SAP-Schnittstelle von ELO bietet mehr Automatismen

Neben Neuerungen wie optimierten Clients hat der Hersteller für Enterprise Content Management (ECM) ELO Digital Office auch die SAP-Schnittstelle der »ELO ECM Suite 20« deutlich erweitert. So gibt es nun die Funktion des automatischen Verknüpfens, was bisher nur mit individuellen Anpassungen möglich war. Außerdem wurde im »Connectivity Pack« die Funktion »Indexdownload« optimiert, die mit einer Konfigurations-App die Berechtigungsvergabe vereinfacht und darüber hinaus einen erweiterten Strukturaufbau bereithält.

Die Neuheiten sind laut ELO CEO Karl Heinz Mosbach ein signifikanter Beitrag zur Erhöhung der Effizienz in den SAP-Prozessen, der weiter ausführt: »Eine intelligente Automatisierung ist hierfür essenziell. Diese bieten wir nun als einer der wenigen ECM-Hersteller bereits im Standard, somit sind unsere Kunden nicht mehr auf spezielle Programmierungen angewiesen, können jederzeit upgraden und sparen damit wertvolle Zeit und Geld.«

Was die SAP-Schnittstelle ausmacht

Die Produktreihe »ELO for SAP ERP«, die SAP-Anwendern Zugang zur ELO ECM Suite bietet, setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: Die Schnittstelle »ELO WebDAV for SAP ILM« unterstützt bei der EU-DSGVO-konformen Datenarchivierung während »ELO Suite for SAP ArchiveLink« das komplette Spektrum an ECM-Funktionalitäten innerhalb des SAP-Systems mit drei Bausteinen abdeckt. Hierzu gehört die Basis »ELO Smart Link for SAP ERP«, mit der SAP-Belege in ELO archiviert und verknüpft werden; die »ELO Toolbox for SAP ERP«, mit der weitere Dokumentenanlagen direkt beim SAP-Beleg abgelegt werden; und das »ELO Connectivity Pack for SAP ERP«, das mit seinem Indexdownload Metadaten für SAP-Belege automatisiert einträgt und über die Funktion »Datatransfer« Daten gesammelt an das SAP-System übergibt, um dort zum Beispiel einen Buchungsprozess auszulösen.

Verknüpfung abgelegter Dokumente

Zudem wurde die Toolbox optimiert, die nun die Funktion des automatischen Verknüpfens innehat: In ELO abgelegte Dokumente werden jetzt direkt in der SAP-Anlagenliste des entsprechenden Objekts verknüpft. Dies war zuvor nur mit individuellen und manuellen Anpassungen möglich, da die Systeme an dieser Stelle noch nicht kommuniziert hatten. ELO bietet dies im Standard an und verspricht den Anwendern so Kosten- und Zeitersparnis. Gleichzeitig erhöht die neue Funktion den Datenschutz, da sie die DSGVO-konforme Datenverwaltung ebenfalls vereinfacht: Löscht man personenbezogene Daten im Speicher des Information-Lifecycle-Management (ILM), verschwinden diese über die verknüpfte Anlageliste – beim Einsatz der WebDAV-Schnittstelle – auch automatisch aus ELO.

Kofigurations-App erleichtert Rechte-Vergabe

Der Indexdownload wurde mit Blick auf eine stärkere Prozessautomatisierung weiterentwickelt. Um nicht nur im SAP-System, sondern auch in ELO-Berechtigungen für Benutzer und Gruppen in Abhängigkeit zu bestimmten Werten wie Buchungskreis, Einkäufer oder Kundennummer zu konfigurieren, musste man diese üblicherweise zusätzlich programmieren. Mittlerweile geht dies direkt und komfortabel bei der Ablage von Dokumenten aus SAP über eine neu entwickelte Konfigurations-App.

Diese App ermöglicht darüber hinaus einen erweiterten Strukturaufbau und ersetzt so den Hauptordner des jeweiligen Belegs, in dem alle Dokumente bisher gemeinsam abgelegt wurden. Anwender hinterlegen hierfür in der Konfiguration des Indexdownloads eine Vorlagenstruktur mit digitalen Ordnern und Registern als Template, die bei der Dokumentenablage automatisch generiert wird.