Kroll Ontrack erweitert E-Discovery-Services um Document-Review

Der Datenrettungs- und E-Discovery-Spezialist Kroll Ontrack erweitert seine E-Discovery-Dienste in Deutschland um »ediscovery.com Review«, ein neues Werkzeug für Document-Review. Es ermöglicht Unternehmen und Anwaltskanzleien, bei einer E-Discovery alle Arbeitsschritte auf nur einer Plattform durchzuführen: angefangen bei der Dokumentensichtung, über die -analyse und -aufbereitung bis hin zur Dokumentenerstellung. Die Daten sind nach Angaben des Anbieters zu jeder Zeit im Hochsicherheits-Rechenzentrum von Kroll Ontrack in Frankfurt gehostet, die Nutzer greifen über eine gesicherte Verbindung auf die Dokumente zu.

Mit 15.000 Nutzern und mehr als 2.000 Projekten in den USA und in Großbritannien biete das neue Tool leistungsstarke Funktionen, durch welche das zu sichtende Datenvolumen und die Kosten für das Document-Review erheblich reduziert werden können. Für seine selbst entwickelten Technologien »Nearline-Storage« und »Predictive Coding«, die beide automatisch in ediscovery.com Review integriert sind, habe Kroll Ontrack besondere Auszeichnungen erhalten.

E-Discovery-Fälle verzeichnen rasant steigende Datenvolumen

»Mit der neuen Lösung reagieren wir auf die Bedürfnisse des deutschen Marktes. Für unsere Kunden ist es angesichts der rasant steigenden Datenvolumen wichtig, sich schnell Einblick in die aktuellen Rechtsangelegenheiten verschaffen zu können«, erklärt Tim Phillips, Managing Director von Kroll Ontrack International Legal Technologies. »Dabei möchten sie sich eine hohe Flexibilität auch bei sich verändernden Anforderungen bewahren und stets eine umfassende Kontrolle über die Kosten haben.«

»Wir beobachten auf dem deutschen Markt eine steigende Nachfrage nach unseren E-Discovery-Technologien und -Dienstleistungen«, erläutert Helmut Sauro, Senior Consultant bei Kroll Ontrack in Deutschland. »ediscovery.com Review erleichtert den Prozess der Dokumentensichtung enorm, da es Unternehmen und Anwaltskanzleien hilft, das Document-Review in einem angemessenen Zeit- und Budgetrahmen auf nur einer Plattform durchzuführen.

»ediscovery.com Review«: viele Funktionen in einer Plattform

Der ganzheitliche Ansatz der neuen Lösung integriert laut Kroll Ontrack alle grundlegenden Funktionen in eine einzige Plattform: Early-Data-Assessment, Workflow, Priorisierung, Predictive-Coding, Suche, Near-Deduplication und Konzeptüberprüfung. Das Tool bietet zahlreiche Neuerungen, darunter:
► Einschränkung des zu sichtenden Datenvolumens: Je weniger Daten im Rahmen des Reviews geprüft werden müssen, desto weniger Zeit benötigen die Reviewer. Daher erlaubt es ediscovery.com Review den Prüfern mittels Deduplizierung und Near-Deduplication die Anzahl der zu sichtenden Dokumente erheblich einzuschränken.
► Die Nearline-Technologie von Kroll Ontrack hilft dabei, unkritische Daten ganz einfach zu ermitteln, »zur Seite zu legen« (= Nearline) und später wie beim On-demand-Verfahren jederzeit wieder abzurufen. Dies erfolgt dabei ohne Wiederaufbereitung oder Beeinträchtigung der Arbeitsergebnisse. Da Nearline-Storage 50 Prozent kostengünstiger als aktiver Speicher ist, können Unternehmen ihre Datenvolumina und E-Discovery-Kosten signifikant senken und erhalten gleichzeitig effizienteren Zugang zu wichtigen Dokumenten.
► Predictive-Coding: Diese Technologie beinhaltet neben der klassischen intelligenten Kodierung auch die intelligente Priorisierung, die anhand der von den Reviewern getroffenen Entscheidungen die übrigen, noch nicht geprüften Dokumente untersucht und die Dokumente, die wahrscheinlich relevant sind, in der Prüf-Reihenfolge nach vorn schiebt. Das System führt diese Überprüfung permanent durch und lernt so mehr und mehr, welche Dokumente wahrscheinlich relevant sind. So kann sich das Review-Team auf die wahrscheinlich relevanten Daten zuerst konzentrieren – und »rauchende Colts« können viel früher entdeckt werden. Die intelligente Priorisierung spart somit nicht nur Zeit und Geld, sondern kann in Kronzeugen-Verfahren über das Wohl und Wehe des Falls entscheiden.
► Reporting und Analyse: ediscovery.com Review bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Analyse- und Reportingtools. Damit können unter anderem Kommunikationslinien umfassend aufgezeigt werden, es erfolgt eine vollständige Analyse der E-Mail-Korrespondenz – und sogar Social-Media-Chats können untersucht werden. Die umfangreichen Reportingfunktionen sollen es sowohl Kunden als auch Review-Teams ermöglichen, genau zu sehen, wieviel Zeit noch veranschlagt werden muss, ob der vorgegebene Zeitplan eingehalten werden kann und ob der gesamte Review-Prozess noch im Budgetrahmen liegt.

Deutsche E-Discovery-Fälle bleiben in deutschem Rechenzentrum

Der Einsatz von ediscovery.com Review folgt auf die jüngste Einführung der Document-Review-Services von Kroll Ontrack und die Eröffnung seines Rechenzentrums in Frankfurt. Die Datenschutzanforderungen in Deutschland sehen vor, dass Daten im Rahmen von E-Discovery-Projekten lokal verarbeitet werden müssen.

Mit dem Dokumentenprüfdienst können Anwaltskanzleien und Unternehmen laut Kroll Ontrack ihre Prozesse kosteneffizienter abwickeln, da sie an Kroll Ontrack ausgelagert werden. ediscovery.com Review wurde kürzlich von den Fachzeitschriften »The Legal Intelligencer« und »The National Law Journal« für seine Leistungen beim Predictive-Coding anerkannt. Kroll Ontrack betreibt Rechenzentren in Deutschland, Großbritannien, Japan und Frankreich. Im Auftrag von Kunden werden mehr als 20 PByte Datenvolumen verwaltet.

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