Easy entwickelt Smart-Version von »EASY Invoice«
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Ablaufschritte von Easy Invoice Smart, die es als Cloud- und On-Premises-Lösung gibt (Bild: Easy Software)
Mit »EASY Invoice Smart« bringt EASY SOFTWARE eine standardisierte Out-of-the-Box-Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung auf den Markt. Sie soll einfacher als die bestehende Lösung »EASY Invoice« implementierbar sein. Ohne Anpassungen von Skripten oder Workflows verspricht Easy Software einen Best-of-Class-Ansatz im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Die seit einigen Jahren verfügbare Software »EASY Invoice« erfasst eingehende Rechnungen und extrahiert Rechnungsinformationen. Jede Rechnung durchläuft anschließend einen Prüfungs- und Freigabeworkflow. Buchungsdaten werden an das nachgelagerte ERP-System übergeben und die Rechnung revisionssicher archiviert. Erfahrungen mit Easy Invoice sind nun in die Smart-Version geflossen. In der Folge soll mit Easy Invoice Smart eine vollständige digitale Rechnungsverarbeitung nach minimaler Konfiguration durch Consultants und kurzer Implementierungsphase möglich sein.
»EASY Invoice Smart« als Cloud-Version oder stationäre Lösung
Neben der klassischen On-Premises-Installation können Kunden EASY Invoice Smart als Cloud-Lösung beziehen. »EASY Invoice Smart Cloud« läuft ausschließlich auf der Plattform der EASY SOFTWARE AG (EASY Cloud) und wird durch das Managed Service Team von Easy betreut. So profitieren Kunden unter anderem davon, immer die aktuelle freigegebene Version zu verwenden.
- Unabhängig von der Art der Rechnungen und deren Erfassung (zum Beispiel durch Smartphones, Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsgeräte) startet die Rechnungsverarbeitung immer mit dem Eingang der Rechnungen in das entsprechende Easy Invoice Smart E-Mail-Postfach.
- Die über das Easy Invoice Smart E-Mail-Postfach eingegangenen Rechnungen werden im Eingangskorb angezeigt und können – optional nach manueller Prüfung – an die Extraktion übergeben werden.
Bei Extraktion/Validierung mit Stammdaten:
- Die Rechnungen werden – zusammen mit den Stammdaten – an den Extraktions-Service übermittelt.
- Die Stammdaten müssen mittels einer entsprechenden Datei (zum Beispiel .csv) vom Anwender zur Verfügung gestellt und vom Easy Managed Service eingebunden werden.
- Bei Abweichungen werden die Rechnungen im Verifikationsclient angezeigt und können bei Bedarf manuell korrigiert werden.
Bei Extraktion/Validierung ohne Stammdaten
- Die Rechnungen werden der Extraktion übergeben und nach der Extraktion im Verifikationskorb abgelegt.
- Im internen Verifikationsclient werden die Extraktionsergebnisse mit den Stammdaten abgeglichen und zur Verifikation angezeigt. Hierbei wird auch die Qualität der Erkennung der Inhalte an den jeweiligen Feldern durch Farbcodes kenntlich gemacht.
- In diesem Fall stehen weder Kreditoren-, noch Bestellinformationen zur Auswahl.
Nach erfolgter Verifikation wird der Beleg in den Rechnungsfreigabe-Workflow übergeben. Je Rechnungskreis kann ein Zeichnungskreis angelegt werden. In der Auslieferung existiert bereits ein leerer Zeichnungskreis, der für alle Rechnungskreise gilt, die keinen eigenen Zeichnungskreis haben. In einem Zeichnungskreis lassen sich die Mitglieder der jeweiligen Freigabestufen zuweisen. Je Zeichnungskreis existiert eine Unterschriftenregel, in der die lizenzierten Freigabestufen eingerichtet werden können. Für Zeichnungskreise oder bestimmte Freigabestufen kann ein Vier-Augen-Prinzip festgelegt werden.
Anbindung von ERP-Systemen
Durch Consultants lassen sich die ERP-Systeme »Microsoft Dynamics 365 Business Central« und »Datev Connect« anbinden. Ohne technische Anbindung eines ERP-Systems wird eine Liste der freigegebenen Rechnungen zum manuellen Abgleich mit dem ERP-System erzeugt. Dieser Report wird auch als exportierbare CSV-Datei zur Verfügung gestellt und kann vom Kunden als Import-Datei für das eingesetzte ERP-System verwendet werden.
Verfügbarkeit und Preismodell
Easy Invoice Smart ist seit dem 16. Januar 2023 verfügbar und baut grundlegend auf dem Dokumentenmanagement-System »EASY DMS« auf. Die Preise staffeln sich gemäß dem jährlichen Volumen an eingehenden Rechnungen und starten bei 1.000 Rechnungen im Jahr.
About the Author: Annette Stadler
