Mit IDP-Lösung geht DocuWare neue Wege

Erschließung neuer Marktsegmente

Der ECM-Anbieter DocuWare stellt eine KI-basierte Lösung für Intelligent Document Processing (IDP) vor. In »DocuWare IDP« ist viel Know-how des im April 2024 akquirierten deutschen KI-Unternehmens natif.ai eingeflossen.

Docuware IDP ermöglicht die Extraktion, Interpretation und Klassifizierung von Daten, die in Dokumenten enthalten sind. Das Produkt ist nicht nur in Verbindung mit »DocuWare Cloud« beziehungsweise »DocuWare On-Premises« einsetzbar, sondern auch als eigenständiges Produkt. Mit der Standalone-Lösung möchte das Unternehmen Kunden in neuen Marktsegmenten für Dokumentenverarbeitung ohne Archivierung gewinnen.

KI- und OCR-Technologie

Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz automatisiert Docuware IDP die Vorverarbeitung wie das Aufteilen und Zuschneiden von Dokumenten, die Dokumentenklassifizierung sowie die Extraktion von Daten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten, beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Ausweisen und Verträgen. Auch Dokumente mit unstrukturierten oder komplexen Daten, zum Beispiel Tabellen mit Seitenumbrüchen, lassen sich verarbeiten.

Mit der optischen Zeichenerkennung (OCR) extrahiert DocuWare IDP Daten aus Scans von zerknitterten oder fleckigen beziehungsweise handschriftlichen Dokumenten (HTR). Hohe Automatisierungsraten, automatische Klassifizierung und vortrainierte KI-Modelle für spezifische Anwendungsfälle sollen dazu beitragen, den Zeitaufwand bei dokumentengesteuerten Prozessen deutlich zu verkürzen. Als Beispiele aus der Praxis skizziert DocuWare vier Szenarien:

Automatisierung der Poststelle

Bei einer großen Anzahl von Dokumenten, die per Post oder E-Mail in Unternehmen eintreffen, ist die manuelle Verarbeitung eine sehr zeitraubende Aufgabe. Docuware IDP hingegen klassifiziert die Dokumente automatisch in Kategorien, etwa Rechnung oder Brief, und extrahiert die Daten, die für den identifizierten Dokumententyp relevant sind; zum Beispiel müssen für die Bearbeitung einer Rechnung Einzelposten extrahiert werden, bei einem Brief jedoch nicht. Sobald die erforderlichen Dokumentendaten extrahiert sind, können die entsprechenden Workflows automatisch angestoßen werden, zum Beispiel der Freigabeprozess für Rechnungen oder der Signaturprozess für Verträge

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Extraktion von Daten aus Eingangsrechnungen ist eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Docuware IDP automatisiert die Extraktion von Daten aus Rechnungen selbst bei komplexen Positionen. Diese Daten können zur automatischen Freigabe mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen werden.

Schnelles Vertragsmanagement

Docuware IDP extrahiert alle relevanten Daten aus Verträgen, die für die automatische Weiterverarbeitung benötigt werden, beispielsweise Vertragsparteien, Vertragsbeginn und -ende oder Kündigungsfristen. Diese Daten können für Workflows zur Vertragsgenehmigung, -verlängerung oder -kündigung verwendet werden und erhöhen den Automatisierungsgrad erheblich.

Konsistentes Forderungsmanagement

Docuware IDP klassifiziert alle Dokumente und extrahiert relevante Informationen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise automatisiert sicherstellen, dass alle benötigten Dokumententypen Teil einer Schadensakte sind, und dass die Daten in den verschiedenen Dokumenten konsistent sind.