So steigern Sie mit DMS-Lösungen die Workflow-Effizienz

Mit der Einführung einer professionellen Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) ist bereits ein wichtiger Schritt in Richtung einer Steigerung der Workflow-Effizienz gemacht. Nur durch die Einführung ist der Workflow jedoch noch nicht in vollem Umfang optimiert. Weiteres Verbesserungspotential liegt im Umgang mit dem System, der vollen Ausnutzung aller Möglichkeiten und der individuellen Anpassung.

Wird ein neues DMS (Dokumentenmanagement-System) oder ECM (Enterprise Content Management) eingeführt, dann muss dieses zunächst angepasst werden. Eine vorhandene IT-Struktur macht individuelle Anpassungen erforderlich. Nur so lässt sich das Potential des DMS in vollem Umfang nutzen. Die Anpassungen nehmen entweder die Anbieter in Abstimmung mit der hauseigenen IT oder die eigene IT-Abteilung vor.

Sicherheit und Mobilität durch Cloud-basierte DMS

Die Sicherheit der eigenen Daten sowie anderer Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen ist das A und O. Daher wird die Verwaltung über DMS-Systeme überwiegend verschlüsselt angeboten, wobei unterschiedliche Komponenten zum Tragen kommen. Dazu zählen unter anderem die Verschlüsselung der Cloud sowie der Datenübertragung, Zugangsberechtigungen und die Aufteilung des Speicherortes in unterschiedliche Fächer und Ordner.

Wird das DMS mit einer Cloud kombiniert, bietet die Lösung neben der Sicherheit durch Backups auch die Möglichkeit, von überall darauf zuzugreifen. Prinzipiell können sich Unternehmen dazu entscheiden, die Software für das DMS zu kaufen und mit einer Cloud zu kombinieren, oder – so wie es beispielsweise das Unternehmen Paperless Solutions anbietet – die komplette Dokumentenmanagement-Lösung inklusive Workflows in einer Cloud zu mieten.

Dadurch entstehen keine hohen Anschaffungskosten, es ist kein Hosting nötig, und die Pflege und Aktualisierung des Systems werden automatisch über den Mietpreis abgerechnet. Sämtliche Funktionen des DMS werden in Abstimmung mit dem Kunden individuell zusammengestellt, sodass beispielsweise die Eingangsrechnungsbearbeitung oder das Vertragsmanagement bequem über die Cloud genutzt werden können.

Visualisierung von Prozessen nutzen

Viele moderne Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Anwendern die Möglichkeit, sich Arbeitsprozesse in einer visualisierten Form anzeigen zu lassen. Diese Darstellung macht selbst komplexe Vorgänge bereits auf einen Blick erfassbar. Damit hebt sich die Darstellung gegenüber anderen Möglichkeiten sehr positiv hervor.

Visualisierungen sind in den meisten Produkten nicht starr vorgegeben, sondern können auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Anwender angepasst werden. Es lohnt sich daher, bei der Einführung der Programme etwas Zeit in die Anpassung der Darstellungen zu investieren und sich mit den vielen verschiedenen Möglichkeiten zu beschäftigen.

Mitarbeiterqualifizierung durch Schulungen

Die besten, umfangreichsten und fortschrittlichsten Dokumentenmanagement-Lösungen sind nicht hilfreich, wenn nicht alle Anwender mit ihnen umgehen können. Schon bei der Einführung ist es daher unverzichtbar, dass alle Mitarbeiter geschult werden. Dabei können zunächst die wichtigen Funktionen und am häufigsten gebrauchten Anwendungen thematisiert werden. In späteren Schulungen lässt sich dieses Wissen dann gezielt vertiefen.

Außerdem können einzelne Mitarbeiter besonders gefördert und geschult werden. Das bietet sich für jene Mitarbeiter an, die überwiegend mit dem DMS arbeiten und langfristig Ansprechpartner bei Fragen für die übrige Belegschaft sein sollen. Schulungen bieten häufig die Anbieter der DMS-Lösungen an. In der Regel kommen diese sogar in das Unternehmen und führen vor Ort Schulungen durch. Ist das nicht der Fall, dann können externe Anbieter mit den Schulungen beauftragt werden.

Funktion der Terminierung nutzen

In vielen Geschäftsprozessen stellen Termine und Fristen einen wichtigen Aspekt dar. Nichts ist ärgerlicher, als durch verstrichene Fristen zusätzliche Ausgaben oder einen größeren Arbeitsaufwand zu haben.

Mit einem DMS ist es möglich, Terminierungen vorzunehmen. Im Anschluss erhalten Anwender rechtzeitig einen Hinweis auf eine ablaufende Frist oder einen anstehenden Termin. So lässt sich die Effizienz des Workflows deutlich verbessern.

Zuständigkeiten und Zugriffsrechte klar definieren

Ein guter Workflow stützt sich auch darauf, dass bei einem DMS die Zuständigkeit und das Zugriffsrecht klar definiert und transparent geregelt sind. Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen oder einsehen können, welche Kollegen für welchen Bereich zuständig sind. In anderen Fällen ist die IT-Abteilung meistens der erste Ansprechpartner bei allen Fragen und wäre mit einer erheblichen Steigerung des Arbeitsaufwandes konfrontiert. Auch Zugriffsrechte müssen bereits bei der Einführung eines neuen Systems sinnvoll festgelegt werden.

Viele Unternehmen nutzen bei den täglichen Geschäftsprozessen zunehmend auch mobile Endgeräte. Ist das in einem Unternehmen der Fall, dann muss das DMS oder ECM kompatibel für mobile Geräte sein oder entsprechend angepasst werden.

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