Pünktlich alle zwei Jahre: Neues Major Release von »ecoDMS«

Alle zwei Jahre ein neues Major Release – nach diesem Zeitplan verfährt der Anbieter preisgünstiger Lösungen für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ecoDMS. Pünktlich veröffentlicht das Unternehmen nun die Version 18.09 (apu) der Archivlösung »ecoDMS«. Gemäß dem Motto »ecoDMS goes mobile« zeichnet sich das Release durch einen neuen Webclient aus, mit dem Anwender auf das Dokumentenarchiv via Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet zugreifen können. Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, personenbezogene Daten nach Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu löschen. Außerdem können Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Anmerkungen versehen.Der Preis hat sich im Vergleich zur Vorgängerversion um 20 Euro erhöht, ist mit 89 Euro inklusive Umsatzsteuer aber immer noch sehr günstig.

Kundenwünsche berücksichtigt

»In unser neues Major Release von Ecodms sind zahlreiche Wünsche unserer Kunden und Partner eingeflossen«, erklärt Michael Schmitz, einer der Geschäftsführer von ecoDMS. »Dazu gehört insbesondere die Anforderung, dass Anwender ortsunabhängig auf ihr Dokumentenarchiv – ohne große Einbußen hinsichtlich der Funktionalität – zugreifen wollen. Deshalb haben wir unsere bisherige »ecoDMS-App« gegen einen neuen Webclient ausgetauscht, der nahezu alle Funktionen auf allen Endgeräten – vom Desktop-PC bis hin zu mobilen Devices – zur Verfügung stellt.«

So kann der Anwender im Büro oder von unterwegs unter anderem auf die Inbox für eingescannte Dokumente oder das Archiv bequem zugreifen, Dateien herunter- oder hochladen, die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen nutzen oder Versionen verwalten. Dabei passt sich die Benutzeroberfläche automatisch der jeweiligen Bildschirmgröße an.

Unterstützung für GoBD und DSGVO

»ecoDMS 18« beinhaltet ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Zudem erfüllt Ecodms als Dokumentenarchiv die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt.

Eine weitere Neuerung von Ecodms 18 ist, dass Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen versehen können. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt Ecodms nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Typische Beispiele stellen das Aufbringen von Freigabe- oder Bezahlstempeln beziehungsweise das Hinterlegen von Kostenstellen bei Rechnungen dar. Das Besondere der neuen Funktion ist, dass die Annotationen volltextindiziert sind, sodass Anwender danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können.

PDF/A- und Originaldateien abrufbar

In Ecodms 18 haben Anwender die Möglichkeit, über die Versionsverwaltung sowohl die PDF/A-Dateien als auch die Originaldateien abzurufen und zu exportieren. Darüber hinaus ist nun eine Funktion zum Versenden der ausgewählten Versionen per E-Mail vorhanden. Außerdem kann der Anwender in der Versionsverwaltung Kommentare hinterlegen. Zudem ist es möglich, beim Scanvorgang eine definierte Dokumentenklassifizierung einzurichten, über die die digitalisierten Dokumente automatisch im Archiv abgelegt werden.

Ecodms 18 ist ab sofort im Webshop oder bei knapp 1.000 Resellern erhältlich. Anwender der bisher aktuellen 16er Version können mit dem ursprünglich bezahlten Lizenzpreis auf Ecodms 18 updaten.

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