Kendox bettet sein DMS in Microsoft Teams ein

Aufgrund des Corona-bedingten Arbeitens im Home Office erfährt »Microsoft Teams« als Komplettlösung für Online-Besprechungen, Chats und den Zugriff auf Dokumente im Cloudspeicher aktuell einen enormen Zulauf. In diesem Zusammenhang hat Kendox seine cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung »Kendox InfoShare« mit zusätzlichen Funktionen für die Nutzung mit Microsoft Teams ausgestattet.

»Microsoft Teams ist aus der (virtuellen) Arbeitswelt heutzutage nicht mehr wegzudenken. Für uns als Anbieter ist es daher naheliegend, Anwendern sehr einfach und intuitiv zu bedienende Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen direkt aus Microsoft Teams heraus ein schneller Zugriff auf relevante Dokumente ermöglicht wird«, erklärt Manfred Terzer, CEO und Vorstandsvorsitzender der Kendox AG.

Die Erweiterung von MS Teams um eine Dokumentenmanagement-Lösung ist aus mehreren Gründen sinnvoll: Die Teams-Plattform bietet in der Regel nur eine vergleichsweise einfache und wenig strukturierte Dokumentenablage. Innerhalb einzelner Benutzer-Teams oder Chats, werden die Dokumente für das jeweilige Team bereitgestellt und gespeichert. Jedoch können Dokumente nicht teamübergreifend gesucht, gefunden und abgelegt werden. Bei vielen Teams oder komplexen Projekten kann dies für die Anwender schnell unübersichtlich werden.

Wechseln zwischen Anwendungen kann entfallen

Mit der Einbindung des DMS Kendox Infoshare besteht für berechtigte Nutzende direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen »InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Dazu gehören beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine und Personaldokumente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann.

Das Kendox InfoShare Archiv kann direkt aus der Cloud bezogen werden. In diesem Fall werden die Dokumente in einem Rechenzentrum in der EU oder optional in der Schweiz archiviert. Alternativ können die Kunden das Kendox Infoshare Archiv auch in einem eigenen Rechenzentrum ihrer Wahl betreiben.

Flexible Einbindung des mobilen Clients

Als Standard Front-End für Kendox Infoshare lässt sich der »Mobile Web Client« (MWC) flexibel an unterschiedlichen Stellen in Microsoft Teams einbinden. Zum einen ist eine Integration in ausgewählten »Teams« beziehungsweise »Kanälen« möglich. Hierüber haben nur die jeweiligen Team-Mitglieder Zugriff auf relevante Informationen aus dem DMS-System. Zum anderen lässt sich der MWC auch als eigenständige App innerhalb von MS Teams zur Verfügung stellen. Damit haben alle Nutzenden direkt über die Navigationsleiste von MS Teams Zugriff auf das Unternehmens-DMS.

Für die nahtlose Integration in die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams hat Kendox das User Interface des Mobile Web Client optimiert. Die Darstellung des MWC lässt sich gezielt auf einzelne Module reduzieren, so dass die im jeweiligen Kontext nicht notwendigen Bedienelemente ausgeblendet werden und der Anwender nur relevante Funktionen in der Oberfläche sieht. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Funktionen innerhalb von MS Teams auf verschiedene »Reiter« in der Teams-Oberfläche verteilt werden. Beispielsweise kann die Anzeige so konfiguriert werden, dass auf einem Reiter die Dokumenten-Suchmaske beziehungsweise die Trefferliste angezeigt wird, während über einen weiteren Reiter neue Dokumente vom Desktop hochgeladen werden können.

Mehrfache Anmeldungen nicht nötig

Ebenso kann mit dem Mobile Web Client per Single Sign-on ohne weitere Angabe von Benutzernamen und Kennwort aus Microsoft Teams heraus direkt auf den Kendox Infoshare Server zugegriffen werden. Diese Single Sign-on Anmeldung ist aufgrund des Autorisierungsstandards »OAuth« beziehungsweise »OpenID Connect« möglich, der in Kendox Infoshare durchgängig unterstützt wird. Die einmalige Authentifizierung spart Benutzern viel Zeit und macht die Arbeit effizienter und sicherer.