Ecodms mit Verbesserungen für Barcodes, XRechnung und Office 365

Der Aachener Software-Hersteller ecoDMS hat neue Versionen seiner Produkte »ecoDMS« (Dokumenten-Management-System) und »ecoMAILZ« (E-Mail-Archivierung) vorgestellt. Für Ecodms gibt es seit fast genau einem Jahr keine Major Releases mehr, sondern sogenannte »Rolling Releases« mit denen kontinuierlich Verbesserungen, Fehlerbehebungen und Updates ausgeliefert werden. Die Neuerungen sind daher jedes Mal überschaubar – allerdings müssen Anwender auch nicht mehr so lange wie früher auf sie warten. Im Zuge der Umstellung hatte der Anbieter damals auch sein Lizenzmodell geändert: Seitdem können Kunden mit einer Lizenz alle in einem Zeitraum von 48 Monaten folgenden Updates mit beziehen.

Barcodes erkennen und auslesen 

Build 21.12 von Ecodms erkennt nun unterschiedliche Barcodes an beliebigen Positionen in einem Dokument und liest sie aus. Grundlage dafür ist eine Technologie auf KI-Basis. So lassen sich Dokumente anhand der beim Auslesen gewonnenen Informationen indexieren mit diesen Informationen automatisch archivieren.

XRechnungen archivieren

Ebenfalls hinzugekommen sind Funktionen zur Archivierung von XRechnungen. Das Dokumenten-Management-System wandelt dazu die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein durch Menschen lesbares PDF um. Außerdem können auf diese Rechnungen Klassifizierungsvorlagen angewendet werden. Benutzer profitieren so zusätzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv.

Eine Snapshot-Funktion erlaubt es nun zudem, aus Ecodms Bildschirmfotos zu erstellen und im Dokumenten-Management-System als durchsuchbare PDF-Dateien zu archivieren. Auch dabei ist das Erkennen von Klassifizierungsvorlagen möglich.

Mit dem Update können Administratoren sehen, welche Benutzer aktiv mit dem Dokumenten-Management-System verbunden sind. Angezeigt wird der Benutzername, die verwendete Anwendung (Desktop-Client oder Webclient) und der Zeitpunkt der letzten Aktivität. Nicht benötigte Sitzungen lassen sich vom Administrator beenden. Verbindungen werden damit für die Anmeldung durch andere Benutzer freigegeben.

Automatische Wiedervorlage ermöglichen

Auch die in Ecodms integrierte Klassifizierungsvorlage hat der Anbieter erweitert. Sie wird über den Vorlagen-Designer eingerichtet. Eine Vorlage ermöglicht grundsätzlich die automatische Erkennung, Klassifizierung und Ablage von Dokumenten sowie das Setzen von Berechtigungen.

Den eingehenden Dokumenten weist Ecodms anschließend automatisch unter anderem das Datum, den Zielordner oder die Dokumentenart zu. Neu ist, dass Datumsfelder dynamisch mit Werten vorbelegt werden, die sich aus zahlreichen Werten des Ausgangsdatums ergeben. Damit lassen sich zum Beispiel Termine für Wiedervorlagen automatisch vergeben.

Archivierung von E-Mails aus Office 365

Durch einen neuen Adapter kann Ecomailz 1.0.8E-Mails aus Office 365 automatisch archivieren. Anwender von Microsoft 365 können damit einen wichtigen Teil der von Microsoft definierten »geteilten Verantwortung«  (Shared Responsibility)  bei der Nutzung des Cloud-Angebots abdecken.

Ecomailz ruft dazu die zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung der Texte, lesbaren Informationen und Anhänge durch und speichert die Nachrichten in Containern. Für die E-Mails lassen sich Aufbewahrungsfristen hinterlegen. Nach Ablauf der Frist können die E-Mails entweder automatisch vom System oder vom zuständigen Benutzer mit entsprechender Berechtigung manuell entfernt werden.

Die Aufbewahrungsfrist wird den E-Mails anhand von Schlagworten zugeordnet. Dazu können die Parameter der Volltextsuche zum Einsatz kommen. Anwendern stehen zudem in Ecomailz eigene Schnellfilter für die Anzeige von E-Mails und deren Aufbewahrungsfristen zur Verfügung. Hinterlegte Aufbewahrungsfristen sind so direkt in der E-Mail einsehbar.