Es wird Zeit, »Datev DMS classic« zu ersetzen

Bis spätestens 31. Dezember 2023 müssen Kunden von »Datev DMS classic für Unternehmen« eine Nachfolgelösung installiert haben. Datev hat zum Ende des Jahres das Produkt abgekündigt. Gemäß der Datev AGB erlischt zu dieser Frist das Nutzungsrecht und es besteht die Verpflichtung, Datev DMS classic zu deinstallieren. Für Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, lauert ohne Wartung und Support durch Datev die Gefahr, dass Dokumente und Inhalte komplett verloren gehen.

Empfohlene Nachfolgelösung von ELO

Als Nachfolgelösung empfiehlt Datev »ELO for Datev«, das ELO Digital Solutions in Zusammenarbeit mit Datev entwickelt hat. ELO for Datev enthält bereits einen Import-Assistenten und eine Stammdatenanbindung. Insgesamt soll den Kunden der Umstieg damit möglichst einfach gestaltet werden. Mehr als 400 Unternehmen sind diesen Weg bereits gegangen. Hierzu zählt Orendt Studios, die als Nutzer von »Datev Kanzlei Rechnungswesen« Datev DMS classic automatisch mit dabei hatten. Damit waren auch sie von der Aufkündigung der Datev betroffen. Cirka 600 Unternehmen haben diesen Schritt jedoch noch nicht vollzogen. Allerdings wird die Zeit allmählich knapp. Schließlich geschehen die Projekte meist im Zusammenspiel mit Systemhäusern, deren Kapazitäten ziemlich ausgeschöpft sind. Um die Partnersuche zu erleichtern, kann ELO auf »Trained by DATEV«-zertifizierte ELO Business Partner verweisen.

Alternative Möglichkeiten

Natürlich steht es Nutzenden der ablaufenden Datev DMS classic Lösung auch frei, auf eine beliebige andere DMS-Lösung zu wechseln. Hier geschieht die Importunterstützung und Stammdatenanbindung gemäß den jeweiligen Herstellerinformationen. Wer keine vollständige DMS-Lösung benötigt und nur neu eingehende Belege verarbeiten will, kann »DATEV Unternehmen online« verwenden. Alt-Belege lassen sich dann in ein »Produktwechsel-Archiv« übertragen.

Jedoch sind die Vorteile eines Dokumenten- beziehungsweise Enterprise Content Management Systems, dass sich eingehende Belege digital prüfen, freigeben und revisionssicher archivieren lassen und sie sich auch digital weiterverarbeiten lassen. So verzahnt sich ELO for Datev beispielsweise mit »DATEV Rechnungswesen« und die Verbuchung geschieht direkt im Anschluss.

Digitale Belegbearbeitung mittels übergreifender Workflows

Bei ELO for Datev werden durch den Einsatz eines ELO KI-Moduls die buchungsrelevanten Daten der Ein- und Ausgangsbelege, Gutschriften oder interne Buchungsbelege automatisch übernommen, analysiert und ausgewertet. Gleiches gilt auch für ZUGFeRD-Rechnungen. Die Lösung legt die Belege im richtigen Ordner des ECM-Systems ab: So landet zum Beispiel eine Rechnung direkt im Kreditorenordner und wird ebenfalls im Lieferantenordner angezeigt, in dem alle weiteren vorgangsspezifischen Dokumente wie Schriftverkehr, E-Mails und Angebote zentral zu finden sind.

Im Anschluss können Anwenderinnen und Anwender selbst den Beleg über einen Workflow zur Freigabe an verschiedene Personen schicken. Jeder Arbeitsschritt wird dokumentiert und ist nachvollziehbar. Vertreterregelungen und Eskalationsmanagement finden ebenfalls Berücksichtigung.

Schließlich kann die Lösung über die Schnittstelle auf die Stammdaten im DATEV-Rechnungswesen zugreifen. Die buchungsrelevanten Daten werden dann als Buchungsvorschlag für die Rechnungswesen-Software mit einem Beleglink bereitgestellt. Somit lassen sich alle buchungsrelevanten Felder mit den dortigen Informationen validieren und verbuchen.

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