Proxess mit Integrationshub und Dokumentradar

Im Update »PROXESS 2022 R1« hat der Softwareanbieter für Dokumentenmanagement PROXESS die Integration in die »Microsoft Office 365 Suite« ausgebaut. Anwenderinnen und Anwender können neben E-Mails aus »Outlook 365« nun auch Dateien aus »Microsoft Word«, »Excel« und »PowerPoint 365« direkt archivieren. Der Funktionsumfang der Add-Ins wurde mit Schnellablagen und dem Rückgriff auf Stammdaten ebenfalls erweitert. Die Proxess-Integrationen für die 365-Programme sind als kostenlose Add-Ins im Microsoft Store verfügbar. Ebenfalls kostenfrei kann die App über den Apple App Store oder den Google Play Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.

Integrationsplattform für Drittsysteme »PROXESS Hub«

Als Integrationstool für Drittsysteme wie ERP und FIBU dient nun der »PROXESS Hub«, der auf der Technologie des »Microsoft BizTalk Servers« basiert. Das Tool ermöglicht gerade in hybriden Umgebungen die Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Je nach Anforderung ist das Tool On-Premises oder via Cloud im Einsatz und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-Live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem »PROXESS Hub« umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

Integration in »Microsoft Dynamics 365 Business Central«

Auf der gleichen Basis wie beim »PROXESS Hub« wurde auch ein neues Modul für »Microsoft D365 Business Central« geschaffen. Mit der Integration von Proxess DMS in Business Central lassen sich ein- oder ausgehende Dokumente GoBD-konform in Proxess archivieren. Die Dokumente können anschließend sowohl in der gewohnten Business-Central-Oberfläche als auch standortunabhängig und ohne ERP-Zugriff über den »PROXESS Web Client« recherchiert und angezeigt werden. Die neue Integration unterstützt nicht nur die Ablage und den Zugriff, sondern bildet auch den gesamten digitalen Eingangsrechnungsprozess ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Zusätzlich können einzelne Belege per Drag & Drop einem Vorgang oder Dokument in Business Central – wie E-Mails, technischen Zeichnungen oder Anleitungen – als Zusatzinformationen beigefügt und archiviert werden. Nutzende können über das Customizing-Tool unterschiedliche ERP-Belegarten für die Archivierung aktivieren, mappen und die Übergabe von Daten zeitlich steuern. Die Verwaltungskonsole liefert einen Überblick über Datenströme und den Bearbeitungsstand von Dokumenten.

Dokumentradar und E-Rechnung

Über den neuen »Dokumentradar« lassen sich alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigen, wie etwa zu einem Auftrag gehörende Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz. Zudem wurde die graphische Oberfläche für Proxess-Webservereinstellungen modernisiert, was die Einrichtung intuitiver und nutzerfreundlicher macht.

Zu den neuen Business Tools zählen der »PROXESS Job Server« und die »PROXESS E-Rechnung«. Daneben lassen sich XRechnungs- und ZugFerd-Formate verarbeiten. Die E-Rechnung war bisher nur in Verbindung mit »HABEL DMS« möglich. Im Zuge der Zusammenführung beider Lösungen ist diese Funktion nun in das Proxess DMS integriert worden. Der Proxess Job Server ist ein Hintergrunddienst, der die automatisierte Abwicklung von Routineaufgaben ausführt wie die automatische Archivierung von E-Mails, den Import von Dokumenten  sowie Stammdaten und Datenbanksicherungen.

Scannen mit qualifizierter Signatur

Über den »PROXESS Scan Client« besteht nun auch die Möglichkeit, eingescannte Papierdokumente mit einer digitalen, qualifizierten Signatur zu versehen. Eine solche Signatur ist in einigen Ländern, beispielsweise Spanien, gesetzlich vorgeschrieben, um die Integrität der archivierten Dokumente zu sichern und nachzuweisen. Jedoch ist diese Eigenentwicklung von Proxess nicht mit einer Signaturlösung wie »Adobe Sign« oder »DocuSign« zu verwechseln, bei der im Rahmen von digitalen Workflows beispielsweise Verträge und ähnliches digital signiert werden.