Geschäftsprozess-Digitalisierung: Neopost-White-Paper hilft KMUs

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist bei Unternehmen allgegenwärtig, und stellt sie vor unterschiedliche Herausforderungen. Das gilt insbesondere für Kommunikationsprozesse, in denen Papier nach wie vor unverzichtbar ist. Was bringt die digitale Transformation solcher Prozesse? Wie weit kann oder sollte sie gehen? Und wo setzt man am besten an? Fragen wie diese beantwortet das neue White-Paper »Digitalisierung für KMU: Geschäftsprozesse bei gedruckter und elektronischer Kommunikation transformieren und verknüpfen« von Neopost.

Digitalisierung zielt grundsätzlich auf papierlose Prozesse ab. Sie sind effizienter, transparenter, schneller und sicherer als papierbasierte Prozesse. Dadurch vereinfachen sie zum Beispiel das Informations- und Wissensmanagement, minimieren manuelle Aufwände sowie mögliche Fehlerquellen, und erleichtern Compliance wie Compliance-Nachweis. So hilft die digitale Transformation Unternehmen dabei, ihre Produktivität, Agilität und Prozessqualität zu steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Warum E-Government ein starker Impulsgeber ist

In Kommunikationsprozessen sind Papierdokumente allerdings noch weit verbreitet und vielfach das Medium der Wahl. Bei der Übermittlung sensibler Daten wird der klassische Brief als sicheres, vertrauenswürdiges Medium oftmals bevorzugt. Und bei der werblichen Ansprache von Kunden bzw. Interessenten gelten postalische Mailings als einprägsamer und effektiver als digitale Formate. Papierdokumente haben also ihre Berechtigung.

Gleichzeitig wird digitale Kommunikation immer wichtiger. Ein starker Impulsgeber ist das E-Government, etwa mit Blick auf die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber. Hinzu kommen neue Technologien wie Smartphone, Tablet und Cloud-Computing. Sie verändern nicht nur die Arbeitsweisen in Richtung Remote-Office und Mobil-Arbeitsplatz. Sie verändern auch die Vorlieben von Zielgruppen und Kunden, die sich durch digitale Kommunikation häufig besser erreichen und binden lassen als durch postalische. Was bedeutet das für die Digitalisierung und Optimierung von Kommunikationsprozessen?

Darauf geht das White-Paper von Neopost ein:

► Gedruckt vs. elektronisch – keine Entweder-oder-Frage: Papierbasierte Kommunikation sollte bestehen bleiben, wo sie nützt. Gleichzeitig sollte Papier dort verschwinden, wo es Nachteile bringt.
► Optimierung heißt Harmonisierung: Gefragt sind digitale Prozesse, die mediale Grenzen überwinden. Sie ermöglichen Unternehmen, effizient auf mehreren Wegen parallel zu kommunizieren und Informationen aus unterschiedlichsten Quellen für verschiedene Zwecke zusammenzuführen.
► Gesamtstrategie statt Insellösungen: Damit die Digitalisierungsvorteile größtmögliche Wirkung zeigen, bedarf es einer Transformationsstrategie, die alle Kommunikationsprozesse einschließt (intern wie extern) – als Basis für eine zielorientierte und nachhaltige Schritt-für-Schritt-Umsetzung.

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