IQDoQ stellt digitale Personalakte »IQAkte Personal 3.0« vor

Demnächst tagen etliche Personal-Messen. Und der DMS-/ECM-Spezialist IQDoQ nimmt dies zum Anlass, die Version 3.0 ihrer digitalen Personalakte »IQAkte Personal« vorzustellen. Demonstriert wird die Neuheit auf den Messen »Personal Swiss« (Zürich, 12.-13.04.2016: Halle 5, Stand E23), »Personal Nord« (Hamburg, 26.-27.04.2016: Halle A4, Stand E13) und »Personal Süd« (Stuttgart, 10.-11.05.2016: Halle 6, Stand J10). Mit dem Update ihrer DMS-Fachlösung schafft die Materna-Tochter eine Reihe neuer Möglichkeiten, um die Standardlösung leichter an die speziellen Wünsche und Erfordernisse im Unternehmen anzupassen.

»Für immer mehr Unternehmen zählt eine digitale Personalakte heute bereits zur Standardausstattung. Dabei erhalten zunehmend nicht nur HR und Vorgesetzte, sondern auch die Mitarbeiter selbst jederzeit Zugriff«, erläutert Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ. »Umso wichtiger wird es, die eingesetzte Standardlösung perfekt an das Unternehmen anzupassen – vom äußeren Erscheinungsbild bis zu den individuellen Arbeitsabläufen der Mitarbeiter.«

»IQAkte Personal 3.0« mit moderner Benutzeroberfläche

Genau darauf liegt der Fokus der neuen »IQAkte Personal 3.0«. So hat die Benutzeroberfläche ein leichteres, flaches Design erhalten, das sich an den aktuellen Office-Versionen von Microsoft orientiert. Dabei soll es aber trotzdem leichter an die Corporate-Identity des jeweiligen Kunden angepasst werden können.

Im gleichen Zuge haben die Akten eine übersichtliche Startseite mit frei konfigurierbaren Kacheln erhalten, auf denen je nach Aktentyp beispielsweise die letzten erstellten Dokumente, aktuelle Zertifizierungen oder alle Wiedervorlagen zum Mitarbeiter auf einen Blick dargestellt werden. Ergänzend sorgt eine neue persönliche Ablage dafür, dass nun neben Personalakten und allgemeinen HR-Dokumenten auch persönliche Arbeitsunterlagen der HR-Sachbearbeiter zentral und revisionssicher gespeichert werden können.

Personalakte mit verbesserter E-Mail-Unterstützung

Dank des erweiterten Korrespondenzmoduls erfährt der Benutzer laut Iqdoq eine nochmals verbesserte Unterstützung für den E-Mail-Verkehr. Direkt aus der Akte heraus kann er E-Mails an einen oder mehrere Mitarbeiter erstellen, und automatisch an die hinterlegten E-Mail-Adressen versenden lassen. Obendrein sei es dabei möglich, auch für die E-Mail-Korrespondenz auf alle bereits als Word-Dokumente hinterlegten Vorlagen zurückzugreifen. Damit könne ein einziger, bequem zentral gepflegter Satz an Vorlagen für alle Einsatzzwecke verwendet werden.

Auch sonst gibt es auf dem Messestand einiges zu sehen: Der Iqdoq-Partner imasol informiert über unterschiedliche Digitalisierungsstrategien zur schnellen und problemlosen Übernahme der Bestandsakten in die digitale Personalakte sowie über die HR-Poststelle, eine Full-Service-Outsourcing-Lösung für die HR-Tagespost. Als Besonderheit zeigt Imasol hier eine automatische Trennung in einzelne Dokumente und Zuordnung zu den jeweiligen Dokumentarten, die dann zur Indizierung in der Personalakte verwendet werden.

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