Neue Lösungen für P2P-Prozesse in SAP von Xsuite Group

Mit Version 5.2.4 von »xSuite Cube« hat der Hersteller xSuite Group neue SAP-integrierte Lösungen im On-Premises-Betrieb für Einkauf, Buchhaltung und Auftragssachbearbeitung geschaffen. Die Softwareanwendungen sind für SAP ERP sowie SAP S/4HANA verfügbar. Für Prozesse wie eintreffende Auftragsbestätigungen, Rechnungs- und Auftragsverarbeitung kann nun die cloudbasierte Datenextraktion genutzt werden. Hierbei kommen KI-Technologien und Machine Learning für die Kreditorenerkennung zum Einsatz. Das System lernt im Hintergrund automatisch mit, so dass explizite Lieferantentrainings entfallen können. Beispielsweise werden die aktuell geänderten Umsatzsteuersätze automatisch erkannt.

Die Version 5.2.4 berücksichtigt außerdem die GUI-Strategie von SAP und enthält in der Anwenderoberfläche weitere Administrationsfunktionen als »xSuite Apps« für »SAP Fiori«. Dabei handelt es sich zum einen um den bereits bestehenden »Process Analyzer«, der nun auch über Fiori verfügbar ist. Als Analysetool erlaubt er detaillierte Auswertungen, etwa zur durchschnittlichen Durchlaufzeit von Rechnungen, Anzahl involvierter Beschäftigter und Dunkelbuchungsquote. Zum anderen gibt es die bekannte Freigabetabelle, die es ermöglicht, ab sofort in der Fiori-Darstellung die automatische Bearbeiterfindung festzulegen, unterschiedlichste Auswahlkriterien zu hinterlegen und mehrstufige Prozesse nach dem 4-Augen-Prinzip zu definieren.

Elektronische Einkaufsakte unter SAP ERP und SAP S/4HANA

Alleinstehend oder als Erweiterung kann zudem die neue elektronische Einkaufsakte »xSuite Procurement File Cube« genutzt werden. Sie unterstützt Beschaffung, Auftragsbestätigungen und Rechnungsverarbeitung unter SAP ERP und SAP S/4HANA. 

In der elektronischen Einkaufsakte werden alle für den P2P-Prozess (Bestellen und Bezahlen) relevante Dokumente und SAP-Belege wie Lieferantenverträge, Schriftverkehr und Rechnungen an zentraler Stelle zusammengefasst, selbst wenn sie an verschiedenen Orten abgelegt wurden. Auf einen Blick sind somit alle wichtigen Informationen zu sämtlichen lieferanten- beziehungsweise beschaffungsbezogenen Vorgängen nachvollziehbar dargestellt und jederzeit abrufbar. Fallen Fragen zu einem Beschaffungsvorgang oder einem Lieferanten an, muss nicht mehr in verschiedenen Dateiablagen oder Aktenordnern recherchiert werden.

Übergangsloser Wechsel zwischen SAP- und Xsuite-Lösungen

Integriert sind in der Einkaufsakte zudem Suchfunktionen, ein integriertes Berechtigungskonzept und das Anlegen von Workflows. Der Zugriff auf die Akte findet über die klassische SAP-Oberfläche, einen Web-Arbeitsplatz oder eine eigene Kachel im Fiori-Launchpad statt. Es ist direkt aus der Lösung ein Absprung nach SAP möglich – sowie umgekehrt in die Akte aus dem Kreditorenstamm, der Bestellanforderung, Bestellung oder Rechnung in SAP.

Was die Zugriffsrechte angeht, so übernimmt die Einkaufsakte bestehende SAP-Berechtigungen. Jedoch lässt sich die Akteneinsicht grundsätzlich weiter eingrenzen, so dass beispielsweise unterschiedliche Sichten für Einkauf und Buchhaltung eingerichtet werden.

Weitere Neuheit von Xsuite Cube 5.2.4 ist eine QR-IBAN Erkennung, so dass nun auch der »Swiss QR-Code« automatisiert ausgelesen werden kann. Dies ist gerade für Xsuite-Kunden in der Schweiz wichtig, denn dort wurde der Swiss QR-Code für alle Unternehmen zum 30. Juni 2020 eingeführt.