»Future of Work«: Studie von Ricoh und IDC

Smarte Roboter in der Fertigung, KI-basierte Software zur Bearbeitung von dokumentenbasierten Prozessen und Augmented Reality im  Kundendienst: Technologie verändert derzeit die Arbeit, wie wir sie bislang kannten. Das Marktforschungsunternehmen IDC ist der Überzeugung, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt noch nie so fundamental, vielversprechend und herausfordernd wie heute waren. Um herauszufinden, wie Firmen es schaffen können, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, führte IDC die von Ricoh unterstützte Studie »Future of Work« durch. Hierzu befragte das Marktforschungsunternehmen 307 Unternehmen in Deutschland von denen 60 Prozent zwischen 100 und 1.000 Mitarbeiter und 40 Prozent über 1.000 Mitarbeiter haben.

Eines der wichtigsten Ergebnisse dabei ist, dass die Hauptschwierigkeit nicht der Einsatz neuer Technologien, sondern organisatorische Punkte sind. Unternehmen mit einer modernen Organisation sind erfolgreicher und Future-of-Work-Initiativen scheitern oftmals nicht an der Technologie, sondern an den veralteten Strukturen, Prozessen und Verantwortlichkeiten. Erst wenn nach Meinung der Verfasser die digital geprägte Arbeitskultur als Gemeinschaftsaufgabe angegangen wird, sind Veränderungen für einen optimalen digitalen Workflow möglich.

Umfassendes Digitalisierungskonzept fehlt häufig

Nur 30 Prozent der befragten Unternehmensentscheider geben an, über ein durch HR- und IT-Abteilung, der Arbeitnehmervertretung sowie der Geschäftsführung gemeinsam getragenes Digitalisierungskonzept zu verfügen. Zugleich haben sich die Leitplanken des Arbeitens in Richtung Vertrauensarbeit, flacher Hierarchien sowie einer offenen Firmenkultur verschoben. Die erfolgreiche Einführung und Unterstützung des digitalen Arbeitsplatzes verlangt dementsprechend das Bekenntnis und Vorleben der Unternehmens- und Fachbereichsverantwortlichen von Veränderungen und Offenheit für innovative Technologien. »Das Zielbild muss mit allen Unternehmensbereichen gemeinsam erarbeitet werden. Nicht nur durch die IT alleine. Und halten Sie den Menschen im Fokus, nicht die Firma«, so sehen viele der befragten Entscheider eine erfolgreiche Future-of-Work-Kultur.

Eine Schlüsselfunktion kommt im Change-Prozess nicht nur auf die IT-Abteilung zu, die ein tiefgreifendes Verständnis für die Prozesse der Fachbereiche entwickeln muss. Auch für den Personalbereich und den Wandel zu einer digital-affinen, motivierten Belegschaft ist es eine strategische Gestaltungsaufgabe, damit Technologie überhaupt zum »Enabler« für das zukünftige digitale Arbeiten werden kann.

Beispiel für abteilungsübergreifendes Arbeiten – die DSGVO-Umsetzung

»Die intensive und abteilungsübergreifende Auseinandersetzung mit einem wichtigen Thema wie der DSGVO hat es in diesem Jahr vorgemacht, wie die Digitalisierung eine breite Auseinandersetzung und ein ganzheitliches und übergreifendes Konzept benötigt«, kommentiert Helene Vincke, Director Human Ressources bei Ricoh Deutschland, die IDC Analyse zur Future of Work. »Viele Führungskräfte haben heute das Dilemma erkannt, dass die Einführung neuer Technologien ganzheitliche Veränderungsprozesse erfordern. Unabhängig von der Größe des Unternehmens muss das Change Management tief verankert werden sowie individuelle Bedürfnisse und Erwartungen verschiedener Mitarbeiter-Generationen berücksichtigen. Letztendlich wird die digitale Reife von Unternehmen der entscheidende Faktor für langfristige Wettbewerbsfähigkeit sein, insbesondere auch hinsichtlich der Kundenerwartung sowie als attraktiver Arbeitgeber für Fachkräfte und Talente.«

ECM-Tools ermöglichen mediendbruchfreies Arbeiten

Eine der fünf in der Studie genannten Empfehlungen lautet auch die interne Zusammenarbeit durch KI-basierte digitale Workflows zu verbessern. In den Antworten der Befragten wird nämlich ein direkter Zusammenhang zwischen dem digitalen Arbeiten und dem Umsatzwachstum deutlich. Anwender in besonders stark wachsenden Firmen erledigen heute deutlich häufiger Aufgaben nur digital als Mitarbeiter in Unternehmen mit abnehmendem oder stagnierendem Umsatzwachstum. Verantwortliche sollten daher ihren Anwendern die notwendigen Tools anbieten, die ihnen ein medienbruchfreies digitales Arbeiten ermöglichen. Hierbei spielen Enterprise-Content-Management- (ECM-) und Dokumentenmanagement-Lösungen eine wichtige Rolle. Sie verfügen zunehmend über KI- und Robotic-Process-Automation-(RPA)-Funktionalitäten, die Anwendern mehr Freiräume für die Arbeit mit Kollegen und an ihren Kernaufgaben bieten. Die befragten IT-Entscheider sind optimistisch, dass auch die direkte Interaktion mit Künstlicher Intelligenz im künftigen Tagesgeschäft für Anwender zur Normalität werden wird: 53 Prozent sind der Ansicht, dass Fachbereichskollegen in fünf Jahren täglich mit einem KI-basierten Smart Agent Kontakt haben werden. Für diese Fälle ist es heute schon nötig, die notwendigen Voraussetzungen in den Unternehmen zu schaffen.