Mentana-Claimsoft verstärkt Beratung rund ums Scannen

Der Wirbel rund um den kürzlich aufgedeckten Scan-Fehler bei diversen Xerox-Scannern sowie die anschließende Aktualisierung der technische Richtlinie TR-»ResiScan« durch das BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik veranlasst nun FP Mentana-Claimsoft, ihre Beratungsleistungen rund um das ersetzende Scannen und die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente zu verstärken. Außerdem registriert das Unternehmen – ein Tochterunternehmen von Francotyp-Postalia Holding (FP) – einen wachsenden Bedarf seitens Wirtschaft und Verwaltung nach praktikablen und rechtssicheren Lösungen zur Dokumentenverwahrung.

Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten müssen Unternehmen und Behörden viele Unterlagen teils jahrzehntelang aufbewahren. Die Folge: Ihre Archive kommen an ihre Kapazitätsgrenzen, die Unterhaltung ist ausgesprochen kostenintensiv und bindet zudem wertvolle Ressourcen. Deshalb entscheiden sich immer mehr Organisationen dafür, ihre Dokumente zu digitalisieren und die Originale zu vernichten.

Xerox-Scanner-Fall zieht langsam Kreise

Dabei passieren allerdings oft entscheidende Fehler: Wer seine Unterlagen einfach einscannt und zum Beispiel als normales PDF ablegt, läuft aufgrund des Xerox-Scanner-Falls Gefahr, dass das digitale Dokument im Fall eines Verfahrens vor Gericht nicht als Beweismittel anerkannt wird.

»FP Mentana-Claimsoft unterstützt ihre Kunden darin, Prozesse aufzusetzen, mit denen sie Dokumente ersetzend scannen und elektronisch langzeitarchivieren können, ohne dabei den Beweiswert der Unterlagen einzubüßen. Für die Kunden ergeben sich dadurch hohe Zeit- und Kosteneinsparungen«, erklärt FP-Vorstandssprecher Hans Szymanski. »Entscheidend ist dabei eine ordentliche Verfahrensdokumentation, sprich dass dieser Prozess von A bis Z transparent, nachvollziehbar und sauber dokumentiert ist. Gleichzeitig müssen wir sicher ausschließen, dass die Dokumente vor, während oder nach dem Scannen manipuliert oder verändert werden.«

Workshops rund um TR-ResiScan und TR-ESOR des BSI

Deswegen bietet FP Mentana-Claimsoft mit Hauptsitz in Bad Salzdetfurth und Fürstenwalde zum Beispiel Workshops an, die sich mit den technischen Richtlinien TR-ResiScan und TR-ESOR des BSI beschäftigen. Die beiden BSI-Richtlinien geben Unternehmen und Behörden wichtige Leitplanken zum ersetzenden Scannen und beweiswerterhaltenden Archivieren vor. Darüber hinaus will FP Mentana-Claimsoft ihre Kunden von der detaillierten Schutzbedarfsanalyse bis hin zur korrekten Verfahrensdokumentation unterstützen und begleiten.

Mitarbeiter von FP Mentana-Claimsoft erhielten zudem kürzlich die Zertifizierungen »VOI Certified Expert« und »VOI Certified Trainer« in Sachen »Input/Output & Archive Security« von VOI Service. Auf Basis dieser Zertifikate können sie als Auditoren für den VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. tätig werden und in dieser Funktion überprüfen, ob ein Unternehmen oder eine Behörde gewisse technische Standards oder gesetzliche Vorgaben einhalten.

Am Mittwoch, 06. Mai 2015, veranstaltet Mentana-Claimsoft in Kassel die Konferenz »mc sec 2015«. Thema ist der sichere Umgang mit digitalen Dokumenten.

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