Neufassung der GoBD gilt seit Anfang Januar

Seit erstem Januar gilt eine Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diese in einem Schreiben am 28. November letzten Jahres angekündigt, nachdem es bereits eine im Juli 2019 verfasste Neufassung wieder zurückgezogen hat.

GoBD gilt seit 2015

Erstmals ist die GoBD 2015 in Kraft getreten und bis zur nun geltenden Fassung nicht verändert worden. Die GoBD beschreibt aus Sicht der Finanzverwaltung die Anforderungen die steuerpflichtige Unternehmen erfüllen müssen, wenn die Buchführung in elektronischer Form geschieht. Dabei gelten für Belege und Dokumente in erster Linie die Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Richtigkeit. Es wird unter anderem darauf hingewiesen, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

Ersetzendes und Mobiles Scannen

Die GoBD sagt auch, dass Papierdokumente bis auf wenige Ausnahmen wie notarielle Verträge nach dem ordnungsgemäßen Einscannen vernichtet werden können. Zu den wichtigsten Neuerungen der aktuellen Fassung zählt, dass das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) dem stationären Scanvorgang gleichgestellt wird und mobiles Scannen auch im Ausland zulässig ist. Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist ebenfalls gestattet. Auch Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.

ECM und GoBD

Genaue technische Vorgaben oder Standards zum Beispiel zu Archivierungsmedien oder Kryptografieverfahren gibt die GoBD angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung und der ebenfalls notwendigen Betrachtung des organisatorischen Umfelds nicht. Beispielsweise hilft Software für Enterprise Content Management (ECM) die GoBD einzuhalten. Jedoch reicht der Einsatz allein nicht aus, da die richtige Verwendung und Dokumentation ebenfalls gewährleistet sein muss.