Integration für Proxess DMS und Microsoft D 365 Business Central

Im Zusammenspiel mit ERP-Systemen hat sich der Anbieter von Dokumentenmanagement-Software PROXESS bislang vor allem an ABAS gehalten, wo »abas DMS« als OEM-Komponente von PROXESS stammt. Doch nun integriert sich »PROXESS DMS« auch direkt in die ERP-Lösung »Microsoft Dynamics 365 Business Central«. Diese Integration ermöglicht eine eigen entwickelte Business Central App von Proxess. Laut Hersteller werden aufgrund des neuen Moduls ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag and Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Eingangsrechnungsprozess digitalisieren

Die neue Integration soll nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente unterstützen, sondern auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abbilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch Proxess per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift Proxess auf die Business-Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand.

Ebenso erfolgt der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen über einen integrierten digitalen Proxess-Workflow, der nach den Wünschen des Anwendenden gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe lassen sich Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in Proxess archivieren. Da im Business-Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein guter Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente gegeben.

Zugriff für Nicht-ERP-Nutzer

Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den »PROXESS Web Client« möglich. Um maximale Sicherheit zu gewährleisten, greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept. Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.

Die Integration von Proxess DMS steht für »Microsoft D365 Business Central« ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit »Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management« soll ebenfalls zeitnah erhältlich sein.