Ingold integriert ecoDMS in SAP

Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS des gleichnamigen Herstellers lässt sich nun in »SAP Business One« integrieren und ermöglicht im ERP-System die automatisierte Erstellung elektronischer Rechnungen. Das von Ingold Solutions entwickelte Add-on »DMS und E-Rechnung« wurde kürzlich von der SAP Deutschland SE & Co. KG zertifiziert. Die Lösung unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD, die auch den Vorgaben der seit Beginn des Jahres geltenden E-Rechnungspflicht entsprechen.

»Unser Add-on kombiniert die Funktionalitäten der modernen Dokumenten-Management-Lösung ecoDMS mit der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß den EU-Standards«, sagt Adrian Gaszak, CEO von Ingold Solutions, und ergänzt: »Damit versetzt es Anwender von SAP Business One in die Lage, ihre Dokumente digital zu archivieren und gleichzeitig ihre Rechnungsprozesse zu optimieren.«

Dokumentenmanagement in SAP Business One

Zusätzlich können Anwender direkt in SAP Business One nach abgelegten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Bestellungen suchen und darauf zugreifen, ohne dafür die SAP-Umgebung verlassen zu müssen. Dabei sorgt die automatische Indexierung der Dokumente mit Schlagwörtern oder SAP-spezifischen Metadaten beim Import in ecoDMS für ein schnelles Auffinden. Eine automatische Verknüpfung der Dokumente mit den entsprechenden SAP-Transaktionen, zum Beispiel in den Modulen Verkauf, Einkauf und Finanzen, ermöglicht darüber hinaus effizientere Workflows und stellt deren Nachvollziehbarkeit sicher.

Neben der sicheren und automatisierten Archivierung von Dokumenten inklusive ihrer Versionshistorie in ecoDMS bietet das Add-on die Möglichkeit, elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung direkt in SAP Business One automatisiert zu erstellen. Damit können Unternehmen, die das SAP-System und ecoDMS einsetzen, mit einer Lösung ihre Dokumentenverwaltung gestalten und E-Rechnungsprozesse etablieren.

Der Implementierungsvorgang

Das Add-on ist exklusiv bei Ingold Solutions erhältlich. Hier können Kunden die Lösung direkt oder über ihren jeweiligen SAP-Partner beziehen. Ein Wechsel des SAP-Partners ist in keinem Fall erforderlich. Das SAP-Expertenteam von Ingold übernimmt dann die Implementierung remote. Für die Dauer des Projekts benötigt es Zugriff auf ecoDMS und das SAP-System des Kunden.

Die Preisstruktur

Einmalig betragen die Installationskosten für eine Datenbank 500 Euro. Das Hosting des VPS-Servers kostet monatlich 50 Euro. Je nach Benutzeranzahl betragen die Kosten pro Benutzer als Cloud-Version zwischen 3 und 18 Euro monatlich. Im Fall einer OnPremise-Version kostet eine Add-on-Benutzerlizenz zwischen 75 Euro und 450 Euro einmalig. Wer ecoDMS neu benötigt, zahlt für mindestens drei Lizenzen 1.050 Euro einmalig und pro Lizenz 50 Euro jährlich.