»Ricoh Spaces« soll neue Arbeitsplatzkonzepte unterstützen

»Workspace Management« hat sich in den vergangenen Jahren als Begriff für die Verwaltung von Einrichtungen, Technologien, Dienstleistungen und Prozessen etabliert, die Mitarbeiter in Büros möglichst effizientes und auch angenehmes Arbeiten ermöglichen – sowohl alleine als auch im Team. Ein zweites Ziel ist, die Kosten zu reduzieren, indem die Nutzung und Auslastung von Meetingräumen und technischer Ausrüstung ermittelt, gesteuert und optimiert wird. Die Anbieter kamen einerseits wie etwa Matrix42  aus dem Bereich der klassischen Desktop-Verwaltung und haben ihr Angebot erweitert. Andererseits sahen Anbieter, die mit »digitalen Türschildern« angefangen haben, etwa Evoko , Roomz oder Leftclick, die Möglichkeit, auch andere Ressourcen zu verwalten – zum Beispiel Schreibtischplätze.

Ergebnis der Übernahme von Datavision

Im Zuge flexiblerer Arbeitsplatzkonzepte einerseits und der nach wie vor aus den Corona-Auflagen erwachsenden Arbeitsschutzkonzepten andererseits bieten solche Lösungen eine gute Möglichkeit, mehr Übersicht zu schaffen und den verfügbaren Raum optimal zu nutzen. Im deutschsprachigen Raum gehörte zu den relevanten Unternehmen in diesem Markt auch Datavision – bis es im September 2020 von Ricoh übernommen wurde.

Nun liegt mit »Ricoh Spaces« ein aus dieser Übernahme hervorgegangenes Angebot unter der Marke Ricoh vor. Es handelt sich dabei um eine cloudbasierende, modulare Plattform, die zahlreiche Tools zur Arbeitsplatzoptimierung in sich vereint. Sie wird von Ricoh betrieben und vertrieben. Nach der einmaligen Einrichtung rechnet der Anbieter nicht pro Mitarbeiter, sondern pro »Desk« ab. Die genauen Preise hängen laut Ricoh von den Kundenanforderungen ab und werden im Rahmen von Projekten ausgehandelt.

Produktivität und Zusammenarbeit fördern

»Der Aufbau einer flexiblen Büroinfrastruktur, die mit den unterschiedlichen Anforderungen im Laufe der Zeit mitwachsen kann, ist heutzutage für viele Unternehmen eine der Kernfragen«, erklärt Ingo Wittrock, Marketing Director bei Ricoh Deutschland.

»Mit Ricoh Spaces geben wir Entscheidungsträgern ein modernes, strategisches Tool an die Hand, das nicht nur hilft, ein besseres Verständnis für die Räumlichkeiten zu entwickeln und die Betriebskosten zu senken, sondern zugleich auch die Produktivität und Zusammenarbeit der Belegschaft fördert«, verspricht Wittrock.

Besprechungsräume und Arbeitsplätze buchen

Konkret ermöglicht Ricoh Spaces unter anderem die Buchung von Besprechungsräumen und einzelnen Arbeitsplätzen. Mit einer Desk-Management-App können Beschäftigte von überall die Auslastung der Büroräume prüfen und auf Wunsch einen Arbeitsplatz buchen. Ist die Kapazitätsgrenze erreicht, werden die Mitarbeiter ebenfalls über die App benachrichtigt.

Digitale Lagepläne auf Monitoren zeigen vor Ort eine Übersicht über verfügbare Arbeitsplätze und helfen Besuchern, sich im Unternehmen zurechtzufinden. Darüber lassen sich zu festgelegten Zeitpunkten Mitteilungen an alle Mitarbeiter ausspielen. 

Besucherverwaltung und fortlaufende Optimierung

Außerdem hilft Ricoh Spaces bei der Besucherverwaltung: Nach einer Voranmeldung müssen Gäste am Ankunftstag zum Check-in nur einen QR-Code scannen. Administratoren können festlegen, wer das Gebäude betreten darf und unter welchen Zutrittsvoraussetzungen das erlaubt wird. Bei der Ankunft der Besucher werden die relevanten Mitarbeiter automatisch benachrichtigt. Außerdem ist eine Begrüßung mit individuell gestalteten Anmeldebildschirmen möglich.

Ricoh sieht – wie andere Anbieter in dem Umfeld – Workspace Management aber nicht als einmaliges Projekt, sondern als einen fortwährend, sich selbst optimierenden Prozess. Während Mitbewerber dafür aber oft nur auf Daten aus ihren eigenen Systemen zugreifen, will Ricoh durch vernetzte Sensoren ein umfassenderes Bild gewinnen.

Diese Daten fließen direkt in die zu Ricoh Spaces gehörenden Analyse- und Berichtswerkzeuge ein. So lassen sich etwa Diskrepanzen zwischen Buchungen und tatsächlicher Belegung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen ermitteln und die Räumlichkeiten dann entsprechend anpassen. 

Ricoh hat Ricoh Spaces bereits in seinen eigenen Büros in Europa installiert. Bei der Einrichtung beim Kunden beraten Arbeitsplatzexperten von Ricoh. Ricoh Spaces wird sowohl als Gesamtpaket, als auch in einzelnen Komponenten angeboten. Unternehmen könnten also zum Beispiel mit der Verwaltung von Konferenzräumen und Arbeitsplätzen anfangen und die später um das Besuchermanagement ergänzen.