Mit Docusign und Zoom: Verträge in Videokonferenz unterzeichnen

Verträge per Videokonferenz besprechen und direkt unterzeichnen funktioniert nun in »Zoom« durch die Integration der elektronischen Signaturlösung von DocuSign. Dabei benötigen die Teilnehmenden weder ein Konto von Zoom noch von Docusign. Es genügt, wenn die einladende Partei über die entsprechenden Konten verfügt.

Kein Programmwechsel erforderlich

Das Suchen in E-Mails und anderen Programmen entfällt ebenso wie das Hin- und Herschicken verschiedener Dokumenten-Versionen. Dies unterstreicht auch Ross Mayfield, Product Lead, Zoom Apps & Integrations: »Mitarbeiter wollen nicht dauernd zwischen unzähligen Apps und E-Mails hin und her wechseln – besonders, wenn sie mit Kunden oder Partnern zusammenarbeiten. Stattdessen benötigen sie Tools, die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit mit anderen einfacher machen. Mit »DocuSign eSignature für Zoom« können Vertragspartner Vereinbarungen vor der Unterzeichnung gemeinsam in Echtzeit überprüfen. Dadurch werden Kommunikationssilos beseitigt und Abschlüsse beschleunigt.«

Schnelle und sichere Vertragsabwicklung

Einmal installiert, greifen die Teilnehmenden im Zoom-Meeting direkt auf die »DocuSign eSignature App« zu und haben mit einem Klick die Vereinbarung parat. Da für manche Verträge eine Verifizierung mit Personalausweis nötig ist, bietet die Lösung erweiterte Funktionen zur Unterzeichner-Identifizierung. Zum Beispiel können sich die Teilnehmenden während der Videokonferenz automatisiert über ihren amtlichen Lichtbildausweis in Echtzeit verifizieren. Mit der Signatur-App wird außerdem nur die für Zoom-Meeting-Teilnehmende relevante Vereinbarung freigegeben. Desktop, Browserfenster oder andere Docusign-Vereinbarungen der präsentierenden Person sind nicht sichtbar. So wird die Vertraulichkeit gewahrt.

Verschiedene Einsatzszenarien

»DocuSign eSignature für Zoom« ist für verschiedenste Arten von Verträgen und Vereinbarungen in jeder Branche geeignet. Beispiele sind Kaufverträge, Einstellungs-Formulare für neue Mitarbeitende, Übertragungen in der Vermögensverwaltung und Versicherungsansprüche und -policen.