Self Service Module von Forcont für die HR-Kommunikation

Nach ELO Digital Office stellt nun auch forcont business technology ein weiteres Tool für die Personalabteilung vor. Mit dem Modul »forpeople Self Service« können Personalsachbearbeiter den Beschäftigten elektronische Dokumente wie Bonusvereinbarungen und Arbeitszeugnisse schnell, vertraulich und ohne zusätzlichen Aufwand zustellen. Umgekehrt sind mit dem »Self Service-Modul« auch Arbeitnehmer in der Lage, vertrauliche Informationen wie Stundennachweise und Anfragen an die Personalabteilung zu schicken. Durch die digitale Zustellung der Dokumente und Informationen beschleunigen sich die Abläufe, und die Digitalisierung verringert den administrativen Aufwand für den Personalsachbearbeiter. Beide Seiten können jederzeit rekapitulieren, was wann übermittelt oder angefragt wurde. Druck- und Versandkosten entfallen ebenfalls.

Self Service Modul für Vorgesetzte

Ferner hat Forcont für Führungskräfte mit Personalverantwortung den »Manager Self Service« konzipiert. Analog zu den Mitarbeitern, die den »Employee Self Service« nutzen, haben auch die Vorgesetzten mit dem Manager Self Service einen speziellen, browserbasierten Zugang zu forpeople: Je nach ihren aufgabenbezogenen Zugriffsrechten erhalten sie auf Anfrage eine datenschutzkonforme Einsicht in die Akten der Mitarbeiter, die ihnen unterstellt sind. Sie können über das Self-Service-Modul zudem Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen, etwa die Prämienauszahlung, und sie sind in relevante Genehmigungsprozesse involviert. Zur Anwendung gehört auch eine Erinnerungsfunktion, die Führungskräfte per E-Mail auf noch unbearbeitete Vorgänge hinweist.

Die neuen Self-Service-Module sind eine Erweiterung der digitalen Personalaktenlösung »forpeople|Der Personalmanager« von forcont. Sie sind bewusst in »forshare|Der Dokumentenmanager« integriert, dem cloudbasierten DMS von forcont. Mitarbeiter beziehungsweise Vorgesetzte greifen mit ihren persönlichen Zugangsdaten zeit- und ortsunabhängig per Webbrowser zu. Hat sich ein Mitarbeiter oder ein Manager im Self Service angemeldet, kann er seine Vorgänge einsehen, sich die zugestellten Dokumente anzeigen lassen und sie in seinem persönlichen Bereich ablegen.

Vordenfinierte Standardvorgänge im Personalbereich

Um die Handhabung des Self Service so einfach wie möglich zu gestalten, sind Standardvorgänge, wie sie üblicherweise im Unternehmensalltag vorkommen, bereits vordefiniert. Eine typische HR-Aufgabe ist etwa die Erstellung einer Arbeitsbestätigung, wie sie für die Kinderbetreuung oft benötigt wird. Umgekehrt könnte ein Arbeitnehmer auf diesem Weg auch eine aktuelle Führerscheinkopie einreichen. HR-Verantwortliche können sich ihre Arbeit weiter erleichtern, wenn sie im Modul eigene Vorgänge einrichten, die regelmäßig anfallen. Tasks zur automatischen Übermittlung von Dokumenten wie der monatliche Versand der Entgeltbescheinigungen lassen sich ebenfalls anlegen.

Beide Self Services stellt forcont erstmals auf der diesjährigen »Zukunft Personal Europe« vom 11. bis 13. September in Köln vor.