Mit Caya Prozesse in der Immobilienverwaltung automatisieren

Mit »Caya Document Cockpit« stellte das Berliner Unternehmen Caya vor kurzem ein Dokumentenmanagement-System als eigenständige Lösung vor. Der weitere Geschäftszweig Postdigitalisierung ist der Bereich aus dem das Start-up ursprünglich kommt. Caya zeigt nun auf, wie mit Caya Document Cockpit speziell Immobilien- und Hausverwaltungen ihre Prozesse digitalisieren und optimieren können. Dazu stellt die Dokumentenmanagement-Lösung Funktionen zur Verfügung, die für automatisierte Prozesse, sicheres Rollenmanagement und digitales Teamwork erforderlich sind.

Schnittstellen zu Hausverwaltungs-Anwendungen

Zudem gibt es Schnittstellen zu mehr als 130 Anwendungen, in welche die digitalen Dokumente weitergeleitet werden können. Hierzu gehören »Casavi« – das Serviceportal für Immobilien –, die Software für digitale Immobilienverwaltung »Immocloud« sowie führende Buchhaltungs-, Personal- und Projektmanagement-Lösungen. »Fünf Jahre nach der Gründung ist Caya weit mehr als ein Postdigitalisierer, nämlich die zentrale Dokumenten-Suite für kleine und mittelständische Unternehmen. Caya bietet Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand«, sagt Alexander Schneekloth, Geschäftsführer von Caya.

Caya Document Cockpit ermöglicht einen zentralen Überblick über alle in der Immobilien- oder Hausverwaltung eingehenden Dokumente, die mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und im digitalen Posteingang übersichtlich zusammengestellt werden. Aus dem Cockpit heraus lassen sich diese Dokumente dann verwalten und bearbeiten.

Digitalisierte Vorgänge im Immobiliensektor

Mittels Workflow-Automatisierung können Nutzende beispielsweise Regeln definieren, anhand derer eingehende Rechnungen oder Mieterschreiben automatisch erkannt und direkt in Casavi oder Immocloud importiert werden. Zudem stellt die Lösung unter anderem Funktionen zum Unterschreiben von Verträgen oder zum Auslösen von SEPA-Zahlungen zur Verfügung. Auch eine effektive Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden kann über das Cockpit organisiert werden: Dokumente lassen sich abteilungsübergreifend austauschen, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können.