Integration von Ecodms in SAP-Software

Die IT-Dienstleister WS-Informatik aus Wolfhagen bei Kassel und die Neumeier AG aus Mallersdorf, im niederbayerischen Landkreis Straubing-Bogen, haben gemeinsam das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS in die ERP-Suiten »SAP Business One« und »Systemhaus One« integriert. Damit haben sie eine Möglichkeit geschaffen, wie mittelständische Unternehmen und Systemhäuser, die die jeweilige SAP-Software einsetzen, die Arbeit in der Buchhaltung komfortabler gestalten, Prozesse verbessern und Mitarbeiter entlasten können.

Die Neumeier AG hat Expertise rund um Datev, Lexware und SAP-Software. WS-Informatik bietet im Raum Nordhessen ein breites Spektrum an Produkten und Dienstleistungen für kleine und mittelständische Unternehmen an und übernimmt auch Wartung und Betreuung der IT-Infrastruktur. Außerdem ist es »Ecodms Qualified Premium Reseller«. Ihre jeweilige Expertise haben die beiden Unternehmen nun eingebracht, um die »WS-Informatik B1 DMS-Integration für Ecodms« zu erstellen.

Belegbuchung ohne Umwege 

Sie ermöglicht als Schnittstelle zwischen SAP Business One und ecoDMS eine Belegbuchung ohne Umwege innerhalb von SAP. Den Entwicklern zufolge ist dabei der vollständige Datenabgleich zwischen der Finanzsoftware und dem Archiv sichergestellt. Eingangsbelege lassen sich papierlos erfassen, während die Ausgangsbelege automatisch in ecoDMS abgelegt werden.

Zielgruppe KMU

»Sowohl SAP Business One als auch Ecodms adressieren vor allem kleine und mittelständische Unternehmen«, erläutert Stephan Werner, Geschäftsführer von WS-Informatik. »Da wir uns als Systemhaus an diese Zielgruppen richten und seit 2017 Qualified Premium Reseller der Ecodms sind, haben wir uns dazu entschlossen, diese Schnittstelle zu entwickeln.« Durch sie ist Ecodms in alle Einkaufs- und Verkaufsbelege in SAP integriert.

Suchfunktion und Versionshistorie

Anwender von SAP Business One greifen über einen neuen Reiter auf die in Ecodms archivierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine zu. Eine Suche ist beispielsweise nach Lieferanten-, Kunden- oder Belegnummer oder Belegdatum möglich. Anhand der verfügbaren Merkmale erfolgt automatisch eine vollständige Verschlagwortung der Belege in Ecodms. Eine Versionshistorie erlaubt es, Änderungen an den Dokumenten jederzeit nachvollziehen.

Weitere DMS- und ERP-Integration für KMU

Erst kürzlich haben auch Ceyoniq Technology und HS – Hamburger Software, Anbieter von ERP-Software für KMU, eine Integration von DMS und ERP angekündigt. Die beiden Unternehmen arbeiten seit gut zehn Jahren zusammen, haben diese Kooperation nun aber auch auf die Integration des Dokumentenmanagements von Ceyoniq in die neue Rechnungseingangsverarbeitung von HS – Hamburger Software ausgedehnt. Anwender können damit laut Anbieter ebenfalls ohne die Anwendung zu verlassen »im Rahmen eines dokumentierten Prozesses Eingangsrechnungen bequem erfassen, verschlagworten, prüfen und zur Zahlung freigeben.«