M-Files und Kendox mit weiteren elektronischen Signaturen

Aus DMS elektronisch signieren

Viele Anbieter von Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Lösungen (DMS und ECM) wie Kendox und M-Files erweitern aktuell die Möglichkeiten E-Signaturen in ihre Lösungen zu integrieren. So lassen sich viele dokumentenbezogene Prozesse rein elektronisch abbilden, da händische Unterschriften auf Papier entfallen können. »Elektronische Signaturprozesse haben ihren Ursprung oft im DMS, da dort in der Regel das zu signierende Dokument im Verbund mit einem Workflow liegt. Deswegen ist es eine logische Schlussfolgerung, die beiden Systeme miteinander zu verbinden«, erklärt Didier Hunn, Vertriebsleiter Schweiz der Kendox AG. Ergänzend meint Chris Whitcomb, Director, Worldwide Go-to-Market Partnerships von Adobe: »Mit der Möglichkeit, wichtige Dokumente schnell, einfach und sicher unterzeichnen zu können, werden Unternehmen in die Lage versetzt, vollständig digitale, kosteneffiziente Arbeitsabläufe zu erstellen, die die Produktivität steigern und zeitraubende Verwaltungsaufgaben reduzieren.«

M-Files integriert Adobe Sign

Um das elektronische Signieren zu vereinfachen, ist nun »Adobe Sign« aus der Adobe Document Cloud direkt im ECM-System M-Files verfügbar. Die verbesserte Integration von Adobe in die metadatengesteuerte Plattform zum Dokumentenmanagement steht ab sofort unter dem Namen »M-Files for Adobe Acrobat Sign« im Solution Catalog bereit. Ohne einen separaten Servicevertrag und Deployment durch Adobe können M-Files-Kunden vollständig automatisiert Signaturen nutzen. Das neue E-Signatur-Paket von M-Files für Adobe Acrobat Sign nutzt die Webhook-Technologie für Echtzeit-Updates von Signaturprozessen zwischen M-Files und Adobe.

»Die Möglichkeit für rechtsverbindliche elektronische Signaturen ist kein Luxus mehr, sondern eine Grundvoraussetzung in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt«, so Mika Turunen, Senior Vice President Product and Engineering bei M-Files. »Unternehmen müssen unabhängig vom Aufenthaltsort ihrer Mitarbeitenden und dem Ort, an dem sich ihre Daten befinden, effizient arbeiten können. Die Möglichkeit, Transaktionen remote in Echtzeit abzuschließen, ist wichtiger denn je.«

Einfacheres ortsunabhängiges Arbeiten

Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Professional Services, Beratung und Engineering, verlangen nach schnelleren und effizienteren Prozessen, ohne dabei Abstriche bei der Compliance zu machen. Mit der verbesserten Integration M-Files for Adobe Acrobat Sign können Kunden von M-Files die Prozesse zur Vertragsunterzeichnung beschleunigen und erhalten eine effiziente und rechtlich sichere Möglichkeit, direkt in der M-Files-Plattform die Zustimmung oder Genehmigung für elektronische Dokumente und Formulare einzuholen.

Mit dem E-Signatur-Paket von M-Files for Adobe Acrobat Sign können Benutzerinnen und Benutzer E-Signaturen aus jedem M-Files-Workflow heraus anfordern, einschließlich der mobilen M-Files Apps und über Integrationen mit beliebten Anwendungen wie Microsoft Teams, Salesforce und Google Workspace.

Kendox integriert verschiedene E-Signaturen per Web API

Der Schweizer ECM-Anbieter Kendox ermöglicht ebenfalls weitere Lösungen für das digitale Signieren von Dokumenten im Dokumentenmanagement-System »Kendox InfoShare«. Mit der Cloud Software Architektur von Kendox InfoShare können Signaturlösungen über eine Web API integriert werden. Damit eröffnet Kendox Möglichkeiten zur Automatisierung komplexer Unterschriftsprozesse mit internen und externen Vertragsparteien, auch im internationalen Geschäftsumfeld.

Erst kürzlich hatte der Anbieter von Cloud Services für ECM/DMS-Digitalisierungslösungen die Integration des Schweizer Signaturdienstes »actaSIGN« in Kendox Infoshare bekannt gegeben. Nun können Anwenderunternehmen zusätzlich auch von Integrationen mit international führenden Signatur-Diensten, wie Acrobat Sign, »DocuSign« und »Skribble« profitieren. Diese Integrationslösungen stehen auch für On-prem Anwendende von Infoshare zur Verfügung.

»Die Offenheit unseres Systems lässt die Möglichkeit zu, nahezu alle digitalen Signaturlösungen einzubinden, die über moderne Integrationsmöglichkeiten verfügen. Dadurch können DMS-Nutzer von nahtlosen und automatisierten Prozessen für das digitale Unterschreiben von geschäftskritischen Dokumenten, wie zum Beispiel von Verträgen, profitieren«, berichtet Hunn.

Workflow mit integrierter E-Signaturlösung

Digitale Signaturprozesse sparen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern bieten auch eine gute Übersicht, ob und wann die Vertragsparteien das Dokument unterzeichnen, in welchem Stadium sich der Prozess befindet und wann sie das Dokument wieder zurücksenden. Beispielsweise erhalten alle Vertragsparteien per E-Mail einen Workflow-Task, Dokumente mit der vorgeschlagenen Signaturlösung zu signieren. Der Workflow steuert dabei den Ablauf und die Überwachung des Prozesses. Die Fristenkontrolle und die automatisierten Erinnerungen/Benachrichtigungen stützen den Prozess zusätzlich. Dank der Integration müssen die Dokumente nicht mehr manuell in die digitale Ablage zurückgeführt werden. Alle Versionen werden automatisch und nahtlos von einem DMS wie Infoshare nachgeführt. Die Prozesshistorie wird protokolliert und ist jederzeit einsehbar. Zudem entsprechen die Signaturen den Kriterien für qualifizierte digitale Signaturen (QES) nach den Signaturnormen ZertES oder eIDAS.