Kendox automatisiert Beschaffungsprozesse im Mittelstand

Kendox hat sein Portfolio um die Software »Kendox Purchase-to-Pay« ergänzt. Damit bietet der Schweizer Hersteller eine End-to-End-Lösung für digitale Beschaffungsprozesses in mittelständischen Unternehmen an. Er setzt dabei auf seinem DMS/ECM-System »Kendox InfoShare« auf. In Kombination ergibt sich ein durchgängiger Prozess, der Unternehmen bei der Digitalisierung des Einkaufsprozesses unterstützt und ihnen die automatisierte Bearbeitung relevanter Dokumente ermöglicht – wenn gewünscht sogar bis hin zur sogenannten »Dunkelbuchung«, also der vollautomatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Mittelstand nutzt Chancen der Automatisierung kaum

Anlässlich der Produktvorstellung verweist Kendox auf den »Bitkom Digital Office Index 2020«. Demnach nutzen in Deutschland nur 26 Prozent der Unternehmen die Möglichkeiten zur Automatisierung einzelner Arbeitsschritte durch die automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen. »Gerade in mittelständischen Unternehmen ist das Thema Purchase-to-Pay – ein einheitlicher, digitaler Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Buchung mit nur einer Softwarelösung – generell noch ungewöhnlich«, erklärt Jörg Schönfisch, Solution Manager bei Kendox. Ihm zufolge richtet sich Kendox mit seiner P2P-Lösung speziell an Kunden im Mittelstand, »die kein vollumfängliches Warenwirtschafts-System im Einsatz haben.«

Gerade bei ihnen schlummert im digitalisierten Beschaffungsprozess – dem sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) laut Kendox »sehr großes Potenzial, um Kosten zu senken und eine höhere Transparenz zu erreichen.« Ohne Medienbrüche werde der Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, sei es einfacher, Bestellungen zu kontrollieren und könnten Rechnungen schneller freigegeben werden. Gleichzeitig wird der Einkauf besser steuerbar, indem er zum Beispiel auf die strategischen Lieferanten beschränkt bleibt.

Kendox Purchase-to-Pay ist für den Betrieb in der Cloud konzipiert, lässt sich aber auch im eigenen Rechenzentrum betreiben. Im vergangenen Jahr hatte Kendox sein DMS auf eine Microservice-basierten Architektur und offene Schnittstellen umgestellt. Daher lässt sich die neue Lösung einfach mit bestehenden Unternehmensanwendungen wie Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen, oder branchenspezifische Lösungen integrieren.

Flexibel konfigurierbare Module und Prozess-Workflows

Die nun von Kendox vorgestellte Lösung gliedert sich in mehrere flexibel konfigurierbare Module und Prozess-Workflows. Dazu gehören die Bedarfsanforderung inklusive des Freigabeprozesses, die Bestellauslösung mit integrierter Lieferantenauswahl, die Leistungsvereinnahmung sowie die Rechnungseingangsverarbeitung. Die integrierte DM-Lösung Kendox Infoshare verwaltet und archiviert alle prozessrelevanten Dokumente. So können berechtigte Personen alle Dokumente bei Bedarf zu jeder Phase des Prozesses einsehen und bearbeiten.

Kendox Purchase-to-Pay sorgt mit einem optional vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess (BANF) zudem dafür, dass Bestellungen vor der Abgabe beim Lieferanten intern freigegeben sind. Dazu erfassen Mitarbeiter über das Modul zunächst den Bedarf. Eine vorab hinterlegte Berechtigungsmatrix gewährleistet, dass die Anforderung oder der Investitionsantrag von Verantwortlichen genehmigt sind, bevor die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. Damit ist dafür gesorgt, dass eingehende Rechnungen später automatisiert erkannt, einer Bestellung zugeordnet und verbucht werden können.

Im Modul »Leistungsvereinnahmung« bestätigt der Leistungsempfänger, den Empfang von Waren oder dass bestellte Dienstleistungen erbracht wurden – entweder vollständig oder als Teillieferung. Nur mit diesen Schritt ist in der nachgelagerten Rechnungseingangsverarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreichbar. Wenn der Empfang der Ware oder Leistung bestätigt wurde und mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt, geht die Rechnung ohne manuelle Freigabe an die Finanzbuchhaltung. Dabei extrahiert die Software die Rechnungsdaten sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene und gleicht sie anschließend mit der zugrundeliegenden Bestellung ab.

Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen

Ein Vorteil von Kendox Purchase-to-Pay ist – wie bei allen softwaregestützten Abläufen – die Strukturierung und Automatisierung mit gleichzeitig kürzeren Durchlaufzeiten. Ein zweiter Vorteil ist der Wegfall manueller Tätigkeiten. Dadurch wiederum reduzieren sich Fehlerquellen und Unklarheiten in der Zuordnung. Insgesamt steige die Effizienz des gesamten Beschaffungsprozesses deutlich, versichert Kendox.

Der Hersteller will den Nutzen aber nicht auf die Effizienzgewinne durch die Ablösung von Papierprozesse reduziert wissen. Er verweist auch auf höhere Transparenz und den besseren Überblick. Indem alle Investitionsanträge für geplante Anschaffungen und Bestellungen über ein zentrales System laufen, erhielten Firmen auch einen besseren Überblick über Liquiditätsressourcen und ausstehende Verbindlichkeiten. Und wie alle Systeme zur automatisierten Rechnungsbearbeitung hilft auch Kendox Purchase-to-Pay, Fristen zu wahren und Skonti zu sichern.