Optimal Systems bringt elektronischen Rechnungsaustausch voran

Der im März 2016 veröffentlichte »Digital Office Index« des Digitalverbandes Bitkom ergab, dass 58 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Rechnungen immer noch auf Papier erstellen. Selbst bei Unternehmen ab 500 Mitarbeitern, die üblicherweise ein enorm hohes Rechnungsvolumen aufweisen, setzt fast die Hälfte auf Papier. Etwas besser stellt sich die Situation beim Empfang von Rechnungen dar: Nur ca. 40 Prozent der deutschen Unternehmen empfangen Rechnungen in Papierform.

Anlass genug für das ECM-Softwarehaus Optimal Systems, zur Tat zu schreiten, und mit gutem Beispiel voranzugehen: Gestartet wurde jetzt eine Initiative, mit der die digitale Rechnungsbearbeitung weiter angetrieben werden soll. Dazu hat der Anbieter der Enterprise-Content-Management-Software »enaio« seine Lieferanten über die Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes informiert, und konnte damit die Rate der per E-Mail eingehenden Rechnungen deutlich steigern. Gleichzeitig übermittelt das Unternehmen Ausgangsrechnungen elektronisch an seine Kunden, sofern deren Einverständnis vorliegt. Ziel der Initiative ist, mittelfristig den Rechnungsaustausch vollständig papierlos abzuwickeln.

»Die Bitkom-Zahlen belegen, dass wir Deutschland nach wie vor einen erheblichen Nachholbedarf bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches haben«, sagt Sven Kaiser, Geschäftsbereichsleiter Marketing bei Optimal Systems. »Deshalb haben wir diese Initiative gestartet und wollen somit weitere Unternehmen von den Vorteilen überzeugen. Dabei wäre es wenig authentisch, wenn wir unseren Kunden E-Invoicing empfehlen und wir weiter auf die Zustellung mit der Postkutsche setzen.«

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Intern bearbeitet der ECM-Anbieter seine eingehenden Rechnungen auf Basis von enaio bereits vollständig digital. Optimal Systems habe damit den Zeitraum vom Erhalt bis zur Verbuchung und Ausgleich um zehn Prozent verkürzen können. enaio ermögliche die schnelle, sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen und deren Austausch.

Prüfroutinen sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicherheit. Eingehende Rechnungen erkennt das System automatisch, verteilt sie an die zuständigen Sachbearbeiter und gleicht optional die Daten mit im ERP-System oder Finanzbuchhaltungssystem vorhandenen Daten ab. Dabei lassen sich die Vorgänge direkt mit der zugehörigen elektronischen Rechnung verknüpfen.

Lieferanten, die ihre Rechnung elektronisch versenden, profitieren üblicherweise von kürzeren Bearbeitungszeiten, schnellerem Ausgleich und geringeren Kosten. Auf der Empfängerseite wiederum schlägt die schnellere Bearbeitung in der Nutzung gewährter Skonti, Rabatte oder saisonaler Angebote zu Buche. Außerdem reduzieren sich durch Wegfall manueller Arbeiten ebenfalls die Kosten.

Rechnungsaustausch über das ZUGFeRD-Datenmodell

Idealerweise erfolgt der Rechnungsaustausch über das ZUGFeRD-Datenmodell. ZUGFeRD steht für »Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung«. Dabei handelt es sich um eine PDF/A-3-Datei, in der die Rechnung als langzeitarchivsicherer PDF/A- sowie die Rechnungsdaten als XML-Datensatz hinterlegt sind.

Der Kunde kann diese maschinenlesbaren XML-Daten direkt an sein ERP- oder Finanzbuchhaltung-System weitergeben und erspart sich somit die manuelle Erfassung oder Extraktion. enaio archiviert Dateien in diesem Format revisionssicher und liest bei der Ablage die XML-Datei aus, sodass dem Anwender beim Öffnen der Indexmaske die Rechnungswerte präsentiert werden und er diese nicht mehr selbst erfassen muss.

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