M-Files Report zum Umgang mit Informationen und Dokumenten

Eine Befragung von mehr als 1.500 Mitarbeitern in zehn Ländern von M-Files ergab, dass acht von zehn Mitarbeiter bestehende Dokumente erneut erstellen, weil sie sie nicht wiederfinden, und 96 Prozent der Nutzer Schwierigkeiten haben, die neueste Version von Dokumenten zu erkennen. Laut dem von M-Files herausgegebenen »2019 Intelligent Information Management Benchmark Report (IIM-Benchmark-Report)«, kämpfen Unternehmen und Anwender noch immer mit den Grundlagen im Umgang mit Dokumenten oder Dateien.

Im Auftrag von M-Files führte das unabhängige Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne die Umfrage 2018 in den Ländern Australien, Österreich, Finnland, Frankreich, Deutschland, Neuseeland, Schweden, Schweiz, Großbritannien und den USA durch. Dieser zufolge findet knapp die Hälfte der Befragten (45 Prozent) die Suche nach Dokumenten und Informationen mühsam und zeitaufwendig. Dabei bilden Österreich und die Schweiz die Schlusslichter unter allen Ländern in der Umfrage (Deutschland 40 Prozent, Österreich 54 Prozent, Schweiz 57Prozent). 82 Prozent der Befragten weltweit (Deutschland 75 Prozent, Österreich 72 Prozent, Schweiz 84 Prozent) sind überzeugt davon, dass ihre Produktivität durch unzureichende Unterstützung des Informationsmanagements beeinträchtig ist.

Schlechtes Dokumentenmanagement hat negative Auswirkungen

Laut M-Files macht der Bericht die anhaltende Frustration der Mitarbeiter beim Umgang mit Informationen deutlich. Unternehmen sollten bessere, intuitivere Wege zur Verwaltung von Dokumenten beschreiten. Werde dieser Zustand nicht behoben, können die Auswirkungen durchaus dramatisch sein: Die Produktivität sinkt und frustrierte Mitarbeiter verlassen unter Umständen das Unternehmen – beides Auswirkungen, die mit Blick auf den Fachkräftemangel nicht hinnehmbar sind. Zudem ist mit diesem Status quo im Informationsmanagement die verlässliche Einhaltung von Compliance- und Datenschutzauflagen wie beispielsweise der EU-DSGVO kaum effizient möglich.

Der IIM-Benchmark-Report veranschaulicht zudem, dass die Herausforderungen und der Grad der Technologienutzung in den verschiedenen geografischen Regionen sehr unterschiedlich sind: Die Nutzung von Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) ist weltweit mit durchschnittlich 24 Prozent nach wie vor gering. Dabei sind die Schweiz (33 Prozent) und Finnland (32 Prozent) führend, während Österreich (22 Prozent) und Deutschland (21 Prozent) die Schlusslichter bilden.

DACH-Unternehmen sollten Dokumentenmanagement verbessern

»Die Studienergebnisse zeigen deutlich, dass sich das Informationsmanagement auch in den Unternehmen des deutschsprachigen Marktes ändern muss. Bedingt durch das exponentielle Wachstum der Informationen im heutigen Geschäftsumfeld gelingt es vielen Unternehmen nicht, ihren Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen. Die Produktivität leidet und die Mitarbeiter sind zunehmend frustriert«, meint Dirk Treue, Channel Marketing Manager bei M-Files. »Um dem entgegenzutreten, müssen Unternehmen moderne, intelligente Lösungen zum Informationsmanagement einsetzen, die die Art und Weise, wie sie Informationen verwalten und verarbeiten, drastisch verändern. Dann können sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen«.

Bei der Befragung wurden spezifische Fragen in vier Hauptbereichen gestellt: Allgemeine Nutzererfahrung im Management von Dokumenten, Dokumentenmanagement unterwegs mit mobilen Geräten, Informationssilos – unterschiedliche Datenquellen und Ablagen und Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI). Den 27seitigen englischen IIM-Benchmark-Report können sich Interessierte hier anfordern.