Einfacheres digitales Stempeln in »Docuware 7.2«

Zu den Highlights der Version 7.2 des ECM-Systems »DocuWare« vom gleichnamigen Hersteller DocuWare zählen die einfachere Erstellung digitaler Stempel und die verbesserte Anzeige XML-basierter Rechnungen. Digitale Stempel können das Abarbeiten von elektronischen Dokumenten beschleunigen und wie bei herkömmlichen Stempeln Informationen auf Dokumente aufbringen, ohne den Inhalt zu verändern. So kann ein Anwender mit Docuware eine elektronische Rechnung als »Genehmigt« stempeln. Mit dem Aufbringen des Stempels wird gleichzeitig der Eintrag im Indexfeld »Status« von »Freigabe erforderlich« auf »Genehmigt« geändert und die Rechnung damit in die Liste der Finanzabteilung zur Begleichung weitergegeben.

Je nach Konfiguration kann der Stempel Indexeinträge verändern oder hinzufügen und damit Dokumente im Verarbeitungsprozess weiterreichen. Neu ist nun in Docuware 7.2 die Stempel-Konfiguration: Statt in der lokal installierten Docuware Administration legen Anwender ihre Stempel selbst nun auch im Browser in der Docuware Konfiguration an. In einer Vorschau werden die Stempel-Einträge gleich bei der Vorschau angezeigt.

Anzeige XML-basierter Rechnungen

Bei der Unterstützung XML-basierter Rechnungen zeigt Docuware Version 7.2 nun auch ähnlich wie bei PDF-Rechnungen lesefreundliche Fassungen an und nicht nur den Code. Dies betrifft die deutschen Standards» XRechnung« und »ZUGFeRD 2.0«, den französischen Standard »FacturX« und den italienischen Standard »FatturaPA«.

Zudem wurde durch die automatische Berechnung von Dezimalspalten die Handhabung von Tabellenfeldern optimiert und bei archivierten Dokumenten können jetzt zu mehreren Dokumenten auf einmal weitere Stichworte als Indexbegriffe ergänzt werden.

Einfachere Workflow-Bearbeitung

Neuerungen gibt es auch bei der Steuerung und Bearbeitung von Workflow-Aufgaben. Mit der Aktivität »Warten auf Ereignis« kann man einen Workflow darauf warten lassen, dass zu einem Vorgang gehörende Dokumente eingetroffen oder bearbeitet worden sind. Erst dann erhält der nächste Anwender seine Aufgabe. Innerhalb eines Workflows können nicht nur die Metadaten des aktuellen Dokuments aktualisiert werden, sondern auch diejenigen zugehöriger archivierter Dokumente. Außerdem lassen sich Auswahllisten in Workflow-Dialogfelder so filtern, dass Mitarbeitern nur die für ihre Aufgaben relevanten Einträge angezeigt werden. Beim Zugriff auf ein Dokument, das sich in einem Workflow befindet, kann man über die Workflow-Historie den aktuellen Bearbeitungsschritt einsehen.

Benutzerfreundlichkeit und Technologie-Kompetenz sind entscheidend

Auch Design und Handhabung von »DocuWare Request« und »Connect to Mail« wurden komplett überarbeitet und für ein einheitliches Erscheinungsbild an die übrigen Module in der DocuWare Konfiguration angepasst.

Laut Docuware-Geschäftsführer Dr. Michael Berger soll die neue Version 7.2 des ECM-Systems Docuware ein Beweis dafür sein, dass digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows nur dann eine breite Akzeptanz fänden, wenn sie Teile einer Lösung sind, die sich sowohl durch Benutzerfreundlichkeit als auch Technologie-Kompetenz hervorheben. »Sowohl das Arbeiten mit Dokumenten als auch die Konfiguration des Systems sind jetzt noch komfortabler«, so Bergler.

Docuware Version 7.2 gibt es für Docuware Cloud und als On-Premises-Lösung mit identischem Funktionsumfang.