Opentext hinterfragt Situation von Nutzern im Homeoffice

Um herauszufinden, wie Arbeitnehmer mit der Corona-bedingten Situation im Homeoffice klar kommen, führte OpenText im April und Mai eine Befragung über »Google Surveys« durch, an der 2.000 Personen aus Deutschland teilnahmen. Sie offenbart, dass während der Corona-Krise die Kombination von zu wenigen oder falschen technischen Mitteln einerseits und »Informationsüberflutung« andererseits negative Einflüsse hat, und zwar sowohl auf die Produktivität deutscher Arbeitnehmer als auch auf ihr Stresslevel.

Stressfaktor Informationsflut

Obwohl die wichtigsten technologischen Grundlagen zumeist geschaffen sind, fühlen sich dennoch 37 Prozent der deutschen Arbeitnehmer nicht genug ausgerüstet, die Arbeit auch im Heimbüro bewältigen zu können. 23 Prozent der Befragten empfinden die Informationsflut über mehrere Geräte hinweg als sehr stressig. Sieben Prozent geben an, dass sie im wahrsten Sinne des Wortes nicht abschalten können und somit durchgängig einer Überlastung ausgesetzt sind. Weitere fünf Prozent fühlen sich durch die zunehmende Anzahl an Datenquellen und Anwendungen, die sie täglich im Auge behalten müssen, unter Druck gesetzt.

Stressfaktor unterschiedliche Accounts

Die Hälfte der Befragten ist sich einig, dass die Anzahl an Quellen, die sie für die Arbeit täglich abrufen müssen (wie E-Mails, News Feeds oder Cloud-Dienste) in den letzten Jahren gestiegen ist. Während der Krise implementieren viele Unternehmen aus der Not heraus immer mehr neue digitale Dienste, um ihrer Belegschaft die sichere Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen. Heute muss beinahe jeder Siebte (16 Prozent) durchschnittlich mit sechs bis zehn unterschiedlichen Accounts und Anwendungen zurechtkommen und die Passwörter für sämtliche Zugänge kennen – sechs Prozent gaben sogar an, dass es viel zu viele sind, um sie aufzuzählen. Dazu zählen vielfach auch private Plattformen, wie beispielsweise Facebook, die bei der vorübergehenden Tätigkeit im Homeoffice üblicherweise auf demselben Endgerät genutzt werden wie betriebliche Systeme. Auch Plattformen, die sich im Grenzbereich von privat und beruflich befinden, wie beispielsweise LinkedIn oder XING, tragen zur Überforderung bei, wenn der situative Wechsel vom Heim- zum Arbeitsort wegfällt. Eltern, die ihren Kindern während der Pandemie zu Hause die Teilhabe am Schulunterricht ermöglichen wollen, haben zudem vielfach mit verschiedenen Schulplattformen und Unterrichts-Clouds zu kämpfen. Es überrascht daher nicht, dass einem in dieser Flut der Überblick verloren geht.

Geringere Produktivität durch Zeitverlust

Ein weiterer Faktor, der zu einer geringeren Produktivität führt, ist Zeitverlust. Im Anwendungs- und Datendschungel brauchen 40 Prozent der befragten Arbeitnehmer zwischen 30 Sekunden und fünf Minuten, um die richtigen Informationen für ihre Arbeit zu finden. Nur 23 Prozent schaffen es in weniger als 10 Sekunden.

Gefahr durch Schatten-IT

Trotz der Verbreitung von Anwendungen, die eine bessere verteilte Zusammenarbeit – auch aus dem Homeoffice – zulassen, geben 15 Prozent der Befragten zu, dass sie bereits schon einmal unternehmensrelevante Daten und Informationen über File-Sharing-Plattform versendet haben, die sie auch privat nutzen (z.B. DropBox). Das ist grundsätzlich gefährlich, denn die daraus entstehende Schatten-IT fällt unter den Radar der IT-Abteilung, die nicht mehr für die angemessene Sicherheit sorgen kann. Dies birgt für Unternehmen ein erhebliches Risiko: Digitale Güter können, anders als handfeste Gebrauchsgegenstände, in Form einer unbemerkten Kopie abhanden kommen, ohne dass am Original erkennbar irgendetwas fehlt.

Gezogene Schlussfolgerungen

Mitarbeiter sind gewillt, sich an neue Dienste und Tools anzupassen und sich den vielen neuen Herausforderungen zu stellen, wenn es darum geht, mehrere verschiedene Accounts und Informationsquellen zu managen. Es gilt nun, Wege zu finden, um die Komplexität aus dem Arbeitsalltag im Homeoffice herauszunehmen sowie Workflows und Betriebsprozesse zu vereinfachen, damit die Belegschaft produktiv und effizient arbeiten kann.

Die Studie macht laut Opentext deshalb deutlich, dass ein schwaches Informationsmanagement einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität der Belegschaft und folglich auch auf das gesamte Unternehmen hat. Außerdem können nur Unternehmen, die neben der Automatisierung von verschiedenen Prozessen auch in stringentes Informationsmanagement investieren, das volle Potenzial ihrer Daten und Informationen nutzen – und das zugunsten einer Mitarbeiterschaft, die die Heimarbeit trotz unbekannter Technologie selbst in Krisenzeiten meistern kann – mit weniger Stress und allen relevanten Informationen.