Proxess DMS zieht in Dashboards von »abas ERP«

Als »abas DMS« ist die Dokumentenmanagementlösung von PROXESS die OEM-Komponente der ERP-Produktfamilie von abas und unterstützt Anwendende bei dokumentenbasierten Prozessen im Unternehmen. Mit dem Upgrade auf die neue ERP-Version »abas ERP 20« sind die DMS-Funktionen von den Business Apps in die neuen »abas Dashboards« umgezogen.

In diesem Zuge hat die Suchfunktion eine Aufrüstung erfahren: Innerhalb der in Abas angezeigten Trefferliste können die Suchkriterien weiter verfeinert und die Trefferliste stärker eingegrenzt werden. Neu ist dabei, dass eine weiterführende Suche in einzelnen Spalten der Trefferliste wie Belegart, Betreff oder Belegnummer stattfinden kann.

Umstieg von Business-Apps auf Dashboard-Technik

Darüber hinaus ist das Anzeigemodul »PROXESS-Viewer« in die neue Abas-Oberfläche integriert, wodurch sich die Dokumentanzeige nicht länger auf PDF- und TIFF-Dateien beschränkt, sondern fortan über 50 gängige Formate unterstützt. Damit gehen neue Bearbeitungsoptionen einher, um archivierte Dokumente beispielsweise mit Stempeln oder Anmerkungen zu versehen. Durch den gleichzeitigen Erhalt der jeweiligen Originalversion, bleibt die revisionssichere Archivierung garantiert. »Der Umstieg weg von den Business Apps hin zur neuen Dashboard-Technologie hat unsere DMS-Integration in die Abas ERP-Lösung nicht nur auf eine zukunftsorientierte technologische Plattform gehoben, sondern bietet dem Nutzer zusätzlich ein Funktionsupgrade beim Suchen, Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten«, fasst Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei Proxess zusammen.

Das integrierte Dokumentenmanagementsystem auf Basis des »PROXESS DMS« reduziert nicht nur die Zeit der Suche. Abas DMS sorgt automatisiert für die Archivierung von Dokumenten im Unternehmen, ob gescannte Papiere oder importierte, digitale Dateien, inklusive Indexierung nach Kriterien der Abas-Datenbanken. Laut Proxess erfüllt das System sämtliche Merkmale einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung und ist rechtskonform sowie fälschungsgeschützt. Dabei ist der Zugriff auf die Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus möglich.

Prozessbezogene Darstellung von Dokumenten

Papierdokumente werden gescannt und über Barcodes mit den in Abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Grundlegend erfolgt eine Zuordnung der Dokumente zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden, sodass alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar sind.

Nach der Eingabe eines Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert Abas DMS den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenzen. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern vor allem Kapazitäten durch Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Workflows mittels vordefinierter Abläufe. Optional ist ein Customizing möglich, um nicht im Standard enthaltene Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows zu ergänzen und die Standardsoftware an betriebliche Gegebenheiten anzupassen.