites werden dann automatisch in einem Dropdown-Menü angezeigt, und die richtige Site für die Dokumentenablage muss nur noch angeklickt werden.