Kommentar zur Faxnutzung von Hyland

Beitrag von Hyland-Chef Heinz Wietfeld

Das erste Telefax wurde 1865 eingerichtet. Seither hält sich die Technologie erstaunlich wacker – vor allem in deutschen Amtsstuben. Während die jüngeren unter uns oftmals noch nie ein Fax bedient haben, ist das Fax in drei von vier Unternehmen noch immer das Kommunikationsmittel der Wahl. Das ergab eine aktuelle Studie des Bitkom. Und obwohl die Faxnutzung langsam zurückgeht, vollzieht sich dieser Wandel extrem langsam.

In Zeiten, in denen Kommunikation nicht nur über E-Mail, sondern viele unterschiedliche komfortable und sichere digitale Kanäle möglich ist, überrascht es, dass Unternehmen weiterhin am ‚guten‘, alten Faxgerät festhalten. Gleichzeitig sehen wir in unserer täglichen Praxis immer wieder den Fall, dass Unternehmen nicht ganz freiwillig an Fax und papiergebundener Kommunikation festhalten. Insbesondere der Schriftverkehr und Austausch mit Behörden funktioniert heute leider in vielen Fällen noch immer ausschließlich postalisch oder eben per Fax. Diese Beobachtung deckt sich auch mit den Bitkom-Studienergebnissen: 56 Prozent der Unternehmen, die noch faxen, gaben an, dass dies in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich sei. Wir sehen also, dass es noch weiteren Digitalisierungsbedarf gibt und dass das Onlinezugangsgesetz (OZG) sein Ziel noch lange nicht erreicht hat. Das ist bedauerlich – nicht nur für die Unternehmen, sondern auch für die Behörden, die durch die Digitalisierung deutliche Produktivitätsgewinne erzielen und den Mitarbeitenden – mithilfe eines entsprechenden Change Managements – ihren Arbeitsalltag erleichtern könnten. Von schnelleren und digitalen Verwaltungsprozessen würden dann wiederum langfristig alle profitieren: Verwaltungen, Unternehmen und die Wirtschaft genau wie Bürgerinnen und Bürger.

Haben wir schon immer so gemacht

Während das Fax für manche digitale Unternehmen wie ein Relikt aus dem letzten Jahrtausend wirkt, ist es andernorts noch Alltagsrealität. Hier heißt allzu oft das Motto: »Das haben wir schon immer so gemacht«. So faxen 35 Prozent, weil sie gut funktionierende und etablierte Faxprozesse haben, 27 Prozent aus Gewohnheit beziehungsweise weil sie einen Zustellungsnachweis benötigen. 43 Prozent faxen, weil sie es für sicherer halten als den Postweg, 7 Prozent weil sie es für sicherer halten als digitale Kommunikation und bei 6 Prozent dient das Fax als Backup, wenn digitale Systeme ausfallen.

Sichere digitale Kommunikations- und Dokumentenprozesse

Die Gründe für das Festhalten am Fax sind also vielfältig, können jedoch vor allem zwei Kategorien zugeordnet werden: Zum einen sind sie begründet in dem Mindset »Never change a running system«. Dabei wird jedoch vergessen, dass sich die Welt um uns herum in ständigem Wandel befindet und wir uns mit dieser weiterentwickeln müssen. Veränderung bringt viele neue Chancen und es braucht den kollektiven, aber auch politischen Mut, diese zu ergreifen. Zum anderen ist die Digitalisierungsdebatte noch immer sicherheitsgetrieben, oder genauer formuliert, getrieben von der Angst vor mangelnder Sicherheit und einer ausgeprägten Skepsis gegenüber digitalen Optionen. Dabei bieten moderne Kommunikations- und intelligente Content-Lösungen vielfältige Möglichkeiten, Dokumente aller Art sicher auszutauschen, zu bearbeiten, zu verwalten und zu speichern. Verschlüsselungen, EDI-Standards, aber auch digitale Signaturen ermöglichen rechtssichere Zustellnachweise. Life Cycle Management-Lösungen ermöglichen die Verwaltung von Kommunikation und Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erfassung, Archivierung, Erstellung von Backups bis hin zur fristgerechten Löschung.

Adieu Fax, hallo digital!

Es wird also deutlich: Faxgeräte sind nicht mehr zeitgemäß und zudem ineffizient, da manuelle Prozesse wie das Drucken, Einlegen und Senden von Dokumenten viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem verursachen sie hohe Kosten, da insbesondere bei ausgedruckten Dokumenten laufende Ausgaben für Papier, Tinte und Wartung anfallen, was auch unter Nachhaltigkeitsaspekten kritisch zu bewerten ist. Zudem ist die Sicherheit nicht so hoch, wie häufig angenommen. Faxe können leicht in die falschen Hände geraten, insbesondere wenn Geräte von mehreren Personen oder Abteilungen genutzt werden. Ihre Funktionalität ist also begrenzt und bietet nur über Umwege digitale Bearbeitungsoptionen.

Die Digitalisierung von Kommunikations- und Dokumentenprozessen hingegen bietet zahlreiche Vorteile. Sie erhöht die Effizienz durch schnelle, einfache und papierlose Übertragung von Informationen und spart so Zeit und Kosten. Digitale Systeme bieten höchste Sicherheitsstandards durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Zudem steigt die Flexibilität, da Dokumente jederzeit und überall abgerufen und bearbeitet werden können, was Remote-Work ermöglicht und die Voraussetzung für eine moderne Arbeitswelt schafft, in der nicht zuletzt die jüngeren Generationen höchste Anforderungen stellen und mit neuester Technologie arbeiten wollen. Die Absage an das Fax ist also auch ein »Hallo« in Richtung qualifizierter und innovativer neuer Mitarbeitender.

Mehr Mut zum Wandel

Das Fax ist wie der Aktenordner ein traditionelles Symbol für »Büroarbeit«. Doch genau diese befindet sich im Wandel, nicht zuletzt durch ganz neue Technologien, wie KI, die ihren Siegeszug gerade erst antreten. Umso wichtiger ist es, dass die digitalen Voraussetzungen geschaffen werden, um mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten und sie selbst als Innovatoren voranzutreiben. Es braucht mehr Mut zur Veränderung, zum Lernen neuer Fähigkeiten und positive Vorbilder, die für Digitalisierung begeistern und zeigen, welche Potenziale im digitalen Wandel stecken.