Raffinerie Heide erweitert ECM von SER um Workflow für Reporting

Seit kurzem ist bei der Raffinerie Heide ein »Obligationen Workflow« in Betrieb, den das Unternehmen selbst auf Basis des Enterprise Content Management Systems (ECM-Systems) »Doxis4« von SER nach dem Low-Code-Prinzip erstellt hat. Ohne großen Programmieraufwand stellt die nördlichste Raffinerie Deutschlands über diesen Workflow  ein Compliance-konformes Berichtswesen gemäß den vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ihren Finanzpartnern sicher.

Workflow-Entwicklung nach Low-Code-Prinzip

»Der eigenverantwortliche ECM-Ausbau bei der Raffinerie Heide ist ein Paradebeispiel für das ‚Low-Code-Prinzip‘ unserer Doxis4-Plattform und ein klarer Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden: IT und Fachabteilungen können jegliche ECM-Anwendungen individuell gestalten, konfigurieren und pflegen, ganz ohne aufwändige Programmierung«, erklärt Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer Entwicklung der SER-Gruppe.

265 Auflagen muss die Raffinerie Heide derzeit gegenüber ihren Finanzpartnern zum Beispiel im Bereich von Darlehen, Working Capital Finanzierung oder Factoring erfüllen. Mit den Finanzierungsverträgen sind umfangreiche Verpflichtungen verbunden. Dazu gehören auch ein vierteljährlicher Bericht über die Finanzierung sowie der Nachweis der Vertragskonformität des Unternehmens. Der Obligationen-Workflow hilft, diese Nachweise fristgerecht und möglichst effizient zu erbringen.

Ablauf in der Praxis

Wird ein neuer Finanzierungsvertrag in einer elektronischen Finanzakte im ECM angelegt, werden daraufhin die in dem Vertrag enthaltenen Verpflichtungen in Form einzelner Obligationen hinterlegt. Diese bilden ihrer Ausprägung nach die Basis unterschiedlicher automatisch ausgelöster Workflows. Dabei wird jeder Schritt des Workflows einschließlich hinterlegter Belege protokolliert und dauerhaft zentral gespeichert. Die Mitarbeiter können zum Erstellen der Berichte direkt auf benötigte Unterlagen und Informationen im Doxis4 Vertragsmanagement und den Obligationen-Akten zugreifen.

Der neue Workflow ist für das Unternehmen strategisch von großer Bedeutung. »Wir verfügen damit über ein täglich sicher funktionierendes Berichtswesen, bei dem alle Schritte nachweisbar archiviert werden«, freut sich Rainer Hass, Teamlead Accounting bei der Raffinerie Heide. Das schafft Sicherheit auf allen Seiten: Die Raffinerie Heide sichert die Beweiskraft ihrer Informationen und ihre Finanzpartner können auf die Einhaltung der Vertragsverpflichtungen durch das Unternehmen vertrauen.

Raffinerie Heide setzt bei Digitalisierung auf SER-Technik

Seit 2013 hat die Raffinerie Heide Doxis4 im Einsatz und sieht es als ein Hauptbestandteil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie. So managt die Raffinerie verschiedene Informationen wie technische Zeichnungen und auch SAP-Daten digital und führt sie zentral in elektronischen Akten zusammen. Mithilfe eines auf Doxis4 basierenden Projektgenehmigungs-Workflows bildet das Unternehmen zudem den gesamten Prozess der Projektgenehmigung und -abwicklung digital ab.