Maschinenbauer bekommt einheitliches SAP Dokumentenmanagement

Die Otto Bihler Maschinenfabrik entwickelt seit über 70 Jahren Maschinen für Stanzbiege-, Schweiß- und Montagetechnik. Das Unternehmen beschäftigt an zwei Standorten im Allgäu über 850 Personen und beliefert Kunden weltweit. Im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie will es eine unternehmensweit konsistente Systemarchitektur schaffen. Ein Meilenstein war 2019 die Einführung von SAP S4/HANA.

»Dokumente haben wir zur Verschlankung zunächst bewusst außen vorgelassen – wohlwissend, dass hier auch eine komplexe Aufgabe auf uns zukommt«, berichtet Alexandra Blümle, Abteilungsleiterin Digitalisierungsprojekte bei Bihler. »Wir wollten die Dokumente mit SAP-Objekten verknüpfen und damit auch einer doppelten Datenhaltung vorbeugen.«

Anforderungen an das DMS

In einer konfigurierbaren Suche sollten zudem sowohl Business- als auch Fertigungsdokumente in einem System transparent und abteilungsübergreifend auffindbar sein. Zudem war die Massenanlage von Dokumenten mit entsprechender Verschlagwortung eine Anforderung. Sie ist etwa beim Speichern von Dokumenten aus der Produktion relevant. Der SAP-Standard fordert hier jedoch die Beschreibung jeder einzelnen Datei. Außerdem sollte eine Versionierung möglich sein.

Schematische Darstellung des bei der Otto Bihler Maschinenfabrik eingeführten SAP Dokumentenmanagements. (Grafik: smart-plm Aigner)

Ablage auf dem SAP Content Server

Als Sondermaschinenbauer hat Bihler zwei Konstruktionsabteilungen für Maschinen und Werkzeuge, die mit CAD-Software arbeiten. Um sie mit SAP zu verknüpfen, nutzt Bihler die SAP-Add-ons »Engineering Control Center« (ECTR)  und »Factory Control Center« (FCTR). Beide sind ins ERP integriert und werden als Dokumenteninfosätze auf dem SAP Content Server abgelegt. Die Ablage als Dokumenteninfosätze wird nun unternehmensweit die zentrale Ablageart.

Auf der Suche nach einem SAP-Dokumentenmanagement kam Bihler mit smart-plm Aigner ins Gespräch und entschied sich für »smart-plm [documents]«. »Ausschlaggebend waren für uns die Integration und Datendurchgängigkeit im SAP und die zielorientierte Arbeit mit Dokumenteninfosätzen. Außerdem überzeugten uns die Offenheit und der Wille, weitere individuelle Anforderungen umzusetzen«, erinnert sich Blümle.

Die Einführung von smart-plm [documents]

Vor der Einführung galt es, die im Haus verwendeten Dokumentarten zu identifizieren. Das waren 400, die sich in 49 Cluster gruppieren ließen. Sie wurden unter anderem in kaufmännische und technische Dokumente unterteilt. Gleichzeitig wurde ein Berechtigungskonzept erarbeitet, das über die Dokumentenart gesteuert wird.

Die Einführung von smart-plm [documents] erfolgte etappenweise von April bis Juli 2023. Sie wurde von smart-plm Aigner mit entsprechenden Programmen unterstützt.

Für den Einführungsprozess teilte Bihler die Nutzer entlang der Prozesskette in vier Gruppen auf. So war in überschaubarem Rahmen nachvollziehbar, welche Bereiche integriert wurden. »Um die Kollegen intensiv bei der Einführung zu unterstützen, hatten wir ein Keyuser-Konzept mit Kernteam aufgebaut«, sagt Blümle. »Das war auch deswegen sinnvoll, weil die Umstellung in einigen Abteilungen mit einem Wechsel der Arbeitsweise, wie ein Dokument angelegt werden muss, einherging.«

Nutzung von  smart-plm [documents] bei Bihler

Inzwischen nutzen etwa 800 Kollegen bei Bihler smart-plm [documents]. Das Tool kann kontextbezogen in beliebige Belege integriert werden. Dabei dockt smart-plm [documents] direkt an die Konstruktionsabteilung bei Bihler an: »ECTR legt Engineering-Dokumente in der gleichen Form ab, wie smart-plm [documents]. Da können wir aufsatteln und diese auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich machen«, erklärt Christian Fürstinger, Senior SAP-Berater bei smart-plm Aigner.

Dadurch sparen sich anderen Abteilungen die Anschaffung einer ECTR-Lizenz. Zudem bildet das Tool Master-/Non-Masterbeziehungen ab, indem etwa ein 3D-Modell mit den zugehörigen 2D-Zeichnungen verknüpft wird. »Das SAP Dokumentenmanagement legt alle Dokumente mit Bezug zu den korrespondierenden SAP-Belegen ab: Kaufmännische Einkaufsdokumente werden so mit entsprechenden technischen Dokumenten zur Maschine und gemeinsam mit der Bestellung gespeichert«, erläutert Fürstinger, Verkaufsdokumente seien so auch mit Projekt, Kundenauftrag und Lieferung verknüpft oder Projektübersicht, Projektplan und Protokolle mit den zugehörigen Fotos.

Für Bihler sind im Rahmen des SAP Dokumentenmanagements besonders die Maschinennummer und die Projektnummer wichtig: Daraus  geht hervor, welches Dokument zu welcher Maschine und zu welchem Kunden gehört. Bei Laufzeiten der Bihler-Maschinen von bis zu 40 Jahren kommt da einiges zusammen.

Damit alle zusammengehörigen Dateien auf einen Blick auffindbar sind, können sie in einer Dokumentenakte abgelegt werden. So ist es mit wenigen Klicks möglich, sich für die Wartung auch älterer im Einsatz befindlicher Maschinen einen schnellen Überblick mit allen dazugehörigen Dokumenten zu verschaffen. Über eine Abo- und Wiedervorlagefunktion erfolgt bei Änderung an einem Dokument eine Benachrichtigung und können Fristen überwacht werden. Auch eine Dubletten-Erkennung bringt das DMS mit.

Nicht zuletzt hilft das DMS Bihler bei der Einhaltung von Lieferfristen, weil Bearbeitungszeiten verkürzt und Wege reduziert werden. »Den Suchaufwand in verschiedenen Systemen konnten wir mit smart-plm [documents] deutlich reduzieren«, berichtet Blümle. »Gleichzeitig hat sich auch unser interner Wartungsaufwand verringert, denn wir müssen uns nur noch um ein unternehmensweites Kernsystem kümmern«.

Mit der Einführung des DMS setzte das Familienunternehmen seinen Digitalisierungskurs fort – weg von den Insellösungen, hin zum Kernsystem, über das alle Unternehmensbereiche für effizientere Prozesse verbunden werden. Aktuell läuft noch die Übernahme der Altdate. Aber  Blümle hat schon den nächsten Meilenstein der Digitalisierungsstrategie im Blick:  Unter anderem aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Personalabteilung noch nicht auf SAP umgestellt. Hier visiert sie bereits die digitale Personalakte an.