nscale 9.3 erweitert Funktionen für E-Rechnungen

Zweites Release von nscale in 2024

Alle sechs Monate bietet Ceyoniq Technology seinen Kunden ein Update des ECM-Systems »nscale«. Im aktuellen Release nscale 9.3 verbessert der Softwarehersteller die Verarbeitung von E-Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. »Bisher bestimmen bei vielen Kunden aber noch manuelle Prozesse und Medienbrüche die Rechnungsverarbeitung, hinzu kommt häufig noch eine fehlende revisionssichere Archivierung der Rechnungen«, berichtet Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq Technology. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld, wenn etwa Skontofristen ungenutzt verstreichen.

Um dies zu vermeiden, bietet Ceyoniq die Eingangsrechnungsverarbeitung »nscale IM« mit dem Invoice Reader. Er enthält eine automatische Belegerkennung, die Rechnungsdaten eigenständig ausliest und mit den Stammdaten abgleicht. Neben der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen werden diese auch als PDF-Ersatzdarstellung – also für das menschliche Auge lesbar – dargestellt. Unabhängig vom Rechnungsformat unterstützt nscale IM damit die effiziente Bearbeitung von Rechnungen bis zur Dunkelverarbeitung, die Wahrung von Fristen sowie eine rechtskonforme Archivierung.

Laut Ceyoniq können sich Unternehmen mit dem E-Rechnungsportal »nscale E-Hub« jetzt schon zukunftssicher aufstellen. Denn spätestens 2028 müssen sie auch in der Lage sein, E-Rechnungen (zum Beispiel in den gängigen Formaten XRechnung und ZUGFeRD) zu versenden. nscale E-Hub ist eine Lösung zur Erstellung und Versendung von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und die flexible Anbindung an verschiedenste Systeme – von ERP bis zu behördlichen Portalen. Zusätzlich bietet nscale weiterhin systemweit die menschenlesbare HTML-Ersatzdarstellung für XRechnungen als Standardfunktion für die jeweils aktuelle Version (aktuell: 3.0.2).

Elektronisches Signieren nach eIDAS mit FP Sign

Um System- und Medienbrüche zu vermeiden und digitale Freigabe- und Zeichnungsprozesse zu ermöglichen, steht »nscale FP Sign« zum elektronischen Signieren zur Verfügung. »In nscale 9.3 können Endanwender den Unterschriftsprozess direkt aus nscale heraus starten. Der Unterzeichnungsprozess läuft dann im Hintergrund über die Fernsignaturplattform FP Sign. Damit ergänzen wir das Angebot um einen weiteren wichtigen Technologiepartner«, erläutert Schiffmann. Die User erhalten im Ergebnis das unterzeichnete Dokument samt Verifizierung und AuditLog, das mehrstufige Unterzeichnungsprozesse lückenlos nachvollziehbar macht. Für das rechtssichere Unterzeichnen nach eIDAS-Standard bietet nscale 9.3 elektronische Signaturen in allen rechtssicheren Signatur-Leveln und unternehmensspezifische qualifizierte Siegel.

nscale PAP für die Prozessmodellierung

Zwei neue Features kennzeichnen die Process Automation Platform »nscale PAP«. Die neuen Funktionen ermöglichen eine leichtere Modellierung von DMN-Regeln mit Benutzerabhängigkeit – dadurch können Modellierer beziehungsweise Administratoren schneller und gleichzeitig detailliert nachvollziehbar arbeiten. Statt einer aufwendigen Synchronisierung von Benutzer-IDs kann jetzt direkt mit klar definierten Personen, Positionen und Gruppen gearbeitet werden.

Im Zuge der Optimierung von Grundfunktionen hat Ceyoniq auch die E-Mail-Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben überarbeitet. Workflow-Nutzerinnen und -Nutzer erhalten in 9.3 sprechende Mails zu ihren Aufgaben, die alle notwendigen Informationen – vom Absender bis zu inhaltlichen Details – enthalten und auch den direkten Absprung zur Aufgabe ermöglichen.

Updates für nscale Cockpit

Weitere neue Funktionen von nscale 9.3 sollen Nutzenden die tägliche Arbeit im Rahmen einer ganzheitlichen Digitalisierung erleichtern. So wurden die Möglichkeiten der Suche nach Informationen erweitert: Suchmasken geben Anwenderinnen und Anwendern nun die Möglichkeit, eigene Eingabefelder zu ergänzen. NQL bietet eine strukturierte Suchsprache für komplexe Suchen und es lassen sich die Suchen für eine spätere Wiederverwendung speichern.

Die Möglichkeit, in der Dokumentenverarbeitung mit visuellen Stempeln zu arbeiten, nutzen nach Angaben des Softwareherstellers viele Kunden gerne und intensiv. Mit dem Release erweitert Ceyoniq auch diese Funktion und bietet eine einfachere, flexiblere Lösung zur Erstellung von Textstempeln mit Annotationen (Farbe, Form etc.). Die bisherige Anwendung eines zusätzlichen Grafikprogramms wird damit überflüssig.

Aufgrund einer neuen Serienbrieffunktion können Serienbriefe ohne Systembruch direkt in der gewohnten nscale-Umgebung aus Vorlagen erstellt und an Kontakte und Verteiler versendet werden. Optimierte Arbeitsabläufe ersparen den Nutzenden dabei die Erstellung mit Templates und Workarounds über verschiedene Systeme hinweg.

Alle drei Features erfüllen spezifische Anforderungen von Ceyoniq-Kunden und führen zu einer einfacheren, schnelleren Abwicklung von Standardaufgaben, die Anwender und Administratoren entlasten.

Flexibler mit dem Web Client

Der nscale Web Client ermöglicht es Nutzenden, ihre gesamte Arbeit über den Webbrowser zu erledigen, ohne dass zusätzliche Software installiert werden muss. nscale 9.3 macht weitere Funktionen über den Webclient verfügbar. Die wichtigste Neuerung ist in diesem Zusammenhang die Anbindung von nscale Office an nscale Web. Aus dem Webclient heraus können Dokumente direkt mit Word, Excel und PowerPoint bearbeitet werden. Umwege über lokale Speicherung und das Ein-/Auschecken sind nicht mehr erforderlich.