Klingspor baut ihre SAP-Archivierungslösung mit KGS aus

Eine Lösung, vielschichtige Einsparmöglichkeiten: Mit dem Einsatz eines Konverters, der EDI-Nachrichten in lesbarer Form archiviert, baut die Klingspor-Gruppe derzeit ihre bestehende SAP–Archivierungslösung von KGS Software aus. Für das Archivsystem »KGS ContentServer4Storage« hatte sich der weltweit führende Hersteller hochwertiger Produkte für die Bearbeitung von Oberflächen und das Trennen von Werkstoffen bereits früher entschieden, um für neue SAP-Arbeitsplätze nicht permanent neue Extra-Archivlizenzen hinzukaufen zu müssen. Bei KGS habe Klingspor jetzt ein klareres Lizenzmodell gefunden, mit dem das Unternehmen viel Geld spare, welches mit dem bisherigen Dokumentenmanagement-System (DMS) für zusätzliche Archiv-Lizenzen hätte aufgebracht werden müssen.

An der KGS-Lösung beeindruckte die IT-Abteilung von Klingspor außerdem, dass sie sehr schlank ist und technisch bedingt keine Datenbank mehr benötigt. Das spare noch einmal Kosten, denn Klingspor konnte so auch seine bisherige SQL-Datenbank für das Archiv abschalten.

Dokumente im Archiv werden über »iCAS« von iTernity vor Manipulationen geschützt

Mehrere Millionen Dokumente (rund 1 TByte) wurden über die Migrationssoftware KGS Migration4ArchiveLink vom Altarchiv übertragen. Gespeichert werden die Dokumente direkt im Filesystem. Dabei werden die Dokumente über »iCAS« von iTernity vor Manipulationen und ungewolltem Löschen geschützt und auf ihre Integrität hin geprüft.

Eine wesentliche Funktion des Altsystems – die Einrichtung verschiedener Sichten auf Dokumente – musste die neue Archivlösung mitbringen. KGS erfüllte dieses Kriterium mit seinem Produkt »KGS Zadoc«. KGS bot diese Aktenfunktionalität zum Festpreis an und setzte sie entsprechend um. Der Aktenmanager Zadoc wird über eine separate Transaktion von KGS aufgerufen und ermöglicht den SAP-Anwendern nun die Verwaltung aus- und eingehender Belege zu allen SAP-Modulen.

»KGS Zadoc« ermöglicht verschiedene Sichten auf Belegarten

Mit Zadoc können laut KGS verschiedene Sichten auf Belegarten erstellt werden. Man öffnet beispielsweise einen Kundenauftrag in der SAP-SD-Auftragsmappe, und sieht alle Dokumente zum Kunden – also Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege usw. Mit der SAP-Standardfunktionalität sei dies so nicht möglich.

Gesteuert werde der Aktenzugriff über ein Berechtigungskonzept, das vorschreibt, wer welche Sichten sehen darf. KGS stellte Klingspor außerdem einen User-Exit für SAP zur Verfügung, der die Klingspor-eigenen Berechtigungsobjekte integriert.

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