Neue Version von »ecoDMS« kommt mit neuem Lizenzmodell

Der Aachener Anbieter ecoDMS hat eine neue Version seines gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems veröffentlicht. Auffälligste Neuerung ist die überarbeitete Benutzeroberfläche. Auf ihr werden alle Dokumente nun in einer individuell anpassbaren Kachelansicht als Vorschau inklusive der dazugehörigen Informationen dargestellt. Zahlreiche neue und verbesserte Funktionen unter der Haube sollen ebenfalls in erster Linie die tägliche Arbeit mit der Software erleichtern. Dazu gehören vor allem Such- und Archivierungsfunktionen.

Mit der aktuellen Version führt der Hersteller zudem das Konzept der »Rolling Releases« ein. Es wird also nicht mehr wie bisher alle zwei Jahre ein Major Release geben, sondern kontinuierliche Verbesserungen, Fehlerbehebungen und Updates. Dem trägt der Anbieter auch mit einem überarbeiteten Lizenzmodell Rechnung.

Neues Lizenzmodell von Ecodms

Kunden können bei »ecoDMS« nun mit einer Lizenz alle in einem Zeitraum von 48 Monaten folgenden Updates gleich mit beziehen. Der Update-Zeitraum ist beim Lizenzkauf frei wählbar. Das neue Lizenzmodell soll Kunden langfristige Planungssicherheit bieten. Zudem profitieren sie durch die nun kontinuierlich ausgelieferten Aktualisierungen regelmäßig von Funktionserweiterungen und Verbesserungen. Wie bisher kann die einmal erworbene Softwarelizenz auch weiterhin unabhängig vom gewählten Update-Zeitraum zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Die Lizenz läuft zwar nie ab, allerdings ist das Einspielen von Updates nach Ablauf des bezahlten Update-Zeitraums eingeschränkt.

Eine Erstlizenz mit einem Update-Zeitraum von 24 Monaten kostet wie bisher pro gleichzeitiger Verbindung einmalig 89 Euro. Für 48 Monate zahlen Kunden für dieses Paket 159. Für Bestandskunden richtet sich der Lizenzpreis beim Upgrade von Version 18.09 auf die aktuelle Version nach der für die Lizenz gültigen Lebenslangen-Lizenzpreis-Garantie – die auch im neuen Lizenzmodell beibehalten wird. Mit Verfügbarkeit der aktuellen Version endet zugleich der Anspruch auf Support und Softwarepflege für Version 16.09.

Einfachere Bedienung und bessere Suche

»Mit unserem überarbeiteten Ecodms läuten wir eine neue Ära in der Nutzung von DMS ein«, erklärt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei Ecodms. »Denn die Oberfläche sowie die erweiterte Funktionalität simplifizieren die Anwendung maßgeblich. «

Dazu trägt unter anderem eine einfachere Suchfunktion und Ergebnisdarstellung bei. Zudem  können Suchanfragen nun als Favoriten gespeichert werden und lassen sich so schnell wieder aufrufen. Standardmäßig speichert die Software Favoriten für die persönliche Nutzung, Administratoren können aber auch globale Suchanfragen erstellen und speichern und diese mit bestimmten Benutzern oder Gruppen teilen.

Auch die Volltextsuche, die Dokumenteninhalte, Metadaten, Klassifizierungen und Notizen erfasst, hat der Hersteller verbessert. Über die »Erweiterte Suchfunktion« greifen Benutzer nun auf alle verfügbaren Klassifizierungsattribute und die Volltextsuche zurück.

Kachelansicht und virtuelle Sammelmappe

In der neuen Kachelansicht enthält jede Dokumentenkarte eine direkt sichtbare Dokumentenvorschau (PDF), die wesentlichen Klassifizierungsinformationen, eine historische Übersicht der durchgeführten Aktivitäten, sowie eine Auswahl von ausführbaren Funktionen, darunter Ansehen, Bearbeiten und Erstellen von Notizen sowie die Versionsverwaltung.

Ein Clipboard-Tab als virtuelle Sammelmappe erlaubt es, Dokumente zu einem Vorgang oder Projekt zusammenfassen und so gesammelt Kollegen zur Verfügung stellen oder zu versenden. Außerdem werden alle Aktivitäten zu Dokumenten übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen dargestellt.

Aktivitätenübersicht dokumentiert alle Benutzeraktionen

Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten dokumentiert die Software ebenso wie Benutzeraktionen – etwa Öffnen, Versenden oder Exportieren von Dokumenten. So sind alle Verarbeitungs- und Archivierungsschritte anhand von Datum, Uhrzeit und Benutzernamen jederzeit nachvollziehbar. Die neue Aktivitätenübersicht fasst die wesentlichen Informationen dazu zusammen.

Die komplette Liste aller Änderungen am Ecodms Client sowie den Bugfixes für Ecodms und dem zugehörigen Automatisierungs-Tool »ecoWORKZ« findet sich im Changelog. Eine kostenlose Testversion, mit der Ecomds für 30 Tageals Demoversion getestet werden kann, steht ebenfalls auf der Webseite des Herstellers bereit. Für Privatleute ist die Software mit eingeschränktem Funktionsumfang dauerhaft kostenlos.