ECM-Portfolio von TA Triumph Adler mit E-Signatur von Docusign

TA Triumph-Adler erweitert sein Portfolio für digitale Dokumentenprozesse aus der Cloud um die elektronische Unterschrift von DocuSign. Als zertifizierter Partner des US-amerikanischen Anbieters vertreibt TA Triumph-Adler »DocuSign eSignature« ab sofort als Teil des Enterprise Content Management-Angebots (ECM). Dieses besteht aus den Softwarepaketen »TA BusinessOptimizer« und »TA BusinessOptimizer Workflow«, welche Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement und zur Gestaltung von Workflows darstellen. Schwerpunkt liegt auf den »Einsteiger«-Akten in Personalabteilung, Rechnungswesen und Vertragsmanagement. Sie basieren auf der Enterprise-Content-Management-Software »nscale« des TA Triumph Adler Schwesterunternehmens und ebenfalls zu Kyocera zählenden Unternehmens Ceyoniq und lassen sich auf dieses upgraden. Aufgrund der integrierten Anbindung mit der Esignatur-Lösung können Anwenderinnen und Anwender nun beispielsweise aus der Vertragsmanagementlösung heraus Verträge unterzeichnen und versenden.

Durchgehende digitale Prozesse

Durch den Einsatz von Docusign Esignature wird der Aufwand in Abteilungen reduziert, in denen regelmäßig Dokumente bislang manuell und papierbasiert unterzeichnet, geprüft und sicher verwahrt werden müssen – zum Beispiel in der Personal- oder Vertragsabteilung, bei der Beschaffung oder auch im Bereich Services. Durch digitale Abläufe und das Verfolgen von Unterschriften in Echtzeit bleiben Anwenderinnen und Anwender stets auf dem aktuellen Stand des Vertragsprozesses. Die E-Signatur von Docusign ist darüber hinaus in gängige IT-Infrastrukturen von Anbietern wie SAP, Microsoft oder Google integrierbar. Zudem ist sie DSGVO-konform und erfüllt Standards wie den US-amerikanischen ESIGN Act sowie die EU-Verordnung eIDAS.

Lösungen auf drei Signaturniveaus

Die angebotenen Lösungen ermöglichen die gängigen Arten von elektronischen Signaturen, bei denen drei Stufen unterschieden werden: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur. Die einfache elektronische Signatur eignet sich für Unternehmen, die Transaktionen mit einem geringen rechtlichen Risiko abbilden wollen, beispielsweise Anordnungen oder Reisekostenabrechnungen. Die fortgeschrittene Signatur ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet und für Transaktionen mit einem mittleren rechtlichen Risiko geeignet – beispielsweise für Angebote oder Verträge. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht einer persönlichen Unterschrift und bietet die höchste Beweiskraft. Sie ist für Transaktionen geeignet, bei denen eine eigenhändige Unterschrift nötig ist – zum Beispiel bei Verbraucherkrediten oder bei der Zeitarbeit. Je nachdem, welche dieser drei Varianten der elektronischen Signatur von Firmenkunden benötigt wird, erstellt TA Triumph-Adler individuelle Angebote mit unterschiedlichen Funktionsumfängen.