Fido integriert DMS-Lösung von M-Files bei Pacific

Im Frühsommer beendete der Druck- und Dokumentenmanagement-Dienstleister fido die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) »M-Files« von M-Files beim Racketsport-Hersteller Pacific. Ziel des Projekts war die schrittweise Digitalisierung aller Dokumente beginnend mit Eingangsrechnungen und anderen Belegen, um kurzfristig zu einer Reduktion und mittelfristig zur Abschaffung der bislang in Papierform gepflegten Archive zu kommen. Zudem erhofft sich Pacific von der Digitalisierung deutlich mehr Transparenz und eine zentrale Anlaufstelle, um alle relevanten Dokumente zu einem Kunden beziehungsweise einem Vorgang abzulegen und zu finden.

Anforderungen an M-Files

Die Dokumentenmanagementlösung wird weltweit an mehreren Standorten genutzt. Mehrsprachigkeit und Rücksicht auf lokale Gegebenheiten wie Zeichensätze und Währungen musste M-Files Rechnung tragen. Darüber hinaus deckt die Lösung das breite Spektrum an heterogener Infrastruktur ab, die die Nutzer im Einsatz haben: Windows-Nutzer bevorzugen den M-Files Fat-Client, Mac-Nutzer den Web-Client und der Zugriff über mobile Clients erfolgt über die nativen Apps von M-Files für iOS, Android und Windows 10.

Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Projekts war für Pacific außerdem die Anbindung an »SAP Business One«, das die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren und den zugehörigen Adressen auch bei vielen unterschiedlichen Standorten für die Verarbeitung kaufmännischer Belege ermöglicht. Da M-Files bereits vom Grundgedanken her auf die Verwendung von Daten aus Systemen wie SAP als Metadaten zur Strukturierung von Dokumentenbibliotheken ausgelegt ist, war diese Anbindung leicht umsetzbar.

Dokumente können mit verschiedenen Metadaten beschrieben werden. Entsprechende Auswahllisten beispielsweise für Kreditoren werden dabei aus SAP Business One übernommen. Mithilfe dieser Metadaten können alle Dokumente in beliebigen Listen angezeigt, gesucht oder gefiltert werden.

Zwischenbilanz und Ausblick

Das gesamte Projekt konnte mit Unterstützung von Fido schnell und effizient umgesetzt werden. »Die Erfahrung von Fido mit Dokumentenmanagement war für uns sehr wertvoll und hat die Projektlaufzeit deutlich verkürzt«, erklärt Roman Fuchs, Leiter Administration & IT-Lösungen bei Pacific. »Bereits in der Folgewoche nach der Beauftragung konnte das Projekt zur Umsetzung starten. Besonders gut hat uns außerdem gefallen, dass alle Key-Anwender bereits in der Planung und Konfiguration aktiv eingebunden und während der Einführungsphase weiter unterstützt wurden.« Die weitere Projektplanung sieht vor, zusätzliche Standorte und Funktionen in die Lösung einzubinden.